Kurz zusammengefasst
Die Kassennachschau nach § 146b AO kommt unangekündigt während der Geschäftszeit. Der Amtsträger darf beobachten und Testkäufe machen; ausweisen muss er sich, sobald er nicht öffentliche Räume betreten oder Unterlagen sehen will. Ab dann besteht Mitwirkungspflicht, auch für Mitarbeiter mit Zugriff auf das Kassensystem. Verlangt werden können Datenexport, Einsicht in Organisationsunterlagen und ein Kassensturz.
Die Kassennachschau ist eine unangekündigte Prüfung der Kassenführung durch das Finanzamt. Sie ist in § 146b AO geregelt, braucht keine vorherige Ankündigung und findet während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten statt. Der Amtsträger darf Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume betreten, die Handhabung der Kasse beobachten und Testkäufe durchführen.
Sie ist keine Betriebsprüfung. Der Unterschied ist praktisch wichtig: Es geht um die Kasse und die Aufzeichnungen dazu, nicht um die gesamte Buchführung, und der Prüfer steht ohne Termin im Laden.
Wie läuft eine Kassennachschau ab?
Der Amtsträger kommt während der Geschäftszeit, zunächst ohne sich zu erkennen zu geben. In dieser Phase darf er beobachten, wie die Kasse bedient wird, und Testkäufe machen. Das ist der Teil, den die meisten Betriebe nicht mitbekommen.
Erst wenn er Räume betreten will, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich sind, oder wenn er Sie zur Vorlage von Aufzeichnungen und Büchern auffordert, muss er sich ausweisen. Ab diesem Moment sind Sie zur Mitwirkung verpflichtet.
Sind Sie selbst nicht da, richtet sich die Aufforderung an Personen, von denen anzunehmen ist, dass sie über die Zugriffsrechte des Kassensystems verfügen. Diese Personen treffen dann dieselben Mitwirkungspflichten, soweit sie rechtlich und tatsächlich dazu in der Lage sind. Praktisch heißt das: Ihre Aushilfe am Samstagabend kann in diese Situation kommen.
Was wird geprüft?
Der Nachschau unterliegen sämtliche handschriftlichen und elektronischen Kassenaufzeichnungen. Das Merkblatt der niedersächsischen Finanzverwaltung nennt ausdrücklich auch die Daten von App-Systemen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern, Wegstreckenzählern und Geldspielgeräten.
Verlangt werden können:
- Einsicht in die Kassenaufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen
- Übermittlung der Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle
- Auszählen des gesamten betrieblichen Bargeldbestands, der sogenannte Kassensturz
- Fotos und Scans zu Dokumentationszwecken
Der Datenzugriff umfasst auch die abgesicherten Anwendungsdaten aus der TSE nach der Technischen Richtlinie BSI TR-03153, die sogenannten TAR-Files. Was das Format DSFinV-K dabei genau ist, erklärt der Ratgeber DSFinV-K: der Prüfer-Export.
Was vorher bereitliegen sollte
Eine Nachschau lässt sich nicht vorbereiten, wenn sie da ist. Vorbereiten lässt sich nur der Zustand, in dem sie Sie antrifft. Vier Dinge entscheiden über den Verlauf.
Der Datenexport muss gehen. Nicht theoretisch, sondern von der Person, die im Laden steht. Wenn der Export nur der Chef kann und der im Urlaub ist, wird es unangenehm. Probieren Sie es einmal aus, bevor es zählt.
Die Verfahrensdokumentation liegt greifbar. Sie gehört zu den Organisationsunterlagen, die verlangt werden dürfen. Details im Ratgeber Verfahrensdokumentation.
Die Kasse ist gemeldet. Eine fehlende Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO fällt bei dieser Gelegenheit auf. Siehe Kasse beim Finanzamt melden.
Die Mitarbeiter wissen Bescheid. Wer sich ausweist, darf hinein. Wer die Unterlagen holen kann, sollte es wissen. Das ist eine Frage der Einweisung, nicht der Technik.
Was in der Praxis beanstandet wird
Das Merkblatt benennt die häufigen Beanstandungen bei der Kassennachschau unmittelbar. Alle drei haben mit Belegen zu tun.
Erstens wird nicht oder nicht immer ein Beleg ausgegeben. Zweitens wird bei lang andauernden Geschäftsvorfällen wie in der Gastronomie die Bestellung nicht aufgezeichnet oder lässt sich dem Beleg nicht zuordnen. Drittens entsprechen die Daten der Kasse nicht der amtlichen Schnittstellenbeschreibung und sind damit nicht prüfbar.
