GoBD und TSE: Kassensystem nach § 146a AO, mit DSFinV-K-Export
TSE, Belegausgabe und DSFinV-K-Export sind eingerichtet, wenn die Kasse bei Ihnen in Betrieb geht. Was das im Alltag bedeutet und was bei einer Kassennachschau tatsächlich verlangt wird, steht auf dieser Seite.
Gesetzliche Kassenpflichten, einfach erklärt
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Das klingt sperrig. Für Sie als Betriebsinhaber bedeutet es konkret: Ihr Kassensystem muss jeden Umsatz vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar aufzeichnen. Keine Lücken, keine nachträglichen Korrekturen ohne Protokoll.
Dazu kommt die TSE-Pflicht nach § 146a AO, die seit dem 1. Januar 2020 gilt: Elektronische Kassensysteme in Deutschland müssen mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein.
Nach viel Aufwand klingt das nur, solange die Kasse nicht eingerichtet ist. TSE und Export gehören zum System, nicht zu einem Zusatzmodul, das später dazugekauft wird.
TSE: digitale Absicherung in normaler Sprache
Die Technische Sicherheitseinrichtung ist eine Hardware- oder Software-Komponente, die jede Kassenbuchung mit einer digitalen Signatur versieht. Diese Signatur basiert auf einem kryptografischen Verfahren und ist einmalig. Nachträglich lässt sie sich nicht verändern oder nachbauen.
Vereinfacht gesagt ist die TSE ein automatischer Notar, der jeden Kassenvorgang beurkundet und mit einem Zeitstempel versieht. Ob ein Bon nach dem Kassieren noch verändert wurde, lässt sich damit nachvollziehen.
Im Kassensystem ist die TSE fest integriert. Sie läuft im Hintergrund mit, bremst den Kassiervorgang nicht und schreibt die Protokolldaten, die bei einer Kassennachschau verlangt werden.
Kurz zusammengefasst
- Jeder Bon wird kryptografisch signiert
- Das Protokoll wird automatisch gespeichert und ist jederzeit abrufbar
- Zertifiziert nach den Vorgaben des BSI
- Läuft im Hintergrund mit, ohne dass jemand etwas bedienen muss
Was Ihr Kassensystem für GoBD & TSE leistet
Fünf Punkte, um die sich Kassensystem und Einrichtung kümmern. Am häufigsten übersehen wird davon die Verfahrensdokumentation.
Die TSE steckt schon im System
Die Technische Sicherheitseinrichtung ist im Kassensystem verbaut und zertifiziert. Sie signiert jeden Kassenvorgang kryptografisch, ab dem ersten Bon. Ein USB-Modul zum Nachstecken brauchen Sie dafür nicht.
DSFinV-K-Export für das Finanzamt
Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme legt fest, wie Kassendaten bei einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau übergeben werden. Der Export enthält Umsätze, Zahlungsarten, Steuersätze, Stornierungen und die TSE-Protokolldaten in einem Paket. Sie erzeugen ihn im laufenden Betrieb, auch wenn der Prüfer daneben steht, und müssen dafür nichts von Hand aufbereiten.
Die Verfahrensdokumentation entsteht bei der Einrichtung
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation: eine schriftliche Beschreibung, wie das Kassensystem im Betrieb eingesetzt wird, wer welche Rechte hat und wie der Tagesabschluss abläuft. Viele Betriebe hören davon zum ersten Mal bei der Kassennachschau. Wir setzen sie deshalb schon bei der Einrichtung gemeinsam mit Ihnen auf, in einer Länge, die zum Betrieb passt: Ein Imbiss mit zwei Mitarbeitern braucht dafür kein vierzigseitiges Werk.
Was bei einer Kassennachschau passiert
Das Finanzamt darf nach § 146b AO unangemeldet während der Geschäftszeiten erscheinen und die Kasse prüfen. Verlangt werden im Kern die Kassendaten: TSE-Protokoll, DSFinV-K-Export, Tagesabschlüsse und die Verfahrensdokumentation. Liegen diese Unterlagen vor, ist der Termin in der Regel schnell wieder vorbei.
Die Belegausgabe läuft mit
Nach § 146a Abs. 2 AO muss seit dem 1. Januar 2020 bei jedem Geschäftsvorfall ein Beleg ausgegeben oder elektronisch bereitgestellt werden. Das Kassensystem druckt ihn nach dem Vorgang oder stellt ihn als QR-Code bereit. Einrichten müssen Sie dafür nichts zusätzlich.
Gesetzliche Eckpunkte auf einen Blick
Was passiert bei der Kassennachschau?
Eine unangemeldete Prüfung durch das Finanzamt. So läuft sie ab.
Der Prüfer kommt unangemeldet
Angekündigt wird eine Kassennachschau nicht. Der Prüfer darf während der Geschäftszeiten hereinkommen und sich die Kassendaten zeigen lassen.
Kassendaten werden abgerufen
Verlangt werden TSE-Protokoll, DSFinV-K-Export, Tagesabschlüsse, das Einzelbuchungsjournal und die Verfahrensdokumentation. Den Export erzeugen Sie direkt an der Kasse.
Der Termin ist meist schnell vorbei
Liegen die Daten vollständig und unverändert vor, hat der Prüfer wenig Anlass nachzuhaken. Aufwendig wird es vor allem dort, wo Unterlagen erst gesucht werden müssen.
Häufige Fragen zu GoBD & TSE
Was ist die TSE und ist sie für mein Kassensystem Pflicht?+
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist seit dem 1. Januar 2020 nach § 146a AO für elektronische Kassensysteme in Deutschland Pflicht. Sie protokolliert jeden Kassenvorgang manipulationssicher mit einer digitalen Signatur. Kassensysteme von Mihok werden mit zertifizierter TSE ausgeliefert, nachrüsten müssen Sie nichts.
Was wird bei einer Kassennachschau vom Finanzamt geprüft?+
Bei einer Kassennachschau nach § 146b AO darf das Finanzamt unangemeldet im laufenden Betrieb erscheinen und die Kassendaten prüfen. Gefordert werden TSE-Protokoll, DSFinV-K-Export aller Buchungen, Verfahrensdokumentation, Tagesabschlüsse und Einzelbuchungsjournal. Diese Daten lassen sich direkt an der Kasse erzeugen.
Was ist der DSFinV-K-Export und wozu brauche ich ihn?+
DSFinV-K steht für Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Es ist das Exportformat, das das Finanzamt bei einer Prüfung oder Kassennachschau fordert. Die Datei enthält Umsätze, Zahlungsarten, Steuersätze und TSE-Protokolldaten in einem maschinenlesbaren Format. Das System erzeugt diesen Export im laufenden Betrieb.
Muss ich als Selbstständiger mit einer Registrierkasse eine Belegpflicht erfüllen?+
Ja. Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO: Bei jedem Geschäftsvorfall muss dem Kunden ein Beleg ausgehändigt oder elektronisch bereitgestellt werden. Das Kassensystem druckt diesen automatisch oder bietet QR-Code-Belege per App an. Ausnahmen sind nur in engen Grenzen möglich und müssen beim Finanzamt beantragt werden.
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