Kassensystem und Finanzamt: Kassenprüfung, GoBD und was Sie wissen müssen

Kurze Antwort: Das Finanzamt kann jederzeit und ohne Vorankündigung eine Kassennachschau durchführen. Wer seine Kasse GoBD-konform führt, lückenlose Z-Bons aufbewahrt und eine zertifizierte TSE-Kassenlösung nutzt, besteht diese Prüfung ohne Probleme.

Was ist eine Kassennachschau?

Die Kassennachschau wurde 2018 mit § 146b der Abgabenordnung (AO) eingeführt. Sie gibt dem Finanzamt das Recht, Geschäftsräume während der üblichen Geschäftszeiten ohne vorherige Ankündigung zu betreten und die Kassenführung zu prüfen. Anders als bei einer Betriebsprüfung müssen Sie keinen Steuerberater oder Rechtsanwalt hinzuziehen — die Nachschau gilt als Verwaltungsakt, keine förmliche Prüfung.

Der Prüfer legitimiert sich mit seinem Dienstausweis und darf unmittelbar mit der Kontrolle beginnen. Sie sind verpflichtet, Auskunft zu geben und Einsicht in die Aufzeichnungen zu gewähren. Eine Verweigerung kann als Indiz für Unregelmäßigkeiten gewertet werden und unmittelbar zu einer vollständigen Betriebsprüfung führen.

Wichtig: Die Kassennachschau kann jederzeit ohne zeitliche Vorankündigung stattfinden — auch an einem Samstagabend im vollen Restaurantbetrieb oder an einem Dienstagvormittag im Einzelhandel. Bereiten Sie sich deshalb dauerhaft vor, nicht erst wenn Sie von einer Prüfung erfahren.

Was prüft der Betriebsprüfer genau?

Der Prüfer konzentriert sich auf mehrere Kernbereiche, die er in der Regel in dieser Reihenfolge sichtet:

• Z-Bons und Tagesprotokolle: Jeder Tagesabschluss muss als sogenannter Z-Bon ausgedruckt oder digital gespeichert vorliegen. Der Z-Bon enthält den Umsatz des Tages, die Stornierungen, Retouren sowie den fortlaufenden Z-Zählerstand. Fehlt ein einziger Z-Bon, entsteht sofort eine erklärungsbedürftige Lücke.
• Kassensturz und Kassenbericht: Der tägliche Kassensturz — also das manuelle Zählen des Bargeldbestands — muss dokumentiert sein. Viele Betriebe vergessen dies oder führen es unvollständig durch. Das Ergebnis des Kassenberichts muss mit dem Z-Bon übereinstimmen.
• DSFinV-K Export: Seit dem 1. Januar 2020 sind Kassensysteme verpflichtet, Daten im standardisierten Format DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) exportieren zu können. Der Prüfer kann verlangen, dass Sie diesen Export sofort erstellen und vorlegen. Systeme die dieses Format nicht unterstützen, sind nicht gesetzeskonform.
• TSE-Daten (Technische Sicherheitseinrichtung): Seit dem 1. Januar 2023 gilt die TSE-Pflicht bundesweit ohne Ausnahmen. Die TSE signiert jeden Kassiervorgang mit einem eindeutigen Prüfwert und macht nachträgliche Manipulationen erkennbar. Der Prüfer kontrolliert, ob Ihre Kasse ordnungsgemäß an eine TSE angebunden ist und ob alle Belege korrekt signiert wurden.
• Aufbewahrungsfristen: Kassenunterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden — sowohl in Papierform als auch digital. Fehlende Unterlagen aus Vorjahren können zu rückwirkenden Schätzungen führen.
• Sofortige Verarbeitungspflicht: Einnahmen müssen täglich erfasst werden. Eine nachträgliche Buchung mehrerer Tage auf einmal ist nicht GoBD-konform.