Bei einer solchen Verfahrensweise gilt die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß und wird regelmäßig beanstandet. Was zur Belegausgabe konkret gilt, steht im Ratgeber Belegausgabepflicht. Wie Bestellungen in der Gastronomie erfasst werden, behandelt der Ratgeber Tischbestellung und Splitting.
Ein Punkt, der oft vergessen wird
Das Merkblatt weist gesondert auf Trinkgelder hin. Erhält der Inhaber oder die Inhaberin das Trinkgeld, gehört es zum umsatzsteuerpflichtigen Erlös. Wird bei einer Prüfung festgestellt, dass Trinkgelder nicht verbucht wurden, ist die Kassenbuchführung nicht ordnungsgemäß.
Das ist kein Randthema, sondern ein regelmäßiger Beanstandungsgrund im Dienstleistungsbereich. Wie die Erfassung im System läuft, steht im Ratgeber Trinkgeld im Kassensystem erfassen, die steuerliche Seite einschließlich der Abgrenzung zum Bedienungszuschlag ebenfalls dort.
Wie verhalte ich mich, wenn der Prüfer da ist?
Es gibt keinen Grund zur Nervosität, aber es gibt eine sinnvolle Reihenfolge. Der Ausweis darf angesehen werden, und das sollte auch geschehen: Ohne Ausweis besteht keine Mitwirkungspflicht, und die Vorlage des Dienstausweises ist ausdrücklich vorgesehen.
Danach gilt: kooperieren, aber nicht spekulieren. Vorzulegen sind die Kassenaufzeichnungen und die Organisationsunterlagen, und der Datenexport ist zu ermöglichen. Fragen zur Kassenführung beantwortet man am besten mit dem, was man weiß, und nicht mit Vermutungen zu Vorgängen, die man nicht überblickt.
Sinnvoll ist auch, den Steuerberater zu informieren, sobald sich der Amtsträger ausweist. Er kann in vielen Fällen kurzfristig telefonisch dazukommen. Ein Hinweis, dass Sie ihn hinzuziehen möchten, hält die Nachschau nicht auf, ordnet die Situation aber.
Notieren Sie mit, was geprüft und mitgenommen wurde, gerade wenn Fotos gemacht oder Dokumente gescannt werden. Diese Notiz hilft, wenn später Rückfragen kommen.
Was das Personal wissen sollte
Der wahrscheinlichste Fall ist, dass Sie nicht im Laden sind, wenn die Nachschau kommt. Dann trifft die Aufforderung Personen, von denen anzunehmen ist, dass sie über die Zugriffsrechte des Kassensystems verfügen. Drei Dinge sollte deshalb jeder wissen, der allein Dienst hat.
- Dass eine unangekündigte Prüfung zulässig ist und der Amtsträger sich ausweisen muss, sobald er Unterlagen verlangt.
- Wo die Unterlagen liegen und wen er anrufen soll, nämlich Sie und den Steuerberater.
- Dass die Kasse normal weiterläuft. Der Betrieb muss nicht eingestellt werden, und die Kasse darf nicht abgeschaltet werden.
Diese Einweisung dauert fünf Minuten und ist Teil dessen, was ich bei einer Installation mitmache.
Welche Folgen kann eine Beanstandung haben?
Werden Kassendaten nicht entsprechend dem gesetzlichen Standard zur Verfügung gestellt oder ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Bereits die Nichterfüllung der Aufzeichnungs- und Kassenführungspflichten kann als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld geahndet werden.
Werden darüber hinaus bei Schlüssigkeitsverprobungen Umsatzdifferenzen festgestellt, die sich nicht aufklären lassen, folgt daraus regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren. Bei Ordnungswidrigkeiten nach § 379 AO sind Geldbußen bis zu 25.000 Euro möglich.
Der Übergang von der Nachschau zur Außenprüfung ist ohne vorherige Prüfungsanordnung möglich, wenn dazu Anlass besteht. Der Amtsträger muss darauf hinweisen.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Kassenpflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.
Einmal durchspielen, bevor es zählt
Ob Ihr Datenexport im Ernstfall funktioniert, zeigt sich am besten, wenn man es einmal ausprobiert. Das mache ich bei der Einrichtung mit Ihnen, und ich zeige der Person, die abends im Laden steht, wo die Unterlagen liegen. Kostenfreie Ersteinschätzung anfragen