Kurz zusammengefasst
Der Z-Bon schließt den Geschäftstag ab und setzt die Tageszähler zurück, deshalb ist er einmalig pro Tag und fortlaufend nummeriert. Er muss Geschäftsname, Datum, Stornobuchungen, Entnahmen, die Zahlungswege getrennt und den Nullstellungszähler ausweisen. Entscheidend ist die Reihenfolge: erst Bargeld zählen, dann den Bon ziehen, dann vergleichen.
Der Kassenabschluss ist die tägliche Feststellung, was am Ende des Geschäftstages tatsächlich in der Kasse liegt und was das System dazu verbucht hat. Bei einer elektronischen Kasse übernimmt das der Tagesendsummenbon, meist Z-Bon genannt: Er schließt den Tag ab, setzt die Zähler zurück und hält das Ergebnis unveränderbar fest.
Der Fehler, der bei Prüfungen am häufigsten auffällt, steckt nicht im Bon. Er steckt darin, dass niemand die Kasse zählt und der Z-Bon einfach abgeheftet wird. Genau die Differenz zwischen Bon und gezähltem Bestand ist aber das, was den Abschluss aussagekräftig macht.
Z-Bon, X-Bon und Kassenbericht: Was ist was?
Drei Begriffe werden im Alltag durcheinandergeworfen, obwohl sie verschiedene Dinge bezeichnen.
| Begriff | Was er tut |
|---|---|
| Z-Bon (Tagesendsummenbon) | Schließt den Tag ab und setzt die Tageszähler auf null. Er ist einmalig pro Tag und fortlaufend nummeriert. |
| X-Bon (Zwischenbericht) | Zeigt den Stand zwischendurch, ohne etwas zurückzusetzen. Beliebig oft möglich, etwa bei einem Schichtwechsel. |
| Kassenbericht | Rechnet die Einnahmen aus dem gezählten Bargeldbestand zurück. Bei offener Ladenkasse tritt er an die Stelle der maschinellen Aufzeichnung. |
Wichtig ist die Nullstellung: Weil der Z-Bon die Zähler zurücksetzt, ist er nicht wiederholbar. Deshalb hängt an ihm die fortlaufende Z-Nummer, über die sich die Vollständigkeit der Tage prüfen lässt.
Welche Angaben muss der Z-Bon enthalten?
Die Verfügung der OFD Karlsruhe vom 31. Oktober 2016 benennt die Angaben, auf die es ankommt. Sie sind der Maßstab, an dem ein Prüfer den Abschluss liest.
- Name des Geschäfts
- Datum
- Stornobuchungen, also auch Managerstornos und Retouren
- Entnahmen
- Zahlungswege getrennt, also bar und unbar
- Ausdruck des Nullstellungszählers, die Z-Nummer
Zum Storno gilt eine Regel, die häufig übersehen wird: Der Betrag gehört auf den Bon, auch wenn er null ist. Ein Tag ohne Storno ist unauffällig; ein Bon, auf dem die Zeile ganz fehlt, lässt offen, ob nicht storniert wurde oder ob das System es nicht ausweist.
Was außer dem Z-Bon noch aufzubewahren ist
Zum Tagesabschluss gehören nicht nur die Endsummen. Die OFD nennt ausdrücklich die weiteren Ausdrucke, die im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon stehen: betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte und Spartenberichte.
Der Trainingsspeicher ist der Posten, der in der Praxis Ärger macht. Wer neue Mitarbeiter im Trainingsmodus üben lässt, erzeugt Buchungen, die keine Umsätze sind. Solange die Ausdrucke vorliegen, ist das nachvollziehbar. Fehlen sie, steht im Raum, ob echte Umsätze im Trainingsmodus gelandet sind.
Dazu kommen die Organisationsunterlagen: Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Programmabrufe nach Änderungen und die Protokolle zur Kassenprogrammierung. Diese Unterlagen gehören in die Verfahrensdokumentation.
Der Abschluss in der richtigen Reihenfolge
Die Reihenfolge entscheidet darüber, ob der Abschluss etwas beweist. Wer erst den Bon zieht und dann zählt, kennt das Ergebnis vorher und der Zählvorgang verliert seinen Wert.
- Bargeld zählen, bevor der Z-Bon gezogen wird. Das Ergebnis notieren.
- Entnahmen und Einlagen des Tages festhalten, mit Belegen.
- Z-Bon ziehen. Damit ist der Tag abgeschlossen.
- Gezählten Bestand mit dem Sollbestand aus dem Bon vergleichen.
