Kurz zusammengefasst
Der Kassenbericht rechnet die Bareinnahmen aus dem gezählten Kassenbestand zurück und wird bei offener Ladenkasse täglich gebraucht. Grundlage ist das tatsächliche Auszählen, Rundungen und Schätzungen sind unzulässig. Ein mit Office-Programmen erstellter Bericht genügt nicht, weil er sich unbemerkt ändern lässt. Bei mehreren Steuersätzen reicht der Bericht allein für § 22 UStG nicht aus.
Der Kassenbericht ist die tägliche Rückrechnung der Bareinnahmen aus dem gezählten Kassenbestand. Er wird gebraucht, wenn ohne elektronische Kasse gearbeitet wird, also bei der offenen Ladenkasse. Grundlage ist immer das tatsächliche Auszählen des Bargelds; Rundungen und Schätzungen sind nicht zulässig.
Die Rechnung läuft rückwärts, und genau das verwirrt beim ersten Mal. Man beginnt nicht bei den Einnahmen, sondern beim Geld, das abends in der Schublade liegt, und rechnet sich zum Umsatz zurück.
Wie ein Kassenbericht aufgebaut ist
Die Positionen stehen in einer festen Reihenfolge, weil jede auf der vorigen aufbaut.
| Position | Erläuterung |
|---|---|
| Kassenbestand bei Geschäftsschluss | gezählt, nicht gerechnet |
| abzüglich Kassenbestand am Morgen | der Endbestand des Vortags |
| abzüglich Privateinlagen | Geld, das eingelegt wurde |
| zuzüglich Privatentnahmen | Geld, das entnommen wurde |
| zuzüglich bar bezahlter Betriebsausgaben | jeweils mit Belegen |
| ergibt die Bruttoeinnahmen des Tages | das Ergebnis |
Die Logik dahinter: Was abends mehr in der Kasse liegt als morgens, muss eingenommen worden sein. Alles, was nicht aus Verkäufen kommt, wird herausgerechnet, alles, was aus der Kasse abgeflossen ist, wieder hinzugerechnet.
Der Bundesfinanzhof hat die Anforderung an den täglichen Kassenbericht bestätigt (Beschluss vom 13. März 2013, X B 16/12). Bei mehreren offenen Ladenkassen sind die Aufzeichnungen für jede einzelne Kasse zu führen.
Kassenbericht oder Kassenbuch?
Die beiden werden oft gleichgesetzt, sind aber verschieden. Der Kassenbericht rechnet die Einnahmen aus dem Bestand zurück. Das Kassenbuch verzeichnet die Bewegungen mit laufendem Bestand.
Praktisch relevant ist die Kombination: Kassenbücher und Kassenbestandsrechnungen können den Kassenbericht nur dann ersetzen, wenn in einer gesonderten Spalte die Kassenbestände ausgewiesen werden. Ein Kassenbuch ohne Bestandsspalte genügt für die summarische Ermittlung der Einnahmen nicht.
Wer überhaupt ein Kassenbuch führen muss, klärt der Ratgeber Kassenbuch führen.
Warum Excel dafür ausfällt
Ein mit Standardsoftware wie Office-Programmen erstellter Kassenbericht ist nicht gegen nachträgliche Änderungen geschützt und entspricht nicht den Vorschriften des § 146 Absatz 4 Satz 1 AO. So steht es im Merkblatt Kassenführung der niedersächsischen Finanzverwaltung.
Der Grund ist nicht das Programm selbst, sondern die Veränderbarkeit: In einer Tabelle lässt sich ein Betrag überschreiben, ohne dass die Änderung erkennbar bleibt. Verlangt wird aber, dass Änderungen nachvollziehbar sind und der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt.
Zulässig sind ein gebundenes Formularbuch in Papierform, ein Kassenbuchprogramm mit Festschreibung oder die Aufzeichnung über ein Kassensystem mit unveränderbarer Speicherung.
Braucht es ein Zählprotokoll?
