Kurz zusammengefasst
Zur Kassenbuchführung verpflichtet sind buchführungspflichtige Betriebe, die bilanzieren. Wer den Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, braucht kein Kassenbuch, muss Bareinnahmen aber vollständig aufzeichnen. Ohne elektronische Kasse tritt der tägliche Kassenbericht an diese Stelle, gerechnet aus dem tatsächlich gezählten Bestand. Eine gewöhnliche Excel-Tabelle genügt nicht, weil sie sich unbemerkt ändern lässt.
Ein Kassenbuch verzeichnet alle Bargeldbewegungen eines Betriebs mit Datum, Betrag, Zweck und dem Bestand, der nach jeder Bewegung in der Kasse liegt. Verpflichtet dazu sind buchführungspflichtige Betriebe, die eine Bilanz erstellen. Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, braucht kein Kassenbuch im klassischen Sinn.
Dieser Unterschied ist der Grund, warum Betriebe zu diesem Thema so oft widersprüchliche Auskünfte bekommen. Beide Seiten haben recht, sie sprechen nur über verschiedene Betriebe. Wer wissen will, was für ihn selbst gilt, muss zuerst diese Frage klären.
Muss ich ein Kassenbuch führen?
Entscheidend ist, wie Ihr Gewinn ermittelt wird.
Bilanzierende Betriebe sind zur Kassenbuchführung verpflichtet. Die Pflicht folgt aus den handelsrechtlichen Buchführungsvorschriften und den steuerlichen Regelungen der Abgabenordnung. Betroffen sind Kaufleute sowie Betriebe, die die Grenzen des § 141 AO überschreiten.
Betriebe mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Absatz 3 EStG brauchen kein Kassenbuch. Der Bundesfinanzhof hat das 2006 entschieden, und die Begründung ist schlicht: Bei der EÜR gibt es keine Bestandskonten, also auch kein Kassenkonto, das zu führen wäre.
Das ist die häufigste Fehlvorstellung zum Thema, und sie kippt gern ins andere Extrem. Aus „kein Kassenbuch nötig" wird im Betrieb schnell „ich muss nichts aufschreiben", und das ist falsch. Die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Absatz 1 AO gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart, also auch für EÜR-Rechner. Das Merkblatt Kassenführung der niedersächsischen Finanzverwaltung formuliert es so: Sie gilt „unabhängig davon, ob Sie eine E-Bilanz oder eine elektronische Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) beim Finanzamt einreichen".
Der Unterschied liegt also nicht in der Frage, ob aufgezeichnet werden muss, sondern in der Form. Für EÜR-Rechner kann die geordnete Ablage der Belege nach § 146 Absatz 5 AO ausreichen, wenn sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Ein Bestandskonto in Kassenbuchform ist nicht verlangt.
Was ändert eine elektronische Kasse?
Eine elektronische Kasse mit TSE übernimmt die Einzelaufzeichnung selbst. Jeder Vorgang wird erfasst, signiert und unveränderbar gespeichert. Die Aufzeichnungspflicht wird damit technisch erfüllt, und der Aufwand sinkt deutlich gegenüber der Handarbeit.
Zwei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen.
Erstens: Die Kasse erfasst die Umsätze, aber nicht jede Bargeldbewegung im Betrieb. Privatentnahmen, Einlagen, aus der Kasse bezahlte Betriebsausgaben und der Weg des Geldes zur Bank finden dort nicht automatisch statt. Bilanzierende Betriebe brauchen diese Bewegungen weiterhin im Kassenbuch.
Zweitens: Der Z-Bon ist ein Tagesabschluss, kein Kassenbuch. Er zeigt, was die Kasse verbucht hat, nicht was tatsächlich in der Schublade liegt. Die Differenz zwischen beidem ist genau der Punkt, an dem eine Prüfung ansetzt.
Was die TSE dabei technisch leistet, erklärt der Ratgeber TSE-Pflicht einfach erklärt. Dass die Kasse zusätzlich beim Finanzamt zu melden ist, steht unter Kasse beim Finanzamt melden.
Offene Ladenkasse: der tägliche Kassenbericht
Ohne elektronische Kasse tritt der Kassenbericht an die Stelle der maschinellen Aufzeichnung. Er wird täglich erstellt und rechnet die Einnahmen aus dem gezählten Bestand zurück. Der Bundesfinanzhof hat diese Anforderung bestätigt (Beschluss vom 13. März 2013, X B 16/12).
Die Rechnung läuft rückwärts, vom Geld zum Umsatz:
| Schritt | Position |
|---|---|
| Kassenbestand bei Geschäftsschluss | gezählt |
| abzüglich Kassenbestand am Morgen | Vortagsbestand |
| abzüglich privater Einlagen | eingelegtes Geld |
| zuzüglich privater Entnahmen | entnommenes Geld |
| zuzüglich bar bezahlter Betriebsausgaben | mit Belegen |
| ergibt die Bruttoeinnahmen des Tages | Ergebnis |
Grundlage ist das tatsächliche Auszählen des Bargelds; der Kassenbestand ist täglich zu zählen. Rundungen und Schätzungen sind nicht zulässig. Wer mehrere offene Ladenkassen betreibt, führt die Aufzeichnungen für jede einzelne Kasse.
Ein Zählprotokoll ist nicht verpflichtend. Der Bundesfinanzhof hat das mit Beschluss vom 16. Dezember 2016 (X B 41/16) entschieden. Die Finanzverwaltung empfiehlt es aber, um die Beweiskraft zu stärken, und diese Empfehlung ist praktisch gemeint: Ein Blatt mit dem gezählten Bestand kostet eine Minute und belegt später, dass tatsächlich gezählt wurde.