GoBD-konforme Kassenführung: Die wichtigsten Regeln

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) definieren verbindlich, wie elektronische Kassensysteme betrieben werden müssen. Die zentralen Anforderungen:

• Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss erfasst werden. Keine Ausnahmen, keine handschriftlichen Nachträge die nicht nachvollziehbar sind.
• Richtigkeit: Die erfassten Daten müssen mit der wirtschaftlichen Realität übereinstimmen. Stornierungen müssen im System dokumentiert sein, nicht einfach gelöscht werden.
• Zeitgerechtheit: Einnahmen müssen am selben Tag oder spätestens am folgenden Werktag verbucht sein. Sammelverbuchungen über mehrere Tage sind unzulässig.
• Unveränderlichkeit: Einmal gespeicherte Daten dürfen nicht nachträglich geändert werden können — ohne dass die Änderung selbst protokolliert und nachvollziehbar ist. Systeme die ein direktes Überschreiben von Buchungsdaten erlauben, sind nicht GoBD-konform.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Transaktion muss einem konkreten Zeitpunkt, Bediener und Umsatzsteuer-Satz zugeordnet sein.
• Aufbewahrung: 10 Jahre, gerechnet vom Ende des Geschäftsjahres in dem der Beleg entstanden ist.

Weitere Details zur GoBD-konformen Kassenführung, zur TSE-Pflicht und zu zertifizierten Softwarelösungen finden Sie auf unserer Seite zu GoBD und TSE.

Häufige Fehler die zur Schätzung führen

Eine Schätzung durch das Finanzamt (§ 162 AO) bedeutet: Das Finanzamt legt die Besteuerungsgrundlagen selbst fest — in der Regel zu Ihren Ungunsten. Folgende Fehler führen in der Praxis besonders häufig dazu:

• Lücken in der Z-Bon-Reihe: Wenn der Z-Zähler von 1.147 auf 1.149 springt, fehlt Bon 1.148. Das Finanzamt geht dann davon aus, dass an diesem Tag Einnahmen nicht erfasst wurden. Jede Lücke muss schriftlich begründet werden — z. B. Systemstörung mit Technikerprotokoll.
• Fehlende oder unvollständige Kassenberichte: Der Kassenbericht ist das Bindeglied zwischen Kasseninhalt und Buchhaltung. Fehlt er oder stimmen die Zahlen nicht mit dem Z-Bon überein, ist die Kassenführung formal nicht korrekt.
• Stornierungen ohne Beleg: Jede Stornierung muss im System protokolliert sein. Handschriftliche Streichungen oder nachträgliche Korrekturen außerhalb des Systems sind nicht zulässig.
• Keine Verfahrensdokumentation: Die GoBD verlangen seit 2015 eine schriftliche Beschreibung, wie das Kassensystem eingesetzt wird (Verfahrensdokumentation). Viele kleine Betriebe haben diese nie erstellt.
• Alte Registrierkassen ohne TSE: Betriebe die noch auf Registrierkassen ohne TSE-Anbindung setzen, verstoßen gegen § 146a AO und riskieren ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro sowie eine Verwerfung der Buchführung.
• Kein DSFinV-K Export möglich: Wenn Ihr System diese Exportfunktion nicht hat, ist allein das schon ein Grund für den Prüfer, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage zu stellen.

Wie Sie sich auf eine Kassenprüfung vorbereiten

Die gute Nachricht: Wer sein Kassensystem korrekt einrichtet und täglich sauber damit arbeitet, muss vor einer Kassennachschau keine Angst haben. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, dauerhaft prüfungsbereit zu sein:

• Täglichen Z-Bon durchführen und archivieren (Papier oder digital, 10 Jahre)
• Täglichen Kassensturz durchführen und im Kassenbericht dokumentieren
• Kassenbericht mit Z-Bon abgleichen und bei Differenzen den Grund notieren
• TSE-Anbindung Ihres Kassensystems regelmäßig auf Funktion prüfen
• DSFinV-K Export mindestens einmal ausprobieren und wissen wo Sie ihn finden
• Verfahrensdokumentation erstellen und aktuell halten
• Alle Kassendaten gesichert und für 10 Jahre archiviert
• Stornierungen immer im System durchführen, niemals handschriftlich korrigieren
• Systemprotokolle bei Ausfällen oder Störungen aufbewahren
• Mitarbeiter schulen: Jeder der an der Kasse arbeitet, muss die Grundregeln kennen

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr aktuelles System alle Anforderungen erfüllt, sprechen Sie uns direkt an. Bei Mihok Kassensysteme prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ob Ihre Lösung GoBD-konform und TSE-zertifiziert ist. Unser Kontaktformular ist der schnellste Weg.

Welche Kassensysteme sind prüfungssicher?

