Kassensystem-Schnittstelle für Hotels und Pensionen: Zimmerrechnung ohne Nachtippen
Der Gast nennt im Restaurant seine Zimmernummer, der Betrag steht bei der Abreise auf der Hotelrechnung. Frühstück, Minibar und Spa laufen über denselben Weg. Die Rezeption trägt nichts nach.
Hotel und Restaurant arbeiten mit denselben Daten
In vielen Häusern laufen Hotelsoftware und Restaurantkasse nebeneinanderher. Der Bon vom Abendessen kommt als Zettel zur Rezeption und wird dort ein zweites Mal eingetippt. Bei der Abreise fehlt dann der Kaffee vom Nachmittag, weil der Zettel im Trubel liegen geblieben ist.
Mit einer PMS-Schnittstelle geht der Betrag ans Hotelsystem, sobald der Gast im Restaurant seine Zimmernummer nennt. Der Zettelweg entfällt.
An der Rezeption bleibt dadurch mehr Zeit für den Gast, und die Abreise geht schneller: eine Rechnung, alle Positionen drauf.
Abreise: eine Sammelrechnung, alles erfasst
Automatisch übertragen und GoBD-konform gebucht
Was die Hotel-Kassenschnittstelle leistet
Was die Schnittstelle im Restaurant und an der Rezeption übernimmt.
Buchung aufs Zimmer
Der Kellner wählt die Zimmernummer, bestätigt, fertig. Der Betrag hängt an der Rechnung des Gastes.
Kasse und PMS im Gleichtakt
Neue Buchungen erscheinen im PMS, sobald sie an der Kasse entstehen, auch wenn im Restaurant mehrere Tische gleichzeitig offen sind.
Ein Beleg für alles
Zimmer, Restaurant, Spa, Parkplatz: bei der Abreise steht alles auf einer Rechnung.
Getrennte Auswertungen
Beherbergung und Gastronomie bleiben buchhalterisch getrennt. Der DATEV-Export weist beide Bereiche einzeln aus, damit Ihr Steuerberater die Umsätze nicht selbst auseinandersortieren muss.
Offline-sicher
Reißt die Verbindung zum PMS kurz ab, kassiert das Restaurant weiter. Die offenen Übertragungen werden nachgeholt, sobald das PMS wieder erreichbar ist.
Eingerichtet an Ihrem PMS
Die Schnittstelle wird an Ihrer eigenen Hotelsoftware konfiguriert und getestet, nicht an einer Demo-Installation.
Was sich für Rezeption und Service ändert
So richten wir die Schnittstelle ein
Von der ersten Analyse bis zum ersten echten Gast, alles vor Ort im Haus.
Systemanalyse
Welches PMS läuft, in welcher Version, und welche Posten sollen aufs Zimmer buchbar sein.
Konfiguration
Kasse und PMS werden verbunden, Zimmernummern übernommen, Buchungsregeln festgelegt.
Testbetrieb
Ein Testgast wird angelegt, bekommt einen Restaurantbon aufs Zimmer und wird ausgecheckt. Erst wenn die Rechnung stimmt, geht es live.
Übergabe & Support
Einweisung für Service und Rezeption. Danach haben Sie eine Nummer, unter der Sie mich erreichen.
Häufige Fragen zur Hotel-Kassenschnittstelle
Welche Hotelsoftware kann mit dem Kassensystem verbunden werden?+
Die gängigen PMS-Systeme aus der deutschen Hotellerie und aus Pensionsbetrieben lassen sich anbinden. Ob das bei Ihnen über eine direkte API-Schnittstelle läuft oder über einen strukturierten Export, hängt von Hersteller und Version ab. Das klären wir, bevor etwas bestellt wird.
Wie werden Restaurantbons automatisch auf die Zimmerrechnung gebucht?+
Der Gast nennt beim Bezahlen seine Zimmernummer. Das Kassensystem überträgt den Betrag ans PMS, die Rezeption tippt nichts nach. Bei der Abreise stehen die Extras bereits auf der Hotelrechnung.
Was passiert bei einem Verbindungsausfall zum PMS?+
Das Kassensystem arbeitet lokal und speichert die Buchungen auch ohne Verbindung. Sobald das PMS wieder erreichbar ist, werden offene Übertragungen nachgeholt. Sie müssen dafür nichts anstoßen.
Muss das Hotelpersonal zwei getrennte Systeme bedienen?+
Das Servicepersonal arbeitet nur mit dem Kassensystem wie gewohnt. Die Übertragung ans PMS läuft im Hintergrund, an der Rezeption erscheinen die Buchungen ohne weiteres Zutun.
Weitere Schnittstellen & Seiten
Sollen Kasse und Hotelsoftware zusammenarbeiten?
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