Seit Januar 2025 muss jeder inländische Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Das hat für Unruhe gesorgt, auch in Gastronomie und Einzelhandel. Die kurze Antwort für die meisten Betriebe: Am Kassenbon und an der Rechnung für Ihre Gäste ändert sich nichts. Betroffen ist nur, was zwischen zwei Unternehmen abgerechnet wird, und auch das nur oberhalb einer Betragsgrenze.
Dieser Artikel ordnet ein, was für einen Betrieb mit Kasse tatsächlich gilt, welche Fristen gestaffelt greifen und an welcher Stelle das Kassensystem überhaupt eine Rolle spielt.
Was eine E-Rechnung ist und was keine
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine PDF-Datei. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software auslesen kann, ohne dass ein Mensch Zahlen abtippt. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, in Deutschland umgesetzt vor allem über die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Der Unterschied ist erheblich: Eine als PDF verschickte Rechnung gilt seit 2025 rechtlich als „sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung. Sie bleibt in der Übergangszeit zulässig, erfüllt die spätere Pflicht aber nicht. ZUGFeRD ist insofern ein Sonderfall, als es ein PDF mit eingebetteten strukturierten Daten ist: Der Mensch sieht ein normales Dokument, die Software liest den Datensatz.
Welche Fristen wirklich gelten
Die Vorgaben greifen in Stufen, und diese Staffelung wird häufig verkürzt wiedergegeben. Der Stand nach den Angaben des Bundesfinanzministeriums:
- Seit 1. Januar 2025: Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Eine Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, besteht damit noch nicht.
- 2025 und 2026: Ausgestellt werden darf weiter auf Papier oder als PDF. Für elektronische Formate außerhalb der Norm braucht es die Zustimmung des Empfängers.
- Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Betriebe dürfen ein weiteres Jahr bei den bisherigen Formaten bleiben.
- Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze.
Für die meisten Gastro- und Handelsbetriebe heißt das: Die Empfangspflicht besteht bereits, die Ausstellungspflicht kommt frühestens 2028. Umsatzstarke Betriebe sollten den 1. Januar 2027 im Kalender haben.
Die Ausnahmen, die für Gastronomie und Handel den Unterschied machen
Zwei Ausnahmen nehmen dem Thema für den Alltag den größten Teil seiner Schärfe.
Verkäufe an Privatpersonen sind nicht betroffen. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für Umsätze zwischen zwei inländischen Unternehmen. Der Gast, der am Tisch seine Rechnung bekommt, und der Kunde an der Theke fallen nicht darunter. Die Belegausgabepflicht nach § 146a AO bleibt davon unberührt und gilt weiter wie bisher.
Rechnungen bis 250 Euro brutto sind ausgenommen. Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV bleiben von der E-Rechnungspflicht befreit. Ein Kassenbon über 180 Euro an einen Geschäftskunden ist damit weiterhin eine gültige Kleinbetragsrechnung, auch nach 2028. Da die meisten Bewirtungen und Ladenverkäufe unterhalb dieser Grenze liegen, deckt diese Ausnahme einen großen Teil des Tagesgeschäfts ab.
Daneben gibt es weitere Ausnahmen, etwa für bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 UStG und für Fahrausweise nach § 34 UStDV. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt eine eigene Erleichterung bei der Ausstellung; empfangen können müssen aber auch sie.
Wann Ihr Betrieb also doch betroffen ist
Es bleiben Fälle, in denen es Sie angeht. Sie treten häufiger auf, als die Ausnahmen vermuten lassen:
- Eine Firma bucht Ihren Nebenraum für eine Weihnachtsfeier und der Betrag liegt über 250 Euro.
- Sie liefern Catering an ein Unternehmen und rechnen monatlich ab.
- Ein Geschäftskunde kauft im Laden über der Grenze ein und braucht eine Rechnung auf die Firma.
- Sie stellen anderen Betrieben Leistungen in Rechnung, etwa als Zulieferer oder bei einer Vermietung.
In diesen Fällen greift die Ausstellungspflicht zu dem Termin, der für Ihre Umsatzgröße gilt. Die Empfangsseite betrifft dagegen jeden: Ihr Lieferant, Ihr Brauereipartner oder Ihr Handwerker darf Ihnen schon heute eine E-Rechnung schicken, und Sie müssen sie annehmen und aufbewahren können.
Welche Rolle das Kassensystem dabei spielt
Hier lohnt eine Klarstellung, weil im Markt gelegentlich das Gegenteil behauptet wird: Die E-Rechnungspflicht ist keine Kassenpflicht. Das Kassensystem stellt in aller Regel keine E-Rechnungen aus, das macht Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware. Niemand muss deshalb eine funktionierende Kasse austauschen.
Was das Kassensystem beisteuert, ist die saubere Datengrundlage. Wenn die Umsätze über eine DATEV-Schnittstelle oder einen DSFinV-K-Export in die Buchhaltung laufen, liegen die Zahlen dort strukturiert vor und müssen nicht aus Bons zusammengesucht werden. Das erleichtert die Arbeit auf der Rechnungsseite, ersetzt sie aber nicht. Wie dieser Export funktioniert, steht im Ratgeber DATEV-Schnittstelle am Kassensystem und zum Format im Ratgeber DSFinV-K erklärt.
Ein Berührungspunkt existiert allerdings. Das BMF hat im Juli 2025 klargestellt, dass eine E-Rechnung die Funktion eines Kassenbelegs nach § 146a Abs. 2 AO übernehmen kann, sofern sie die Pflichtangaben nach § 6 KassenSichV enthält. Praktisch relevant ist das für Betriebe, die geschäftlich abrechnen und den Beleg ohnehin elektronisch ausgeben. Was auf einen Kassenbeleg gehört, behandelt der Ratgeber Belegausgabepflicht.
Was jetzt sinnvoll ist
Der Aufwand ist überschaubar, wenn man ihn nicht bis 2027 liegen lässt.
Klären Sie zuerst den Empfang: Es braucht eine E-Mail-Adresse, die regelmäßig gelesen wird, und einen Ablageort, an dem eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien unverändert aufbewahrt werden. Für die Aufbewahrung gilt das Original, nicht der Ausdruck. Wer bereits mit einem Steuerberater über DATEV arbeitet, hat diesen Teil meist schon gelöst.
Sprechen Sie danach mit Ihrem Steuerberater über die Ausstellungsseite. Die Frage, ob 2027 oder 2028 für Sie gilt, hängt am Vorjahresumsatz, und die Antwort entscheidet darüber, wie viel Zeit bleibt. Wer ohnehin über eine neue Rechnungssoftware nachdenkt, sollte auf E-Rechnungsfähigkeit achten.
Am Kassenplatz selbst besteht in den meisten Betrieben kein Handlungsbedarf. Sinnvoll ist der Blick darauf, ob Ihre Kasse Firmenkunden sauber erfassen kann, also mit Firmenname und Anschrift auf dem Beleg. Genau diese Angaben braucht später jede Rechnung über 250 Euro.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Rechtsstand August 2026 nach Angaben des Bundesfinanzministeriums; Fristen und Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
Kasse und Buchhaltung sauber verbinden
Ob Ihre Kasse die Daten so liefert, dass Ihr Steuerberater damit arbeiten kann, sehe ich mir bei Ihnen im Betrieb an. Die Ersteinschätzung kostet nichts. Termin anfragen