Nicht jedes Kassensystem auf dem Markt ist automatisch prüfungssicher. Achten Sie beim Kauf oder bei der Umrüstung auf folgende Merkmale:

• Zertifizierte TSE: Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. Fragen Sie den Anbieter ausdrücklich nach dem BSI-Zertifikat.
• DSFinV-K Export: Das System muss diesen Export nativ unterstützen — kein Zusatzmodul, keine manuelle Nacharbeit.
• GoBD-konforme Datenspeicherung: Unveränderlichkeit, vollständige Protokollierung und revisionssichere Archivierung müssen technisch sichergestellt sein.
• Automatische Updates: Steuerrechtliche Anforderungen ändern sich. Ihr Anbieter muss regelmäßig Updates bereitstellen — auch bei Änderungen des Umsatzsteuerrechts (z. B. Sonderregelungen für Gastronomie).
• Lokaler Support: Bei einem Prüfungstermin zählt schnelle Hilfe. Ein Anbieter der auf Anfragen erst nach Tagen reagiert, ist im Ernstfall keine Hilfe.

Mihok Kassensysteme liefert und wartet ausschließlich Systeme die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen — TSE-zertifiziert, DSFinV-K-fähig und GoBD-konform. Wir betreuen Betriebe in der Gastronomie und im Einzelhandel im Raum Olfen und darüber hinaus. Mehr dazu auf unserer Seite für Kassensysteme in der Gastronomie.

Häufig gestellte Fragen zur Kassenprüfung

Wie lange im Voraus kündigt das Finanzamt eine Kassennachschau an?

Gar nicht. Die Kassennachschau nach § 146b AO findet ohne Vorankündigung statt. Der Prüfer darf Ihre Geschäftsräume während der normalen Öffnungszeiten betreten und sofort mit der Kontrolle beginnen. Sie haben kein Recht auf eine Vorbereitungszeit.

Muss ich bei einer Kassennachschau einen Steuerberater hinzuziehen?

Nein, das ist nicht erforderlich und auch nicht möglich — zumindest nicht sofort. Die Kassennachschau ist keine förmliche Betriebsprüfung. Sie können Ihren Steuerberater informieren, aber die Nachschau läuft auch ohne seine Anwesenheit. Kooperieren Sie sachlich mit dem Prüfer und legen Sie alle verlangten Unterlagen vor.

Was passiert wenn meine Kasse keine TSE hat?

Das ist seit dem 1. Januar 2023 ein klarer Gesetzesverstoß gemäß § 146a AO. Es droht ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro. Außerdem kann der Prüfer die gesamte Buchführung verwerfen und eine Schätzung der Einnahmen vornehmen. Systeme ohne TSE sollten umgehend nachgerüstet oder ersetzt werden.

Wie lange muss ich Kassendaten aufbewahren?

Zehn Jahre, gerechnet vom Ende des Geschäftsjahres in dem der Beleg erstellt wurde. Das gilt für Z-Bons, Kassenberichte, Programmierprotokolle, alle Konfigurationsänderungen und die TSE-Daten. Die Aufbewahrung muss so erfolgen, dass die Daten lesbar, vollständig und unveränderlich sind.

Was ist der Unterschied zwischen Kassennachschau und Betriebsprüfung?

Die Kassennachschau ist eine unangekündigte Stichprobe die sich auf die Kassenführung konzentriert. Sie dauert oft nur wenige Stunden. Eine Betriebsprüfung ist umfangreicher, wird vorab angekündigt und prüft die gesamte Buchführung über mehrere Jahre. Die Kassennachschau kann in eine Betriebsprüfung übergehen, wenn der Prüfer Unregelmäßigkeiten feststellt.

Darf ich den Prüfer abweisen wenn gerade viel los ist?

Nein. Sie sind gesetzlich zur Mitwirkung verpflichtet. Den Prüfer abzuweisen oder zu vertrösten kann als Behinderung der Prüfung gewertet werden. Das gibt dem Finanzamt das Recht, unmittelbar zur vollständigen Betriebsprüfung überzugehen. Bitten Sie höflich um kurze Geduld falls Sie gerade im Kundengespräch sind, aber verweigern Sie die Prüfung nicht.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Steuerrechtliche Anforderungen können sich ändern. Sprechen Sie für eine verbindliche Einschätzung Ihrer individuellen Situation mit einem zugelassenen Steuerberater.