Kurz zusammengefasst
Die Verfahrensdokumentation beschreibt schriftlich, wie in Ihrem Betrieb kassiert, aufgezeichnet und archiviert wird. Die GoBD verlangen vier Teile: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Fehlt sie, ist das zunächst ein formeller Mangel; zur Schätzbefugnis führt er erst, wenn dadurch Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit tatsächlich beeinträchtigt sind.
Die Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Beschreibung, wie in Ihrem Betrieb kassiert, aufgezeichnet und archiviert wird. Sie erklärt einem Prüfer den Weg eines Umsatzes von der Eingabe an der Kasse bis in die Buchhaltung, und zwar so, dass er ihn ohne Ihre Hilfe nachvollziehen kann.
Gefordert wird sie in den GoBD, dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019. Verlangt wird dort eine „übersichtlich gegliederte, vollständige und schlüssige Verfahrensdokumentation" mit Angaben zu Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnissen des eingesetzten Systems.
In der Praxis ist das der Ordner, der bei einer Kassennachschau fehlt. Nicht weil ihn niemand erstellen könnte, sondern weil kaum jemand weiß, was hineingehört.
Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?
Betroffen ist jeder Betrieb, der ein datenverarbeitendes System für buchführungsrelevante Vorgänge einsetzt. Ein elektronisches Kassensystem ist genau so ein System. Auf die Betriebsgröße kommt es nicht an: Ein Imbiss mit einer Kasse ist ebenso erfasst wie ein Restaurant mit fünf Terminals.
Die Pflicht trifft auch Betriebe, die ihre Kasse gemietet oder geleast haben, denn dokumentiert wird der Ablauf im Betrieb und nicht das Eigentum am Gerät. Und sie gilt für jedes System einzeln: Wer Kasse, Warenwirtschaft und ein Archivsystem nutzt, beschreibt alle drei.
Die vier Bestandteile
Die GoBD teilen die Dokumentation in vier Teile. Der konkrete Umfang hängt davon ab, welche Prozesse in Ihrem Betrieb buchführungsrelevant sind, die Gliederung ist aber vorgegeben.
| Bestandteil | Was hineingehört |
|---|---|
| Allgemeine Beschreibung | Rechtliches und wirtschaftliches Umfeld, Überblick über die steuerrelevanten Geschäftsprozesse, digitale Belegablage, verantwortliche Personen, Programmversionen |
| Anwenderdokumentation | Wie erfasst, geprüft, ausgegeben und archiviert wird, Schnittstellen zwischen den Programmen, Handbücher und Schulungsunterlagen, betriebsspezifische Anpassungen |
| Technische Systemdokumentation | Eingesetzte Hardware und Software mit Version, Anpassungen am System, Aufbewahrungsregeln und Fristen, Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, Datenzugriff für den Prüfer |
| Betriebsdokumentation | Wie die Software im Alltag genutzt wird, wie die Unveränderbarkeit sichergestellt ist, welche Protokolle entstehen, Datensicherungskonzept, Notfallszenarien |
Die Aufteilung wirkt bürokratisch, wird aber verständlicher, wenn man sie als vier Fragen liest: Was für ein Betrieb ist das, wie arbeiten die Leute damit, was steht da technisch, und was passiert, wenn etwas schiefgeht.
Was gehört bei einem Kassensystem konkret hinein?
Für den Kassenbereich sind vier Punkte die, nach denen tatsächlich gefragt wird.
Die Geräte. Welche Kassen und Nebengeräte im Einsatz sind, mit Seriennummer, Anschaffungsdatum und Standort in der Betriebsstätte. Diese Angaben brauchen Sie ohnehin für die Meldung an das Finanzamt, deshalb lohnt es, sie einmal zusammenzustellen und beides daraus zu speisen.
Die TSE. Bauart, Zertifizierungsnummer, Datum der Inbetriebnahme und der Aktivierungsnachweis. Bei einem Austausch gehören der alte und der neue Nachweis in die Dokumentation, damit die Kette lückenlos bleibt.
Der Ablauf beim Kassieren. Wer darf kassieren, wer darf stornieren, wie werden Bar- und Kartenzahlungen erfasst, wie läuft der Tagesabschluss, wer zählt die Kasse. Hier zeigt sich, ob eine Dokumentation aus dem Betrieb stammt oder aus einer Vorlage. Welche Aufzeichnungen daneben verlangt sind, steht im Ratgeber Kassenbuch führen.
Der Weg der Daten. Wie die Kassendaten zur Buchhaltung kommen, in welchem Format und in welchem Rhythmus. Läuft der Export über eine DATEV-Schnittstelle, gehört das mit Angabe des Formats hinein.
