Die Kassen-Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO verpflichtet Unternehmen, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt elektronisch zu melden. Betroffen sind seit dem 1. Januar 2025 alle zertifizierten Kassen mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) sowie Taxameter und Wegstreckenzähler.
Die Meldung läuft über das Portal "Mein ELSTER" oder über die ERiC-Schnittstelle. Wer die Frist versäumt, riskiert Beanstandungen bei der nächsten Kassenprüfung.
Zuletzt aktualisiert: 15. Juni 2026
Inhaltsverzeichnis
- Wer muss seine Kasse melden?
- Bis wann muss gemeldet werden?
- Wie melde ich meine Kasse über ELSTER?
- Welche Daten brauche ich für die Meldung?
- Was passiert bei Versäumnis?
- Häufige Fragen
Wer muss seine Kasse melden?
Meldepflichtig ist jeder Betrieb, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter TSE einsetzt — also nahezu jede moderne Registrierkasse und jedes PC-Kassensystem. Ebenfalls erfasst sind Taxameter und Wegstreckenzähler. Die Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 bundesweit.
Maßgeblich ist die Betriebsstätte: Jedes System ist dort zu melden, wo es tatsächlich eingesetzt wird. Wer mehrere Standorte betreibt, meldet die Geräte je Betriebsstätte getrennt.
Nicht betroffen sind Betriebe, die ausschließlich mit einer offenen Ladenkasse arbeiten, da hier kein elektronisches Aufzeichnungssystem mit TSE vorliegt. Sobald Sie jedoch eine elektronische Kasse anschaffen, greift die Mitteilungspflicht. Was eine TSE technisch leistet, lesen Sie in unserem Ratgeber zur TSE-Pflicht.
Bis wann muss gemeldet werden?
Für die Frist kommt es auf das Anschaffungsdatum an. Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden.
Wichtig: Auch die Außerbetriebnahme eines Systems ist mitzuteilen — etwa wenn Sie eine alte Kasse ausmustern oder einen Standort schließen.
| Fall | Frist |
|---|---|
| System vor dem 01.07.2025 angeschafft | Meldung bis 31.07.2025 |
| System ab dem 01.07.2025 angeschafft | innerhalb eines Monats nach Anschaffung |
| Außerbetriebnahme eines Systems | innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme |
Da die erste Stichtagsfrist (31. Juli 2025) bereits verstrichen ist, sollten Betriebe, die ihre Bestandsgeräte noch nicht gemeldet haben, die Meldung kurzfristig nachholen.
Wie melde ich meine Kasse über ELSTER?
Die Meldung erfolgt seit dem 1. Januar 2025 ausschließlich elektronisch — entweder über das Portal "Mein ELSTER" oder über die ERiC-Schnittstelle. Eine Meldung auf Papier ist nicht vorgesehen.
Für die Übermittlung stehen drei Wege zur Verfügung:
- Direkteingabe: ELSTER-Formular "Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO" direkt im Portal ausfüllen. Geeignet bei wenigen Geräten.
- XML-Upload: Strukturierte XML-Datei mit Gerätedaten hochladen. Praktisch bei vielen Systemen.
- ERiC-Schnittstelle: Daten direkt aus kompatibler Software übertragen.
Die IHK Essen stellt zum Verfahren ebenfalls Hinweise bereit.
Welche Daten brauche ich für die Meldung?
Pro Betriebsstätte sind unter anderem Art und Anzahl der eingesetzten Systeme, die Seriennummer jedes Geräts, die Art der verwendeten TSE sowie das Anschaffungsdatum anzugeben.
| Angabe | Beschreibung |
|---|---|
| Art und Anzahl der Systeme | Welche und wie viele Aufzeichnungssysteme je Betriebsstätte |
| Seriennummer | Eindeutige Kennung jedes einzelnen Geräts |
| Art der TSE | Bauart der technischen Sicherheitseinrichtung (z. B. Hardware oder Cloud) |
| Anschaffungsdatum | Datum der Inbetriebnahme des Systems |
| Außerbetriebnahme-Datum | Nur bei Abmeldung eines Systems anzugeben |
Bei der Zusammenstellung der TSE- und Seriennummern-Angaben unterstützen wir Sie im Rahmen der Einrichtung Ihres Systems.
Was passiert bei Versäumnis?
Wird die Meldung nicht oder verspätet abgegeben, drohen je nach Auslegung Bußgelder — in der fachlichen Diskussion ist eine Geldbuße bis zu 25.000 € nach § 379 AO im Gespräch. Daneben besteht ein erhöhtes Risiko von Beanstandungen und Hinzuschätzungen nach § 162 AO bei einer Kassenprüfung.
Die Quellenlage zu den konkreten Sanktionen ist nicht einheitlich. Sicher ist: Eine fehlende Meldung fällt bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung auf. Welche Punkte das Finanzamt bei einer Prüfung kontrolliert, lesen Sie im Ratgeber Kassensystem & Finanzamt.
Hintergründe zu den Anforderungen an die ordnungsmäßige Kassenführung finden Sie unter GoBD & TSE.
Häufige Fragen
Muss ich jede einzelne Kasse melden?
Ja. Jedes elektronische Aufzeichnungssystem mit TSE ist einzeln und je Betriebsstätte zu melden. Bei mehreren Standorten erfolgt die Meldung getrennt nach Betriebsstätte.
Gilt die Meldepflicht auch für die offene Ladenkasse?
Nein. Die Mitteilungspflicht betrifft ausschließlich elektronische Aufzeichnungssysteme mit zertifizierter TSE. Eine offene Ladenkasse fällt nicht darunter.
Was kostet die Meldung über ELSTER?
Die Meldung über "Mein ELSTER" ist kostenfrei. Sie benötigen lediglich ein aktiviertes ELSTER-Benutzerkonto.
Wer kann die Meldung für mich übernehmen?
Die Meldung können Sie selbst, durch Ihren Steuerberater oder via ERiC-Schnittstelle aus Kassensoftware vornehmen. Bei der Zusammenstellung der Gerätedaten unterstützen wir Sie im Rahmen der Einrichtung.
Muss ich melden, wenn ich eine alte Kasse abschaffe?
Ja. Auch die Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems ist dem Finanzamt mitzuteilen — in der Regel innerhalb eines Monats.
Ich habe die Frist zum 31. Juli 2025 verpasst — was nun?
Holen Sie die Meldung schnellstmöglich nach. Eine verspätete Meldung ist deutlich besser als eine unterlassene. Klären Sie bei Unsicherheit das Vorgehen mit Ihrem Steuerberater.
Wo finde ich das richtige Formular bei ELSTER?
Im Portal "Mein ELSTER" unter "Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO". Weitere Hinweise bietet die Finanzverwaltung Hessen.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Kassenpflicht und Meldepflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.
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