Ob die offene Ladenkasse für Ihren Betrieb noch der richtige Weg ist, behandelt der Ratgeber Kassenpflicht und offene Ladenkasse.
Was in ein Kassenbuch gehört
Jede Eintragung braucht Datum, Betrag, eine Angabe zum Geschäftsvorfall, den Steuersatz bei umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen, einen Belegverweis und den Bestand nach der Buchung.
Zwei Regeln entscheiden über die Beweiskraft. Zeitnah heißt bei Bargeld täglich, weil sich der Bestand jeden Tag ändert und später nicht mehr rekonstruierbar ist. Und der Bestand darf nie negativ werden: Eine Kasse, aus der mehr Geld herausgeht als vorher drin war, ist rechnerisch unmöglich. Dieser sogenannte Kassenminusbestand ist einer der ersten Punkte, die ein Prüfer sucht, weil er sich maschinell finden lässt.
Ist eine Excel-Tabelle zulässig?
Für den Kassenbericht nicht. Das Merkblatt der niedersächsischen Finanzverwaltung ist an dieser Stelle eindeutig: Ein mit Standardsoftware wie Office-Programmen erstellter Kassenbericht ist nicht gegen nachträgliche Änderungen geschützt und entspricht nicht den Vorschriften des § 146 Absatz 4 Satz 1 AO.
Zulässig sind ein gebundenes Kassenbuch in Papierform, ein Kassenbuchprogramm mit Festschreibung oder die Aufzeichnung über ein Kassensystem, dessen Daten unveränderbar gespeichert werden. Wer bisher mit einer Tabelle arbeitet, sollte das vor der nächsten Prüfung ändern. Die Anforderungen an die Unveränderbarkeit stehen unter GoBD und TSE.
Ein Hinweis für umsatzsteuerpflichtige Betriebe, der leicht untergeht: Der Kassenbericht allein genügt für die umsatzsteuerlichen Einzelaufzeichnungspflichten nach § 22 UStG nicht. Wer Umsätze zu verschiedenen Steuersätzen hat, muss zur Feststellung der Steuer daneben weiterhin Einzelaufzeichnungen führen.
Wo es in der Praxis schiefgeht
Vier Punkte tauchen immer wieder auf, und keiner davon entsteht aus Absicht.
Die Kasse wird nicht gezählt, sondern gerechnet. Wer den Bestand aus dem Z-Bon übernimmt statt nachzuzählen, merkt eine Differenz nie. Genau diese Differenz will ein Prüfer sehen, denn sie zeigt, dass tatsächlich gezählt wird.
Privatentnahmen werden vergessen. Der Zwanziger für den Einkauf am Nachmittag steht auf keinem Bon. Er fehlt später im Bestand und lässt den Tag unstimmig aussehen.
Nachträgliches Sortieren. Wenn eine Woche gesammelt und am Freitag eingetragen wird, ist die Zeitnähe verletzt. Bei Bargeld heißt zeitnah täglich.
Kartenzahlungen im Bargeldbestand. Kartenumsätze gehören nicht in den Barbestand, sonst stimmt die Kasse nie. Sie werden getrennt geführt und über das Bankkonto abgeglichen.
Alle vier fallen bei einer Kassennachschau auf, weil sie sich rechnerisch zeigen. Was dabei genau geprüft wird, steht im Ratgeber Kassenprüfung: So läuft sie ab. Die schriftliche Beschreibung Ihrer Abläufe behandelt der Ratgeber Verfahrensdokumentation für die Kassenführung.
Wie lange aufbewahren?
Für Belege und Aufzeichnungen rund um den Warenverkauf nennt das Merkblatt Kassenführung der niedersächsischen Finanzverwaltung eine Frist von acht Jahren. Sie gilt sowohl ohne Kassensystem für die Papierunterlagen als auch bei elektronischer Aufzeichnung für die Daten im System, auf einem externen Datenträger oder in einer Datencloud, dort unveränderbar.
Aufbewahrungspflichtig sind dabei nicht nur die Zahlen. Das Merkblatt zählt ausdrücklich auch Bedienungsanleitungen, Programmbeschreibungen, Einrichtungs- und Änderungsprotokolle sowie handschriftliche Aufzeichnungen wie Kassenbuch, Trinkgeldregelungen, Bestellbücher und Strichlisten dazu. Für jedes eingesetzte Gerät sind zusätzlich Einsatzort und Einsatzzeitraum zu protokollieren, getrennt je Gerät.
Wichtig beim Systemwechsel: Die Daten der alten Kasse bleiben aufbewahrungspflichtig, auch wenn das Gerät längst weg ist. Sie müssen also in einer Form gesichert werden, die über die Lebensdauer der Hardware hinaus lesbar bleibt.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Kassenpflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Ob für Ihren Betrieb eine Kassenbuchpflicht besteht, hängt von der Gewinnermittlungsart ab; klären Sie das bitte mit Ihrem Steuerberater.
Kassenführung ohne täglichen Papierkram
Wenn die Kasse die Einzelaufzeichnung, den Tagesabschluss und den Export an die Buchhaltung übernimmt, bleibt für Sie das Zählen und die Kontrolle. Wie das für Ihren Betrieb aussieht, schauen wir am besten vor Ort an. Kostenfreie Ersteinschätzung anfragen