DSFinV-K: der Datenexport für die Kassenprüfung erklärt

Die DSFinV-K ist die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Sie beschreibt, in welchem Format ein Kassensystem seine Daten für eine Außenprüfung oder Kassennachschau exportieren muss, mit einheitlichen Dateistrukturen und Feldbezeichnungen unabhängig vom Hersteller.

Für den Betrieb ist sie in einem Satz zusammengefasst: Sie ist der Grund, warum ein Prüfer Ihre Kassendaten lesen kann, ohne Ihre Software zu kennen. Und sie ist der Grund, warum eine Kasse, die diesen Export nicht liefert, bei einer Prüfung durchfällt.

Woraus die DSFinV-K besteht

Das Bundeszentralamt für Steuern nennt drei Bereiche, die der Export umfasst.

Interessant ist der erste Punkt: Auch Stornos, Rabatte und Trainingsbuchungen gehören in den Export. Wer Mitarbeiter im Trainingsmodus üben lässt, erzeugt Datensätze, die im Export erscheinen. Das ist kein Problem, solange es nachvollziehbar ist, und der Grund, warum die Ausdrucke des Trainingsspeichers aufzubewahren sind. Siehe dazu den Ratgeber Kassenabschluss und Z-Bericht.

Welche Version gilt?

Hier lohnt der Blick auf die Primärquelle, weil im Netz verschiedene Versionsnummern kursieren. Aktuell veröffentlicht ist die Version 2.4 vom Januar 2024. Anzuwenden ist laut BZSt aber die Version 2.3, gültig ab dem 1. Juli 2022.

Der Grund steht ausdrücklich auf der Seite des Bundeszentralamts: Die Version 2.4 enthält redaktionelle Änderungen und Anpassungen an die Neufassung des AEAO zu § 146a ab dem 1. Januar 2024. Inhaltliche Änderungen zur Version 2.3 erfolgten nicht, deshalb ist eine Anwendung der Version 2.3 ausreichend.

Praktisch heißt das: Wenn Ihr Anbieter DSFinV-K 2.3 unterstützt, sind Sie auf der richtigen Seite. Ein Angebot, das mit „Version 2.4" als Alleinstellungsmerkmal wirbt, verkauft Ihnen keinen Mehrwert gegenüber 2.3.

Seit wann ist der Export Pflicht?

Die Nutzung der gesetzlich geforderten einheitlichen digitalen Schnittstelle nach § 146a AO gilt seit dem 1. Januar 2020, zusammen mit der TSE-Pflicht. Rechtsgrundlagen sind § 146a AO, die Kassensicherungsverordnung und der Anwendungserlass zu § 146a.

Die Pflicht trifft den Betrieb, nicht den Hersteller. Sie müssen die Daten im geforderten Format vorlegen können; ob Ihre Software das leistet, ist Ihr Risiko. Das ist einer der Punkte, die bei der Auswahl eines Systems abzufragen sind, siehe Ratgeber Kassensystem-Anbieter auswählen.

Was bei einer Prüfung passiert

Im Fall einer Außenprüfung oder Kassennachschau müssen die Daten nach den Vorgaben der DSFinV-K exportiert werden können. Verlangt werden kann die Übermittlung auf einem maschinell auswertbaren Datenträger.

Zusätzlich muss ein Datenzugriff auf die abgesicherten Anwendungsdaten aus der TSE nach der Technischen Richtlinie BSI TR-03153 ermöglicht werden, die sogenannten TAR-Files. Das sind zwei verschiedene Dinge: Der DSFinV-K-Export kommt aus der Kassensoftware, die TAR-Files kommen aus der TSE selbst.

Fällt nur ein Teilbereich der Daten eines komplexen Softwaresystems unter die DSFinV-K, bleibt die Verpflichtung zur Verfügungstellung weiterer Daten aus anderen Teilbereichen unberührt, etwa aus der Warenwirtschaft. Wie eine Nachschau abläuft, steht im Ratgeber Kassennachschau: Ablauf und Rechte.

Der häufigste Beanstandungsgrund

Das Merkblatt Kassenführung der niedersächsischen Finanzverwaltung nennt unter den häufigen Beanstandungen bei der Kassennachschau ausdrücklich diesen Punkt: Die Daten der Kasse entsprechen nicht der amtlichen Schnittstellenbeschreibung und sind somit nicht prüfbar.

Das passiert nicht, weil Betriebe etwas verbergen wollen. Es passiert, weil niemand den Export vorher ausprobiert hat. Drei Fragen klären das im Vorfeld:

• Erzeugt das System einen DSFinV-K-Export, und in welcher Version?
• Wer im Betrieb kann diesen Export auslösen? Nicht theoretisch, sondern die Person, die im Laden steht.
• Wohin gehen die Daten, auf einen USB-Stick, ins Netzwerk, in die Cloud?

Probieren Sie es einmal aus, bevor es zählt. Ein Export, der bei der Prüfung zum ersten Mal versucht wird, ist der schlechteste Zeitpunkt für eine Überraschung.

DSFinV-K und die Buchhaltung

Das Kassenabschlussmodul stellt die Verbindung zur Finanzbuchhaltung her, weil es die Summen je Zahlungsart und Steuersatz bündelt. Genau diese Struktur nutzen Buchhaltungslösungen für den Import.

Arbeitet Ihr Steuerberater mit DATEV, läuft die Übergabe über den Datenservice Kassenarchiv, entweder im Format der DFKA-Taxonomie oder als DSFinV-K-Export. Details im Ratgeber DATEV-Schnittstelle im Kassensystem.

Der Unterschied zur Aufbewahrung ist wichtig: Der Export für die Buchhaltung ersetzt nicht die Aufbewahrung der Daten im System. Bei elektronischer Aufzeichnung sind die Daten unveränderbar aufzubewahren, im System, auf einem externen Datenträger oder in einer Datencloud.

Beim Systemwechsel

Ein Punkt, der bei Umstellungen regelmäßig übersehen wird: Die Daten der alten Kasse bleiben aufbewahrungspflichtig und müssen im Prüfungsfall exportierbar bleiben, auch wenn das Gerät längst ersetzt ist.

Praktisch bedeutet das, vor der Abschaltung einen vollständigen Export zu ziehen und ihn so zu sichern, dass er über die Lebensdauer der Hardware hinaus lesbar bleibt. Eine gelöschte Kasse ohne gesicherten Export ist eine Lücke, die sich nicht schließen lässt. Die weiteren Schritte stehen in der Checkliste zur Kassenumstellung.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Kassenpflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.

Export einmal durchspielen

Bei Systemen, die ich einrichte, löse ich den DSFinV-K-Export einmal gemeinsam mit Ihnen aus, damit Sie wissen, wo die Funktion liegt und was dabei herauskommt. Das dauert fünf Minuten und erspart im Prüfungsfall die unangenehme Suche. Kostenfreie Ersteinschätzung anfragen