Kurz zusammengefasst
Vor dem ersten Angebot drei Dinge festhalten: Zahl der Kassenplätze, mobiler Bedarf, benötigte Auswertungen. Zertifizierte TSE, GoBD-Konformität und DSFinV-K-Export sind Mindestbedingung, kein Auswahlkriterium. Kosten über fünf Jahre rechnen statt über den Anschaffungspreis, und vorab klären, was bei einem Ausfall am Samstagabend passiert.
Ein Kassensystem auszuwählen heißt, sich zwischen Systemen zu entscheiden, die auf dem Datenblatt fast alle dasselbe können. Kassieren, TSE, Auswertungen: das bietet jeder Anbieter. Die Unterschiede zeigen sich in Punkten, die im Verkaufsgespräch selten vorkommen, im Alltag aber täglich auffallen.
Dieser Ratgeber nennt die Kriterien, an denen sich Systeme wirklich unterscheiden, und die Fragen, mit denen Sie das vorher prüfen können. Er bewertet keine Anbieter. Welches System passt, hängt vom Betrieb ab, und diese Entscheidung lässt sich nicht auslagern.
Was muss vor dem ersten Angebot geklärt sein?
Die häufigste Ursache für eine Fehlentscheidung ist, dass der eigene Bedarf erst nach dem Kauf klar wird. Drei Dinge sollten Sie festhalten, bevor Sie das erste Angebot einholen: an wie vielen Stellen gleichzeitig kassiert wird, ob mobil am Tisch oder draußen bonieren werden muss, und welche Auswertungen Sie tatsächlich anschauen.
Der letzte Punkt spart am meisten Geld. Viele Systeme werben mit einer Fülle von Statistiken. Die Frage ist nicht, wie viele es gibt, sondern welche zwei Sie montagmorgens öffnen. Für einen Kiosk kann das der Tagesumsatz sein, für ein Restaurant die Auswertung nach Warengruppen und Bedienern.
Ebenfalls vorher zu klären: Wie soll die Kasse mit der Buchhaltung zusammenarbeiten? Wenn der Steuerberater mit DATEV arbeitet, ist eine funktionierende Schnittstelle kein Extra, sondern der Unterschied zwischen automatischem Export und monatlicher Handarbeit. Details dazu stehen im Ratgeber DATEV-Schnittstelle im Kassensystem.
Welche gesetzlichen Anforderungen sind Pflicht?
Ein Kassensystem, das in Deutschland eingesetzt wird, braucht eine zertifizierte TSE nach § 146a AO, muss GoBD-konform aufzeichnen und einen DSFinV-K-Export liefern können. Das sind keine Auswahlkriterien, sondern Mindestbedingungen. Ein System ohne diese Eigenschaften kommt nicht in die engere Auswahl.
Prüfbar ist das mit drei konkreten Fragen an den Anbieter:
- Welche TSE wird eingesetzt, und ist sie vom BSI zertifiziert? Die Zertifizierungsnummer sollte auf Nachfrage genannt werden können.
- Lässt sich ein DSFinV-K-Export erzeugen, und wie? Das ist das Format, das ein Prüfer verlangt.
- Bekomme ich eine Verfahrensdokumentation und den TSE-Aktivierungsnachweis schriftlich bei der Installation?
Der dritte Punkt wird am häufigsten übersehen und fällt am spätesten auf, nämlich bei einer Prüfung. Was dann kontrolliert wird, steht im Ratgeber Kassenprüfung: So läuft sie ab. Unabhängig vom System bleibt die Meldung an das Finanzamt Ihre Pflicht, siehe Kasse beim Finanzamt melden.
Wie vergleiche ich Preise, die nicht vergleichbar aussehen?
Kassensysteme werden über unterschiedliche Modelle abgerechnet: Einmalkauf plus Softwarepflege, monatliche Miete, oder eine Beteiligung am Kartenumsatz über Transaktionsgebühren. Ein Vergleich über die Anschaffungssumme allein führt in die Irre, weil die Modelle ihre Kosten unterschiedlich verteilen.
Rechnen Sie stattdessen über einen Zeitraum, der zur Nutzungsdauer passt, üblicherweise fünf Jahre. In diese Rechnung gehören alle Posten, die wiederkehren:
| Posten | Wonach fragen |
|---|---|
| Hardware | Einmalig oder Teil der Miete? Was kostet ein Ersatzgerät? |
| Softwarelizenz oder Miete | Pro Kasse oder pro Betrieb? Was kostet ein zusätzliches Terminal? |
| TSE | Laufzeit der Zertifikate und Kosten der Erneuerung |
| Support und Wartung | Im Preis enthalten oder separat? Siehe Wartungsvertrag |
| Kartenzahlung | Feste Gebühr oder Prozentsatz vom Umsatz |
| Updates | Bei Gesetzesänderungen inklusive oder kostenpflichtig? |
Bei der Kartenzahlung lohnt eine eigene Rechnung. Ein prozentuales Modell ist bei geringem Kartenumsatz günstig und wird mit steigendem Umsatz teurer als ein Festpreis. Wo der Umschlagpunkt liegt, hängt allein an Ihrem Kartenumsatz, deshalb lässt sich diese Frage nur mit Ihren eigenen Zahlen beantworten. Eine ausführliche Gegenüberstellung der Modelle steht in den Ratgebern Was kostet ein Kassensystem und kaufen oder mieten.
