TL;DR — Kurzzusammenfassung
Kassenprüfung: Prüfer verlangen DSFinV-K-Export, Verfahrensdokumentation, Kassenbücher/-berichte und Einzelaufzeichnungen. Häufigste Beanstandungen: fehlende Einzelaufzeichnung, negativer Kassenstand, fehlende Verfahrensdokumentation. Vorbereitung: alle Unterlagen 10 Jahre aufbewahren, Verfahrensdokumentation aktuell halten.
Eine Kassenprüfung ist eine steuerliche Außenprüfung, bei der das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung eines Betriebs kontrolliert — entweder als unangemeldete Kassennachschau nach § 146b AO oder im Rahmen einer angekündigten Betriebsprüfung nach § 193 AO. Geprüft wird, ob alle Bareinnahmen vollständig, einzeln und manipulationssicher aufgezeichnet wurden.
Unser bestehender Ratgeber zur Kassenprüfung und GoBD gibt einen Überblick. Dieser Artikel geht tiefer: Was verlangen Prüfer konkret, welche Unterlagen sind Pflicht, und was passiert wenn Mängel gefunden werden.
Zuletzt aktualisiert: 29. Juni 2026
Inhaltsverzeichnis
- Kassennachschau vs. Betriebsprüfung: Der Unterschied
- Welche Unterlagen Prüfer verlangen
- Was Prüfer konkret prüfen
- Die häufigsten Beanstandungen
- Was passiert bei Mängeln
- Wie Sie sich vorbereiten
- Häufige Fragen
Kassennachschau vs. Betriebsprüfung: Der Unterschied
Es gibt zwei Prüfungsformen: Die Kassennachschau (§ 146b AO) kann jederzeit unangemeldet stattfinden, die Betriebsprüfung (§ 193 AO) wird schriftlich angekündigt. Beide führen zur vollständigen Prüfung der Kassenführung — mit unterschiedlichem Vorlauf.
| Merkmal | Kassennachschau § 146b AO | Betriebsprüfung § 193 AO |
|---|---|---|
| Ankündigung | Keine — unangemeldet möglich | Schriftlich, 2–4 Wochen vorher |
| Zeitpunkt | Während der Geschäftszeiten | Vereinbart |
| Prüfungsumfang | Aktuelle Kassendaten, Belege, Bestand | Mehrere Jahre, vollständige Buchführung |
| Übergang möglich | Kann ohne Unterbrechung in Betriebsprüfung übergehen | — |
| Ausweisrecht | Prüfer muss sich ausweisen | Prüfer muss sich ausweisen |
Wichtig: Eine Kassennachschau kann ohne Unterbrechung in eine vollständige Betriebsprüfung übergehen, wenn der Prüfer Anhaltspunkte für systematische Mängel findet (§ 146b Abs. 3 AO). Das ist kein seltener Sonderfall.
Welche Unterlagen Prüfer verlangen
Bei einer Kassenprüfung werden standardmäßig folgende Unterlagen angefordert — alle für mindestens 10 Jahre aufzubewahren (§ 147 AO, GoBD):
- DSFinV-K-Export (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) — strukturierter Datensatz aller Kassenvorgänge; bei elektronischer Kasse Pflicht
- TSE-Protokolldaten — alle Signaturdaten der TSE für den geprüften Zeitraum
- Verfahrensdokumentation — schriftliche Beschreibung wie das Kassensystem eingesetzt wird
- Kassenbücher und Tagesberichte — für jeden Betriebstag im Prüfzeitraum
- Alle Kassenbons / Belege — Ausgangsbelege für Barumsätze
- Bedienungsanleitung des Kassensystems und der TSE
- Protokolle von Systemkonfigurationen und Updates — wann wurde was geändert?
Der DSFinV-K-Export ist für Betriebe mit elektronischem Kassensystem das zentrale Prüfinstrument. Das Finanzamt liest die Datei maschinell aus und prüft automatisch auf Lücken, Auffälligkeiten und statistische Unplausibilitäten. Ihr Kassensystem muss diesen Export auf Abruf erzeugen können.
Was Prüfer konkret prüfen
Prüfer arbeiten nach einem Prüfschema: Zuerst formale Vollständigkeit, dann inhaltliche Plausibilität, dann statistische Auffälligkeiten. Die formale Prüfung ist schnell — fehlen Unterlagen, ist das bereits ein Mangel.
Die inhaltliche Prüfung umfasst:
| Prüfpunkt | Was geprüft wird | Warnsignal |
|---|---|---|
| Einzelaufzeichnung | Jede Einnahme einzeln erfasst | Tagessummen ohne Einzelnachweis |
| Kassenbestand | Tatsächlicher Bestand = rechnerischer Bestand | Negativer Kassenstand an irgendeinem Tag |
| TSE-Lücken | Alle Vorgänge TSE-signiert | Zeiträume ohne Signierungen bei laufendem Betrieb |
| Stornierungen | Plausible Storno-Quote und -Gründe | Ungewöhnlich viele Stornos kurz vor Tagesabschluss |
| