Kurz zusammengefasst
Die Belegausgabepflicht gilt seit dem 1. Januar 2020 für Betriebe mit elektronischem Aufzeichnungssystem. Der Beleg muss angeboten werden, eine Mitnahmeverpflichtung besteht nicht. Neben Name, Anschrift, Datum, Menge, Art und Entgelt gehören Transaktionsnummer, Seriennummern, Signaturzähler und Prüfwert darauf. Bei Tischbestellungen ist zusätzlich der Zeitpunkt der ersten Bestellung abzudrucken.
Die Belegausgabepflicht verlangt, dass bei jedem Geschäftsvorfall ein Beleg erstellt und der Kundschaft angeboten wird. Sie gilt seit dem 1. Januar 2020 für Betriebe, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen. Eine Mitnahmeverpflichtung besteht nicht: Der Gast darf den Bon liegen lassen.
Diese beiden Sätze zusammen erklären die häufigste Fehlvorstellung. Die Pflicht liegt beim Betrieb, nicht beim Kunden. Ausgeben müssen Sie, mitnehmen muss niemand.
Warum es die Pflicht gibt
Der Hintergrund ist praktisch und erklärt, warum die Regel so aussieht, wie sie aussieht. Bei Außenprüfungen in der Bargeldbranche wurde festgestellt, dass Kasseneinnahmen manipuliert wurden, unter anderem durch Nichteingabe des Verkaufs, durch unberechtigte nachträgliche Stornierungen, durch eine Zweitkasse oder durch Manipulationssoftware.
Der Beleg ist der Nachweis über den Zusammenhang zwischen dem Vorgang in der Realität und der technischen Aufzeichnung. Nur durch das Auslösen der Belegerstellung wird der eingegebene Umsatz im System auch tatsächlich abgeschlossen und unveränderbar gesichert. Damit wird das Modell „Nichteingabe an der Kasse vorbei" unterbunden.
Für redliche Betriebe hat das einen Nebeneffekt, der selten genannt wird: Mit den Angaben auf dem Beleg lässt sich die Korrektheit der erfassten Daten leicht und rechtssicher belegen. Prüfungshandlungen können dadurch in der Regel auf einen minimalen Eingriff begrenzt bleiben.
Was auf den Beleg gehört
Der Beleg ist in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall auszustellen, in Papierform oder elektronisch. Er muss mindestens diese Angaben enthalten:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
- Datum der Belegausstellung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe, der Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis
- Betrag je Zahlungsart
- Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
- Transaktionsnummer im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 2 KassenSichV
- protokollierte Seriennummer des Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls
- Signaturzähler und Prüfwert
Nach § 6 KassenSichV sind diese Informationen lesbar auf dem Beleg abzudrucken. Als Erleichterung darf ein Teil davon in Form eines maschinell lesbaren QR-Codes abgebildet werden.
Damit der QR-Code auswertbar ist, sollte er eine Kantenlänge von mindestens 3 cm und eine Ausdruckqualität von mindestens 300 dpi haben. Das ist ein Punkt, den man beim Bondrucker prüfen sollte, siehe Ratgeber Kassenplatz einrichten.
Der Sonderfall Gastronomie
Bei lang andauernden Geschäftsvorfällen, etwa Tischbestellungen im Restaurant, beginnt der Vorgang mit der Bestellung und nicht mit dem Bezahlen. Deshalb ist zusätzlich der Zeitpunkt der ersten Bestellung lesbar auf dem Beleg abzudrucken.
Genau hier liegt eine der häufigsten Beanstandungen bei der Kassennachschau: Die Bestellung wird nicht aufgezeichnet oder lässt sich dem erstellten Beleg nicht zuordnen. Bei einer solchen Verfahrensweise gilt die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß.
Praktisch heißt das: Wer am Tisch aufnimmt und erst später abrechnet, muss die Bestellung beim Aufnehmen erfassen. Das ist der eigentliche Grund für mobile Bonierung, nicht die Bequemlichkeit. Wie das abläuft, steht im Ratgeber Tischbestellung, Splitting und Kellner-PIN.
Elektronischer Beleg statt Papier
Für die Belegübergabe in elektronischer Form bedarf es nicht unbedingt der Versendung eines PDF-Dokuments als E-Mail. Der Markt bietet auch Lösungen, bei denen weder eine E-Mail-Adresse noch eine Handynummer preisgegeben werden muss.
Wichtig ist die Einschränkung: Ein elektronischer Beleg darf nur mit Zustimmung der Kundin oder des Kunden erstellt werden. Diese Zustimmung kann allgemein oder für den Einzelfall erklärt werden.
Die Verwaltung empfiehlt zur Papiereinsparung ausdrücklich, eine Lösung mit elektronischen Kassenbelegen anzustreben. Dass das im großen Maßstab funktioniert, zeigt die Praxis bei Festival-Veranstaltungen mit mehreren Zehntausend Besuchern.
Ein Hinweis, der oft nachgefragt wird: Kassenbelege enthalten seit dem 1. Januar 2020 kein Bisphenol A. Viele Hersteller verzichten auch auf Bisphenol S und chemische Farbentwickler. Solche Kassenbelege können guten Gewissens im Altpapier entsorgt werden.
Gilt die Pflicht bei offener Ladenkasse?
Nein. Die Belegausgabepflicht knüpft an den Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems an. Wer ausschließlich mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, ist davon nicht betroffen.
Das ist kein Vorteil, den man leichtfertig wählen sollte: Die offene Ladenkasse bringt die Einzelaufzeichnung von Hand und den täglichen Kassenbericht mit sich. Zur Abwägung siehe den Ratgeber Kassenpflicht und offene Ladenkasse.
Gibt es eine Befreiung?
Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht ist auf Antrag möglich, wenn der Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen an eine Vielzahl nicht bekannter Personen erfolgt und die Belegausgabe eine sachliche Härte darstellt. Über den Antrag entscheidet das Finanzamt nach Ermessen.
In der Praxis wird davon selten Gebrauch gemacht, und die Argumentation ist anspruchsvoll: Reiner Aufwand oder Papierkosten begründen für sich keine sachliche Härte. Wer das erwägt, sollte es mit dem Steuerberater vorbereiten.
Was bei der Prüfung sonst kontrolliert wird, steht im Ratgeber Kassennachschau: Ablauf und Rechte. Zur allgemeinen Rechtslage siehe GoBD und TSE.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Belegausgabepflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.
Bon, QR-Code und Bestellzeitpunkt richtig einstellen
Ob Ihr Beleg alle Angaben enthält, sieht man am schnellsten an einem Ausdruck. Bei Systemen, die ich einrichte, prüfe ich das gemeinsam mit Ihnen, inklusive Bestellzeitpunkt bei Tischbetrieb und Lesbarkeit des QR-Codes. Kostenfreie Ersteinschätzung anfragen