- Eine Abweichung als Kassendifferenz erfassen, nicht wegrechnen.
Punkt fünf ist der wichtigste und der unbeliebteste. Eine Differenz von wenigen Euro ist im Barbetrieb normal und für sich kein Problem. Eine Kasse, die über Monate exakt aufgeht, ist dagegen unglaubwürdig, weil sie in der Realität nicht vorkommt. Wie mit Abweichungen umzugehen ist, steht im Ratgeber Kassendifferenzen richtig buchen.
Mehrere Schichten, mehrere Bediener
Wo in Schichten gearbeitet wird, stellt sich die Frage, wann abgeschlossen wird. Der Z-Bon gehört an das Ende des Geschäftstages, nicht an das Ende jeder Schicht: Er setzt die Tageszähler zurück, und ein zweiter Abschluss am selben Tag erzeugt genau die Unklarheit, die niemand braucht.
Für den Schichtwechsel ist der X-Bon das richtige Mittel. Er zeigt den Stand, ohne etwas zurückzusetzen, und lässt sich beliebig oft ziehen. Wer zusätzlich wissen will, welcher Bediener welche Umsätze gemacht hat, arbeitet mit Bedienerkennungen und Kellnerberichten. Diese Berichte gehören zum Tagesabschluss und sind aufzubewahren.
Praktisch bewährt hat sich diese Aufteilung: Bei jedem Schichtwechsel ein X-Bon und ein Zählen der Kasse mit Übergabe an die nächste Person, am Tagesende der Z-Bon. Damit ist nachvollziehbar, in welcher Schicht eine Differenz entstanden ist, statt sie am Abend als Summe zu haben.
Wie lange die Abschlüsse aufzubewahren sind
Für Belege und Aufzeichnungen aus dem Warenverkauf nennt das Merkblatt Kassenführung der niedersächsischen Finanzverwaltung eine Frist von acht Jahren. Das gilt für die Z-Bons ebenso wie für die begleitenden Ausdrucke und, bei elektronischer Aufzeichnung, für die Daten im System oder auf einem externen Datenträger.
Bei einem Systemwechsel bleibt diese Pflicht bestehen, auch wenn die alte Kasse längst ersetzt ist. Die Daten müssen so gesichert werden, dass sie über die Lebensdauer der Hardware hinaus lesbar bleiben.
Und ohne elektronische Kasse?
Bei einer offenen Ladenkasse gibt es keinen Z-Bon. An seine Stelle tritt der tägliche Kassenbericht, der die Einnahmen aus dem gezählten Bestand zurückrechnet. Grundlage ist auch dort das tatsächliche Auszählen; Rundungen und Schätzungen sind nicht zulässig.
Wie dieser Bericht aufgebaut ist und welche Positionen hineingehören, beschreibt der Ratgeber Kassenbericht erstellen. Die grundsätzliche Frage, wer überhaupt ein Kassenbuch führen muss, klärt der Ratgeber Kassenbuch führen.
Vier Fehler, die bei einer Prüfung auffallen
Lücken in der Z-Nummer. Die Nummerierung ist fortlaufend und dient genau dazu, Vollständigkeit zu prüfen. Fehlt ein Tag, ist die erste Frage, was an diesem Tag passiert ist.
Zwei Z-Bons für einen Tag. Kommt vor, wenn jemand versehentlich zweimal abschließt. Beide Bons gehören aufbewahrt, mit einer kurzen Notiz. Einen davon wegzuwerfen erzeugt genau die Lücke aus dem vorigen Punkt.
Kartenumsätze im Barbestand. Der Z-Bon weist die Zahlungswege getrennt aus. Wer sie beim Zählen zusammenwirft, produziert eine Differenz, die es nicht gibt.
Der Abschluss wird nachgeholt. Ein Z-Bon, der montags für Samstag und Sonntag gezogen wird, verletzt die Zeitnähe. Bei Bargeld heißt zeitnah täglich.
Was das Finanzamt bei einer unangekündigten Prüfung konkret verlangt, beschreibt der Ratgeber Kassennachschau: Ablauf und Rechte.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Kassenpflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.
Abschluss auf einen Knopfdruck
Bei einem eingerichteten System läuft der Tagesabschluss über eine Taste, und die Ausdrucke landen dort, wo sie hingehören. Wie das bei Ihnen aussieht, zeige ich vor Ort und übe es mit den Leuten, die es abends machen. Kostenfreie Ersteinschätzung anfragen