Kurz zusammengefasst
Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist seit 2020 für alle elektronischen Kassensysteme gesetzlich vorgeschrieben und verhindert nachträgliche Manipulation von Kassendaten. Jede Transaktion wird mit einem Prüfwert signiert und kann vom Finanzamt jederzeit überprüft werden.
Kurze Antwort: Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist seit dem 1. Januar 2020 gesetzlich vorgeschrieben, jedes elektronische Kassensystem in Deutschland muss mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein. Ohne TSE drohen Bußgelder und eine Schätzung durch das Finanzamt.
Was ist die TSE und warum gibt es sie?
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein Sicherheitsmodul, das Kassendaten manipulationssicher speichert und signiert. Sie wurde eingeführt, weil jahrelang Kassensoftware im Umlauf war, die nachträgliche Änderungen an Transaktionsdaten ermöglichte, sogenannte „Zapper-Software". Der Gesetzgeber reagierte mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und § 146a Abgabenordnung (AO).
Jede Transaktion wird durch die TSE mit einer kryptografischen Signatur versehen. Diese Signatur ist einmalig und kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert die eingesetzten TSE-Module.
Wann gilt die TSE-Pflicht?
Die TSE-Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2020 für alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem einsetzen. Nach einer Übergangsfrist für Unternehmen, die rechtzeitig eine TSE bestellt aber nicht erhalten hatten, gilt seit dem 31. März 2021 keine Ausnahmeregelung mehr.
Wichtig: Die TSE-Pflicht gilt nicht für die offene Ladenkasse, also für Betriebe, die ausschließlich mit einer Geldkassette ohne elektronisches System arbeiten. Wer jedoch auch nur gelegentlich ein elektronisches Kassensystem nutzt, benötigt zwingend eine TSE.
Technische Anforderungen: Was muss eine TSE leisten?
Laut BSI und KassenSichV muss eine zertifizierte TSE folgende Anforderungen erfüllen:
- Kryptografische Signatur jeder Kassenbuchung
- Unveränderlicher Transaktionsspeicher (manipulationssicher)
- Fortlaufende Nummerierung aller Transaktionen
- Speicherung von Start- und Endzeit jeder Transaktion
- Export der Daten im DSFinV-K-Format (für Betriebsprüfungen)
- BSI-Zertifizierung gemäß Common Criteria
TSE-Module sind als USB-Sticks, SD-Karten, Cloud-Lösung (Online-TSE) oder intern verbaut erhältlich. Cloud-TSEs haben den Vorteil, dass sie keine physische Komponente benötigen, die verloren gehen oder beschädigt werden kann.
Was muss auf dem Kassenbon stehen? (TSE-Pflichtangaben)
Jeder Kassenbon muss seit der TSE-Einführung folgende Pflichtangaben enthalten:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Datum und Uhrzeit der Transaktion
- Einzelne Positionen mit Menge, Preis und Steuersatz
- Gesamtbetrag und Zahlungsart
- Seriennummer der TSE
- Transaktionsnummer
- Prüfwert (kryptografische Signatur)
Ein Bon ohne diese Angaben ist nicht GoBD-konform und kann bei einer Kassennachschau beanstandet werden.
Welche Strafen drohen ohne TSE?
Wer ein elektronisches Kassensystem ohne gültige TSE betreibt, riskiert erhebliche Konsequenzen:
- Bußgeld bis 25.000 € nach § 379 AO für fehlerhafte Kassenführung
- Schätzung der Betriebseinnahmen durch das Finanzamt (§ 162 AO), in der Praxis oft deutlich höher als der tatsächliche Umsatz
- Steuernachzahlungen mit Zinsen über mehrere Jahre
- Im Extremfall strafrechtliche Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung (§ 370 AO)
Bei einer unangekündigten Kassennachschau (§ 146b AO) kann der Betriebsprüfer sofort prüfen, ob eine TSE vorhanden und korrekt eingebunden ist. Fehlt die TSE, muss der Betrieb den Mangel unverzüglich beheben, in der Praxis bedeutet das: innerhalb weniger Tage, sonst folgt ein Bußgeldverfahren.
Das TSE-Zertifikat läuft ab: was dann?
Jede TSE hat ein Zertifikat mit begrenzter Laufzeit. Sie beträgt in der Regel fünf Jahre, in manchen Fällen bis zu sieben, und sie ist vom Hersteller festgelegt. Der entscheidende Punkt dabei wird fast immer übersehen: Die Frist beginnt am Herstellungstag der TSE, nicht am Kaufdatum. Lag das Modul vor dem Verkauf einige Monate im Lager, verkürzt sich die nutzbare Zeit entsprechend.
Nach Ablauf des Zertifikats kann die TSE keine Geschäftsvorfälle mehr absichern. Damit ist die Kasse nicht mehr ordnungsgemäß einsetzbar, und ein Weiterbetrieb ist nicht zulässig. Das ist kein Übergangszustand, den man ein paar Wochen aussitzen kann.