Was passiert, wenn die Kasse ausfällt?
Das ist die Frage, die am meisten über ein System und seinen Anbieter verrät, und die am seltensten gestellt wird. Ein Kassenausfall am Samstagabend ist kein theoretisches Szenario, sondern der Moment, in dem sich der Unterschied zwischen Anbietern zeigt.
Klären Sie vorab drei Dinge: Wer nimmt den Anruf an, wie lange dauert es bis zu einer Reaktion, und lässt sich weiterkassieren, während das Problem behoben wird. Fragen Sie nach den Support-Zeiten und danach, ob es Vor-Ort-Service gibt oder nur Fernwartung.
Für Betriebe ohne stabiles Netz kommt eine vierte Frage hinzu: Läuft das System weiter, wenn die Internetverbindung wegbricht? Cloud-basierte Systeme sind bei Ausfall unterschiedlich robust. Was das im Einzelfall bedeutet, behandeln die Ratgeber Cloud oder lokal und Kassensystem offline nutzen. Ein Plan für den Ernstfall steht im Notfall-Plan.
Wer bedient das System, und wie lange dauert die Einarbeitung?
Die Kasse bedienen nicht Sie, sondern Ihr Personal, oft in Teilzeit und mit Wechsel. Ein System, das eine Einweisung von zwei Stunden braucht, ist für einen Betrieb mit häufigem Personalwechsel eine dauerhafte Belastung.
Lassen Sie sich die drei Vorgänge zeigen, die im Alltag am häufigsten Ärger machen: eine Position stornieren, eine Rechnung splitten, den Tagesabschluss machen. Wenn diese drei Handgriffe erklärungsbedürftig sind, wird das jeder neue Mitarbeiter merken.
Fragen Sie außerdem, ob eine Nachschulung möglich ist, wenn später jemand dazukommt. Bei Systemen mit Bedienerverwaltung ist zusätzlich relevant, wie Berechtigungen vergeben werden, etwa ob eine Aushilfe stornieren darf.
Regional oder überregional?
Diese Frage entscheidet weniger über die Software als über alles, was danach kommt. Ein überregionaler Anbieter hat in der Regel größere Entwicklungsressourcen. Ein regionaler Ansprechpartner ist bei einem Hardwaredefekt schneller vor Ort.
Was für Ihren Betrieb wichtiger ist, hängt davon ab, wie kritisch ein Stillstand wäre. In einem Restaurant mit Samstagabendgeschäft wiegt eine kurze Anfahrt schwer. Bei einem Betrieb mit ruhigem Tagesgeschäft und Ausweichmöglichkeit fällt sie weniger ins Gewicht.
Sinnvoll ist in beiden Fällen die Frage, wer bei einem Problem konkret zuständig ist und über welche Nummer diese Person erreichbar ist. Bei mir ist das meine Handynummer, und die Anfahrt liegt im Umkreis von etwa 150 Kilometern um Olfen. Wie ich arbeite, steht auf der Seite Warum Mihok.
Drei Fehler, die im Nachhinein teuer werden
Aus Gesprächen mit Betrieben, die ihr System wechseln, kommen immer wieder dieselben drei Punkte.
Zu klein gekauft. Ein zweites Terminal, eine Küchenanbindung oder ein Standort kommt dazu, und das System lässt sich nicht erweitern. Die Frage nach der Erweiterbarkeit kostet im Gespräch dreißig Sekunden.
Datenübernahme nicht geklärt. Artikelstamm, Preise, Warengruppen: Wenn beim Wechsel niemand zuständig ist, tippt am Ende der Betrieb selbst. Wer die Übernahme macht und in welchem Format die Altdaten vorliegen müssen, gehört vor die Bestellung. Die Checkliste zur Kassenumstellung geht das durch.
Termin falsch gelegt. Eine Umstellung mitten in der Hauptsaison bindet Aufmerksamkeit, die dann im Betrieb fehlt. Eine ruhige Woche ist der bessere Zeitpunkt, auch wenn das die Anschaffung um einen Monat verschiebt.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Kassenpflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.
Die Kriterien auf Ihren Betrieb angewendet
Wenn Sie die Punkte oben für Ihren Betrieb durchgehen wollen, schauen wir sie gemeinsam an: Kassenplätze, Netzsituation, Buchhaltung, wer bedient. Danach wissen Sie, worauf es bei Ihnen ankommt, unabhängig davon, bei wem Sie kaufen. Kostenfreie Ersteinschätzung anfragen