Nein, nicht verpflichtend. Der Bundesfinanzhof hat mit Beschluss vom 16. Dezember 2016 (X B 41/16) entschieden, dass die Erstellung eines Zählprotokolls für die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung nicht erforderlich ist.
Die Finanzverwaltung empfiehlt es trotzdem, um die Beweiskraft zu stärken. Das ist eine praktische Empfehlung, keine Pflicht: Ein Blatt mit dem gezählten Bestand kostet eine Minute und belegt später, dass gezählt wurde. Mehr dazu im Ratgeber Zählprotokoll: brauche ich das.
Der Punkt, der bei Umsatzsteuerpflicht dazukommt
Hier steckt eine Falle, die viele Vorlagen nicht abbilden. Die Führung eines Kassenberichts reicht für die umsatzsteuerlichen Einzelaufzeichnungspflichten nach § 22 UStG nicht aus.
Unternehmen, deren Umsätze unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, müssen zur Feststellung der Steuer oder der Grundlage ihrer Berechnung neben dem Kassenbericht weiterhin Einzelaufzeichnungen führen. In der Gastronomie ist das der Regelfall, sobald Speisen und Getränke verschieden besteuert werden.
Das ist einer der Gründe, warum die offene Ladenkasse mit steigendem Sortiment schnell aufwendiger wird als eine elektronische Kasse. Zur Abwägung siehe den Ratgeber Kassenpflicht und offene Ladenkasse.
Wann summarische Aufzeichnung überhaupt zulässig ist
Der Kassenbericht mit summarischer Ermittlung ist die Ausnahme, nicht die Regel. Zulässig ist sie nur, wenn alle Voraussetzungen des § 146 Absatz 1 Satz 3 AO vorliegen, also wenn Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen ausschließlich bar verkauft werden. Die Nachweispflicht dafür liegt beim Unternehmen.
Das Merkblatt stellt klar, wann eine summarische Kassenführung in der Regel unzulässig ist: wenn Waren teilweise unbar verkauft werden, wenn die Kundschaft teilweise bekannt ist, etwa über Bestellbuch, Kundenkartei oder Rechnungsversand, wenn im Verhältnis zu den Öffnungszeiten keine Vielzahl an Kunden bedient wird, oder wenn nach anderen Gesetzen eine Einzelaufzeichnung erforderlich ist, etwa bei verschiedenen Steuersätzen.
Praktisch heißt das: Wer Kartenzahlung anbietet oder Stammkunden auf Rechnung bedient, kommt mit der summarischen Aufzeichnung nicht durch.
Die häufigsten Fehler
Der Bestand wird gerechnet statt gezählt. Wer den Endbestand aus dem Umsatz herleitet, dreht die Rechnung um und erzeugt einen Bericht ohne Aussagekraft.
Der Vortagsbestand stimmt nicht. Der Anfangsbestand ist der Endbestand des Vortags. Weicht er ab, verschiebt sich das Ergebnis, und der Fehler wandert mit.
Entnahmen fehlen. Bar bezahlte Betriebsausgaben und Privatentnahmen gehören in die Rechnung, sonst sinken die ausgewiesenen Einnahmen unter den tatsächlichen Wert.
Der Bericht wird nachgeholt. Bei Bargeld heißt zeitnah täglich, weil der Bestand sich jeden Tag ändert und später nicht rekonstruierbar ist.
Wie mit Abweichungen umzugehen ist, steht im Ratgeber Kassendifferenzen richtig buchen.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Ob für Ihren Betrieb eine summarische Aufzeichnung zulässig ist, hängt von den Voraussetzungen des § 146 Absatz 1 Satz 3 AO im Einzelfall ab. Bitte klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.
Wenn der Papierkram zu viel wird
Sobald verschiedene Steuersätze, Kartenzahlung oder Stammkunden dazukommen, ist die elektronische Kasse meist der einfachere Weg, weil sie die Einzelaufzeichnung selbst übernimmt. Ob das für Ihren Betrieb gilt, schauen wir gemeinsam an. Kostenfreie Ersteinschätzung anfragen