Kassensystem-Software: GoBD, TSE, Cloud und Sicherheit
Kassensoftware muss heute mehr können als kassieren: gesetzliche Anforderungen erfüllen, Daten sichern, brauchbare Auswertungen liefern. Auf dieser Seite steht, worauf es dabei ankommt. Eingerichtet wird bei Ihnen im Betrieb.
Gesetzliche Anforderungen sind eingerichtet
TSE, DSFinV-K-Export und Belegausgabe sind aktiv, wenn die Kasse bei Ihnen steht. Nachrüsten müssen Sie nichts.
Software, die im Alltag funktioniert
Die Kasse soll am Freitagabend so reagieren wie am Dienstagvormittag. Darauf ist die Oberfläche ausgelegt, für Touchscreen wie für Tablet.
Updates und ein Ansprechpartner
Updates werden eingespielt, gesetzliche Änderungen kommen als kurze Info. Bei technischen Fragen erreichen Sie mich unter meiner Handynummer.
Was Sie über Kassensoftware wissen müssen
Drei Themen, die in Beratungsgesprächen fast immer aufkommen. Hier stehen sie ohne Fachjargon.
GoBD & TSE
TSE, DSFinV-K-Export und Verfahrensdokumentation sind bei der Übergabe eingerichtet. Was das Finanzamt bei einer Kassennachschau sehen will, liegt damit vor.
Mehr erfahrenCloud vs. Lokal
Kurz gesagt: Cloud heißt Fernzugriff, lokal heißt Unabhängigkeit vom Internet.
Mehr erfahrenSicherheit & Updates
Kassensoftware altert unauffällig. Bemerkt wird es meist erst, wenn ein Betriebssystem-Update die Kasse ausbremst oder ein Prüfer nach der TSE-Protokollversion fragt. Wir halten das System aktuell und melden uns vorher, wenn sich etwas ändert, das Sie am Bildschirm sehen.
Mehr erfahrenFunktionen, die zur Grundausstattung gehören
Ob Gastronomie, Laden oder Salon: Diese Funktionen sind im System enthalten oder als Erweiterung verfügbar.
Artikelverwaltung & Preise
Artikel, Varianten, Warengruppen und Sonderpreise liegen dort, wo Ihr Team sie sucht. Eine Preisänderung ist an der Kasse sofort aktiv.
Tagesabschluss & Berichte
Umsatz nach Zahlungsart, Mitarbeiter, Tisch oder Artikel. Die Auswertungen lassen sich für den Steuerberater exportieren.
Mitarbeiterverwaltung
Jeder meldet sich mit seinem PIN an, dadurch ist jeder Umsatz einer Person zugeordnet. Wer stornieren darf, legen Sie fest: In vielen Betrieben braucht der Storno die Freigabe der Schichtleitung, in anderen darf jeder seinen eigenen Bon korrigieren.
TSE und GoBD sind eingebaut
Die TSE ist bei der Übergabe aktiv, der DSFinV-K-Export gehört dazu.
Tablet & Touchscreen
Die Oberfläche ist für Touch gebaut, nicht für Maus und Tastatur. Aushilfen kommen damit erfahrungsgemäß nach einer kurzen Einweisung zurecht.
Automatische Datensicherung
Die Sicherung läuft automatisch, lokal und auf Wunsch zusätzlich in die Cloud. Geht ein Gerät kaputt, werden die Daten auf dem Ersatzgerät wiederhergestellt.
Worauf es bei der Kassensoftware ankommt
Eine fehlende TSE oder ein Export, der sich nicht erzeugen lässt, fällt im Tagesgeschäft niemandem auf. Bemerkt wird das meist erst, wenn ein Prüfer im Laden steht. Deshalb wird bei der Einrichtung geprüft, ob die geforderten Daten vorliegen und abrufbar sind. Nach Updates ebenso.
Beratung
Wir klären, ob Cloud, lokal oder eine Kombination zu Ihrem Betrieb passt.
Einrichtung
Installation, Konfiguration, TSE-Aktivierung und die Anmeldungen für Ihr Team. In den meisten Betrieben ist das an einem Termin erledigt.
Dauerbetrieb
Danach bleibt derselbe Ansprechpartner zuständig.
Was auch mit Betreuung bei Ihnen bleibt
Ich richte die Software ein, halte sie aktuell und melde mich, wenn sich gesetzlich etwas ändert. Ein paar Dinge kann Ihnen aber niemand abnehmen, und es ist besser, das vorher zu wissen.
Die Aufzeichnungspflicht liegt beim Unternehmer
Ein GoBD-konformes System erfüllt die technischen Anforderungen. Ob täglich ein Kassenabschluss gemacht wird und ob Privatentnahmen sauber erfasst sind, kann keine Software erzwingen. Bei einer Kassennachschau schaut das Finanzamt genau darauf.
Stammdaten wollen gepflegt werden
Neue Artikel, geänderte Preise, ausgelistete Ware. Das macht im Alltag Ihr Team, nicht ich.
Datensicherung braucht einen Verantwortlichen
Ich richte die automatische Sicherung ein. Dass jemand gelegentlich prüft, ob sie noch läuft, gehört trotzdem in Ihren Betrieb.
Dieser Abschnitt dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Kassensystem-Wissen: TSE, GoBD & mehr
TSE-Pflicht, GoBD, Kassennachschau, iPad-Kasse, kaufen oder mieten: Die Ratgeber-Artikel gehen auf diese Fragen ausführlicher ein, als eine Übersichtsseite das kann.
Häufige Fragen zur Kassensystem-Software
Was ist der Unterschied zwischen einer Cloud-Kasse und einem lokalen Kassensystem?+
Eine Cloud-Kasse läuft über das Internet. Die Daten liegen auf externen Servern, dafür kommen Sie von überall an Ihre Berichte. Ein lokales System arbeitet im eigenen Netzwerk und ist damit unabhängig von der Internetverbindung. Viele Betriebe fahren eine Kombination: lokal kassieren, Berichte in die Cloud synchronisieren. Was für Sie sinnvoll ist, klären wir im Beratungsgespräch.
Muss ich die Software-Updates selbst einspielen?+
Nein. Relevante Updates werden von uns eingespielt, und Sie bekommen vorher eine kurze Info, wenn etwas ansteht. Sicherheitsrelevante Updates kommen zeitnah, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.
Was bedeutet GoBD-konform konkret für mein Kassensystem?+
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Konkret heißt das: Alle Kassenvorgänge müssen unveränderbar protokolliert, vollständig aufgezeichnet und auf Anfrage des Finanzamts als DSFinV-K-Datei exportiert werden können. Unsere Systeme erfüllen diese Anforderungen bei der Übergabe.
Wie lange werden Kassendaten aufbewahrt?+
Nach GoBD und Abgabenordnung müssen Kassendaten mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Das System archiviert sie entsprechend und gibt sie bei einer Betriebsprüfung im geforderten Format wieder aus.
Was passiert bei einem Software-Fehler oder Systemabsturz?+
Ein lokales Kassensystem arbeitet unabhängig vom Internet, ein Serverausfall beim Anbieter hat also keinen Einfluss auf Ihren Betrieb. Wenn bei Ihnen etwas klemmt, erreichen Sie mich unter meiner Handynummer. Vieles lässt sich per Fernwartung klären, sonst komme ich vorbei. Die automatische Sicherung läuft währenddessen weiter.
Welche Software passt zu Ihrem Betrieb?
Die Erstberatung kostet nichts. Wir gehen durch, welche Funktionen Sie im Alltag brauchen und welche Sie sich sparen können.
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