Änderungen und Aufbewahrung
Änderungen an der Dokumentation müssen nachvollziehbar und versioniert sein. Praktisch heißt das: Jede Fassung bleibt erhalten, mit Datum und dem Grund der Änderung. Wer nur die aktuelle Version behält, kann für vergangene Jahre nicht mehr zeigen, wie damals gearbeitet wurde.
Aufzubewahren ist sie so lange wie die Unterlagen, zu deren Verständnis sie nötig ist. Für Belege und Aufzeichnungen aus dem Warenverkauf nennt das Merkblatt Kassenführung der niedersächsischen Finanzverwaltung acht Jahre. Die Verfahrensdokumentation gehört dort ausdrücklich zu den aufbewahrungspflichtigen Organisationsunterlagen, gemeinsam mit Bedienungsanleitungen, Programmbeschreibungen und Änderungsprotokollen. Die konkrete Frist hängt davon ab, für welche Unterlagen sie gebraucht wird; Ihr Steuerberater kann das für Ihren Fall einordnen.
Ein häufiger Fehler liegt genau hier: Nach einem Systemwechsel wird die alte Dokumentation entsorgt. Sie wird aber weiterhin gebraucht, weil die Daten aus der alten Kasse noch in der Aufbewahrungsfrist stehen. Wer umstellt, sollte das im Blick haben, siehe die Checkliste zur Kassenumstellung.
Das interne Kontrollsystem
Zusätzlich verlangen die GoBD ein internes Kontrollsystem für die buchführungsrelevante IT, das eingerichtet, ausgeführt und protokolliert wird. Erfasst werden Zugangs- und Zugriffsberechtigungen, Kontrollen bei der Datenerfassung, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen, Schutz gegen Verfälschung von Programmen und Daten sowie Plausibilitätsprüfungen.
Für einen kleinen Betrieb klingt das größer, als es ist. Wenn jeder Mitarbeiter eine eigene Bedienerkennung hat, Stornoberechtigungen vergeben sind und der Tagesabschluss von einer festgelegten Person gemacht wird, ist der Kern schon vorhanden. Er muss nur aufgeschrieben werden.
Was passiert, wenn sie fehlt?
Hier lohnt eine Unterscheidung, die in vielen Darstellungen untergeht. Eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation ist zunächst ein formeller Mangel. Zur Schätzbefugnis des Finanzamts führt sie erst, wenn dadurch die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Systems tatsächlich nicht mehr möglich ist. Dann liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor.
Umgekehrt gilt: Beeinträchtigt die fehlende Dokumentation die Nachvollziehbarkeit nicht, liegt kein Mangel vor, der zum Verwerfen der Buchführung führt. Lässt sich eine progressive oder retrograde Prüfung durchführen, also der Weg vom Beleg zur Buchung und zurück, ist eine fehlende Dokumentation ohne Belang.
Das ist kein Argument dafür, sie weglassen zu können. Es ist ein Argument gegen Panik: Wer eine saubere Kassenführung hat und die Daten vorlegen kann, steht nicht wegen eines fehlenden Ordners vor einer Hinzuschätzung. Wer beides nicht hat, allerdings schon. Was bei einer Prüfung tatsächlich verlangt wird, beschreibt der Ratgeber Kassenprüfung: So läuft sie ab, die weiteren Anforderungen stehen unter GoBD und TSE.
Wie fange ich an?
Der übliche Fehler ist, mit einer heruntergeladenen Vorlage zu beginnen und die Lücken zu füllen. Damit entsteht ein Dokument, das die Vorlage beschreibt und nicht den Betrieb, und genau das fällt bei einer Prüfung auf.
Sinnvoller ist die andere Richtung: einen Verkaufsvorgang aufschreiben, wie er bei Ihnen wirklich abläuft, vom Antippen des Artikels bis zum Eintrag in der Buchhaltung. Was dabei an Geräten, Kennungen, Formaten und Zuständigkeiten auftaucht, ist der Rohstoff für alle vier Bestandteile.
Die Herstellerunterlagen zur Software und die technischen Angaben zur TSE bekommen Sie von Ihrem Fachhändler. Den Teil, der beschreibt, wie in Ihrem Betrieb gearbeitet wird, kann niemand anders schreiben. Ein Steuerberater prüft das Ergebnis, kennt aber Ihre Abläufe an der Theke nicht.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Kassenpflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.
Die technischen Angaben bekommen Sie von mir
Bei Systemen, die ich einrichte, übergebe ich die Herstellerunterlagen, die Angaben zur TSE mit Aktivierungsnachweis und die Geräteliste schriftlich, aufbereitet für die Dokumentation und für die Meldung ans Finanzamt. Den Teil über Ihre Abläufe schreiben Sie, ich sage Ihnen, worauf es dabei ankommt. Kostenfreie Ersteinschätzung anfragen