Warenwirtschaft im Einzelhandel: ab wann sie sich rechnet

Ein Warenwirtschaftssystem verwaltet Artikel, Bestände, Einkauf und Verkauf an einer Stelle. In Verbindung mit der Kasse heißt das: Jeder Verkauf bucht den Bestand ab, und Sie sehen, was noch da ist, ohne im Lager nachzuzählen.

Die Frage, die dahinter steckt, ist eine kaufmännische und keine technische. Sie lautet nicht, ob so ein System nützlich ist, sondern ob Ihr Sortiment groß genug ist, dass sich die Pflege lohnt. Denn ein Warenwirtschaftssystem ist nur so gut wie die Daten, die jemand hineinpflegt.

Was eine Warenwirtschaft leistet

Der Punkt, der im Alltag am meisten bringt, ist selten der, mit dem geworben wird. Es ist die Auswertung nach Warengruppen: Sie zeigt, wo das Geld verdient wird, und das ist oft nicht dort, wo man es vermutet.

Ab wann lohnt sich das?

Drei Merkmale sprechen dafür, und sie hängen nicht am Umsatz, sondern an der Art des Sortiments.

Viele Artikel mit ähnlichem Aussehen. Ein Modehandel mit Größen und Farben, ein Elektronikhandel mit Varianten: Wer solche Artikel über Kassentasten abbilden will, kommt schnell an die Grenze. Siehe Kassensystem für den Modehandel und für den Elektronikhandel.

Ware, die knapp werden kann. Wenn ein leeres Regal Umsatz kostet, ist der Bestellvorschlag Geld wert. Bei haltbarer Ware mit langer Lieferzeit noch mehr.

Mehrere Verkaufsstellen. Laden und Marktstand, zwei Filialen, Laden und Onlineverkauf: Ohne gemeinsame Artikelverwaltung pflegt jemand alles doppelt, und die Bestände laufen auseinander.

Wenig lohnt es sich bei kleinem, stabilem Sortiment. Ein Imbiss mit dreißig Positionen auf der Karte braucht keine Bestandsführung für Pommes, sondern eine schnelle Kasse. Für solche Betriebe ist das Geld in der Bedienbarkeit besser angelegt.

Was die Verbindung zur Kasse ändert

Eine Warenwirtschaft ohne Kassenanbindung ist doppelte Arbeit: Verkäufe müssten nachgetragen werden, und genau das passiert im Alltag nicht. Der Nutzen entsteht erst, wenn die Kasse den Bestand automatisch fortschreibt.

Umgekehrt profitiert die Kasse ebenfalls. Wenn der Artikelstamm sauber ist, stehen Steuersätze und Warengruppen an einer Stelle und nicht in der Kasse anders als in der Buchhaltung. Das ist besonders relevant, wenn Steuersätze sich ändern, siehe Ratgeber Umsatzsteuer im Kassensystem umstellen.

Praktisch braucht es dafür einen Barcodescanner und Artikel, die eindeutig gekennzeichnet sind. Was zur Ausstattung gehört, steht im Ratgeber Kassenplatz einrichten.

Der Teil, über den selten gesprochen wird

Ein Warenwirtschaftssystem verursacht Arbeit, bevor es Arbeit spart. Der Artikelstamm muss angelegt werden, und bei mehreren tausend Artikeln ist das ein Projekt und keine Nebentätigkeit.

Drei Dinge entscheiden, ob es funktioniert:

• Wer pflegt? Preisänderungen, neue Artikel, Auslistungen: Das braucht eine zuständige Person, sonst veraltet der Stamm innerhalb weniger Monate.
• Wie kommen die Daten hinein? Manche Lieferanten liefern Artikeldaten elektronisch. Das erspart Tipparbeit und lohnt die Frage vor der Anschaffung.
• Wird die Inventur genutzt? Ohne regelmäßigen Abgleich läuft der Buchbestand vom echten Bestand weg, und dann ist die Anzeige wertlos.

Wer diese drei Fragen nicht beantworten kann, sollte klein anfangen: erst die Warengruppen sauber aufsetzen, die Artikeldetails später. Eine Auswertung nach fünf Warengruppen, die stimmt, ist nützlicher als ein Artikelstamm mit 3.000 Positionen, die niemand pflegt.

Was steuerlich zu beachten ist

Ein Punkt, der bei Prüfungen relevant wird: Fällt nur ein Teilbereich der Daten eines komplexen Softwaresystems unter die DSFinV-K, bleibt die Verpflichtung zur Verfügungstellung weiterer Daten aus anderen Teilbereichen unberührt. Das Merkblatt der niedersächsischen Finanzverwaltung nennt die Warenwirtschaft ausdrücklich als Beispiel.

Praktisch heißt das: Der Kassenexport nach DSFinV-K deckt die Kassendaten ab, die Warenwirtschaftsdaten können zusätzlich verlangt werden. Details zum Format im Ratgeber DSFinV-K.

Die Abläufe des Systems gehören außerdem in die Verfahrensdokumentation, weil sie zu den buchführungsrelevanten Prozessen zählen. Siehe Ratgeber Verfahrensdokumentation.

Worauf bei der Auswahl achten

Vier Fragen trennen im Gespräch die passenden Systeme von den unpassenden.

Wie kommen Artikeldaten hinein, manuell oder über eine Schnittstelle? Wie viele Artikel und Varianten verwaltet das System sinnvoll? Läuft die Bestandsführung über mehrere Verkaufsstellen hinweg? Und wie sieht der Export in die Buchhaltung aus, siehe DATEV-Schnittstelle?

Die allgemeinen Kriterien für die Anbieterwahl stehen im Ratgeber Kassensystem-Anbieter auswählen, die Kostenseite im Ratgeber Was kostet ein Kassensystem.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Kassenpflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.

Erst schauen, dann entscheiden

Ob sich eine Warenwirtschaft für Ihr Sortiment rechnet, lässt sich am Regal schneller beurteilen als am Datenblatt. Ich schaue mir an, wie viele Artikel Sie führen und wie oft sie sich ändern, und sage Ihnen ehrlich, wenn die Kasse allein genügt. Kostenfreie Ersteinschätzung anfragen