Zwischen den Bauformen gibt es einen wichtigen Unterschied. Bei einer Cloud-TSE kann das Zertifikat zentral durch den Anbieter aktualisiert werden, ohne dass im Betrieb etwas ausgetauscht wird. Bei einer Hardware-TSE muss das Modul ersetzt werden, und dafür braucht es einen Termin. Welche Bauform für welchen Betrieb sinnvoll ist, steht im Ratgeber Kassenplatz einrichten.
Praktisch heißt das: Prüfen Sie das Ablaufdatum jetzt und nicht, wenn die Kasse stehenbleibt. Bei den meisten Systemen steht es in den Systeminformationen oder auf dem TSE-Aktivierungsnachweis. Notieren Sie es dort, wo Sie es wiederfinden, am besten in der Verfahrensdokumentation.
Drei Dinge, die beim Austausch zu erledigen sind
Die Meldung an das Finanzamt. Der Austausch berührt die Mitteilungspflicht nach § 146a Absatz 4 AO. Da bei jeder Mitteilung stets alle Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zu übermitteln sind, gehört der geänderte Bestand dorthin. Wie das Verfahren abläuft, steht im Ratgeber Kasse beim Finanzamt melden; ob und in welcher Frist der reine TSE-Wechsel selbst zu melden ist, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, weil die Verwaltungspraxis dazu nicht einheitlich dargestellt wird.
Die Daten der alten TSE sichern. Die abgesicherten Anwendungsdaten bleiben aufbewahrungspflichtig. Zwei Handwerkskammern nennen für die ausgetauschte TSE eine Aufbewahrung von zehn Jahren; das Merkblatt Kassenführung der niedersächsischen Finanzverwaltung nennt für Belege und Aufzeichnungen aus dem Warenverkauf acht Jahre. Die Angaben betreffen verschiedene Gegenstände, deshalb lohnt die Abstimmung mit dem Steuerberater, welche Frist für welchen Teil gilt. Sicher ist: Die alte TSE darf nicht einfach entsorgt werden.
Den neuen Aktivierungsnachweis ablegen. Er belegt, seit wann die neue Sicherheitseinrichtung läuft. Zusammen mit dem alten Nachweis entsteht eine lückenlose Kette, und genau die ist im Prüfungsfall die Frage.
Die TSE fällt aus: was tun?
Ein TSE-Ausfall ist der unangenehmste Fall, weil er mitten im Betrieb auftritt. Wichtig ist zuerst die Entwarnung: Ein Ausfall macht die Kassenführung nicht automatisch fehlerhaft. Er muss aber dokumentiert werden.
Das Merkblatt Kassenführung der niedersächsischen Finanzverwaltung nennt unter den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen ausdrücklich die Nachweise für ungewöhnliche Vorgänge, darunter den Ausfall der TSE oder der Kasse sowie Abweichungen im Kassenbestand beim Soll-Ist-Vergleich. Diese Nachweise sind der Grund, warum ein dokumentierter Ausfall unproblematisch bleibt und ein undokumentierter nicht.
Was in die Dokumentation gehört: wann der Ausfall begann, wann er behoben war, was in der Zwischenzeit passiert ist und was zur Behebung getan wurde. Ein handschriftlicher Vermerk mit Datum und Uhrzeit genügt dafür.
Zur Frage, ob während des Ausfalls weiterkassiert werden darf: Die Aufzeichnungspflicht besteht unabhängig von der Technik weiter. Wer den Verkauf fortsetzt, muss die Vorgänge auf andere Weise vollständig erfassen, etwa handschriftlich, und sie anschließend nachvollziehbar zuordnen. Ein längerer Ausfall gehört deshalb schnell behoben und nicht wochenlang überbrückt.
Ein Notfallplan hilft hier mehr als jede Regel: Wer vorher weiß, wen er anruft und wie er ohne System kassiert, verliert keine Zeit. Das steht im Ratgeber Kassensystem ausgefallen: der Notfall-Plan. Wie Abweichungen im Bestand zu behandeln sind, steht im Ratgeber Kassendifferenzen richtig buchen.
TSE nachrüsten: Geht das?
Eine Verwechslung sei an dieser Stelle noch geklärt: Nullbeleg, Monatsbeleg und Jahresbeleg sind Pflichten aus dem österreichischen Recht und in Deutschland nicht vorgesehen. Warum das so ist und woran Sie österreichische Quellen erkennen, steht im Ratgeber Nullbeleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg.
In vielen Fällen ja, es kommt auf das vorhandene Kassensystem an. Moderne Kassensysteme unterstützen in der Regel eine externe oder Cloud-TSE. Ältere Systeme (vor 2018) können technisch inkompatibel sein und müssen ersetzt werden.
Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihr aktuelles System TSE-konform ist, lassen Sie es von einem Kassensystem-Fachbetrieb prüfen. Die Nachrüstung ist oft günstiger als ein Neukauf, aber nur wenn die Software die TSE-Schnittstelle unterstützt.
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Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Ihren individuellen Fall wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder Steuerfachmann.