Ein Kassensystem für Hotel und Pension verbindet den Frühstücksraum, das Restaurant oder die Bar mit der Zimmerrechnung: Ein Gast bestellt ein Getränk an der Bar, der Betrag wird nicht sofort bar oder per Karte kassiert, sondern direkt auf sein Zimmerkonto gebucht — und erst beim Check-out gesammelt abgerechnet. Diese Verbindung zwischen Kassensystem und Property-Management-System (PMS) ist der zentrale Unterschied zu einer reinen Gastronomiekasse.
Wichtig vorab: Auch bei Zimmerrechnung-Buchungen bleibt die TSE-Pflicht bestehen — jede Kassenbuchung im Restaurant- oder Barbereich muss TSE-signiert werden, unabhängig davon, ob der Gast sofort zahlt oder die Summe später über die Zimmerrechnung begleicht.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine PMS-Schnittstelle und wozu dient sie?
- Restaurant- und Barumsätze auf die Zimmerrechnung buchen
- Frühstücksraum und Halbpension abrechnen
- TSE-Pflicht bei Zimmerrechnung-Buchungen
- Was kostet ein Kassensystem für Hotel und Pension?
- Häufige Fragen
Was ist eine PMS-Schnittstelle und wozu dient sie?
Ein Property-Management-System (PMS) verwaltet Zimmerbuchungen, Check-in/Check-out und Gästedaten. Die Schnittstelle zwischen Kassensystem und PMS überträgt die aktuelle Gästeliste automatisch an die Kasse — das Servicepersonal an Bar oder im Restaurant kann Umsätze direkt einem Zimmer zuordnen, ohne Namen oder Zimmernummer manuell nachzuschlagen.
- Aktuelle Gästeliste wird automatisch vom PMS an das Kassensystem übertragen
- Tagesabschlüsse und Schichtberichte gehen automatisch vom Kassensystem an die Hotelsoftware
- Restaurant-, Bar- und Zusatzumsätze landen gesammelt auf der finalen Gästerechnung
In der Praxis zeigt sich: Ohne PMS-Anbindung entstehen an der Bar häufig handschriftliche Zettel mit Zimmernummern, die später manuell ins System übertragen werden — eine typische Fehlerquelle bei Zimmerrechnungen.
Restaurant- und Barumsätze auf die Zimmerrechnung buchen
Der Kernvorteil einer Kassensystem-PMS-Verbindung: Der Gast muss an der Bar oder im Restaurant nicht separat bezahlen. Der Betrag wird auf sein Zimmerkonto gebucht und erst beim Check-out gesammelt beglichen.
- Servicepersonal wählt am Kassenterminal die Zimmernummer oder den Gästenamen aus
- Buchung erscheint sofort auf dem digitalen Gästekonto im PMS
- Bei Check-out: eine gesammelte Endrechnung über Übernachtung + alle Nebenumsätze
Frühstücksraum und Halbpension abrechnen
Bei Pensionen mit Frühstück oder Halbpension muss das Kassensystem unterscheiden können zwischen bereits im Zimmerpreis enthaltenen Leistungen und separat zu zahlenden Extras — etwa ein zusätzliches Glas Sekt zum Frühstück oder ein Abendessen außerhalb der gebuchten Halbpension.
- Inklusivleistungen (Frühstück, Halbpension) werden nicht zusätzlich berechnet
- Extras werden separat erfasst und auf die Zimmerrechnung gebucht
- Übersicht verhindert Doppelberechnung bereits bezahlter Leistungen
TSE-Pflicht bei Zimmerrechnung-Buchungen
Seit dem 1. Januar 2024 gilt die TSE-Pflicht für alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland — auch für Hotel- und Pensionsbetriebe mit Zimmerrechnung-Funktion. Jede Buchung im Restaurant- oder Barbereich muss TSE-signiert werden, auch wenn der Gast nicht sofort bezahlt.
Alle Kassensysteme von Mihok Kassensysteme sind TSE-zertifiziert und GoBD-konform — inklusive PMS-Anbindung und Zimmerrechnung-Funktion.
Was kostet ein Kassensystem für Hotel und Pension?
Ein Kassensystem mit PMS-Schnittstelle liegt typischerweise bei 1.500–3.500 € für ein Einzelterminal, abhängig von der gewählten Hotelsoftware und dem Integrationsaufwand. Bei mehreren Verkaufspunkten (Bar, Restaurant, Rezeption) steigen die Kosten entsprechend — Stand 2026, konkrete Preise hängen vom PMS-Anbieter ab.
Mihok Kassensysteme berät Sie, welche PMS-Schnittstelle zu Ihrer bestehenden Hotelsoftware passt, und erstellt ein individuelles Angebot.
Häufige Fragen
Funktioniert die PMS-Schnittstelle mit jeder Hotelsoftware?
Nicht automatisch — die Kompatibilität hängt vom jeweiligen PMS-Anbieter ab. Vor der Anschaffung sollte geprüft werden, ob eine Schnittstelle zwischen Kassensystem und der eingesetzten Hotelsoftware existiert oder eingerichtet werden kann.
Was passiert, wenn ein Gast ohne Zimmerbuchung an der Bar bestellt?
Das Kassensystem funktioniert dann wie eine reguläre Gastronomiekasse — der Gast zahlt sofort per Bar oder Karte, ohne Zimmerrechnung-Zuordnung.
Ist die Zimmerrechnung-Buchung auch ohne Internetverbindung möglich?
Das hängt vom System ab. Einige Kassensysteme puffern Buchungen lokal und synchronisieren sie, sobald die Verbindung zum PMS wiederhergestellt ist — das sollte beim Anbieter explizit erfragt werden.
Können mehrere Gäste ein Zimmer gemeinsam nutzen und getrennt abrechnen?
Ja, sofern das PMS und das Kassensystem getrennte Gästekonten pro Zimmer unterstützen — das ist bei den meisten modernen Systemen möglich, sollte aber vorab bestätigt werden.
Lohnt sich eine PMS-Schnittstelle auch für eine kleine Pension mit wenigen Zimmern?
Bei einer sehr kleinen Pension mit wenig Zusatzumsatz kann eine einfache Kasse ohne PMS-Anbindung ausreichen. Sobald regelmäßig Restaurant- oder Barumsätze auf Zimmerrechnungen gebucht werden, spart die Schnittstelle spürbar Zeit und vermeidet Übertragungsfehler.
Mehr zu passenden Schnittstellen finden Sie auf unserer Seite Kassensystem für Hotel & Pension.
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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Kassenpflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.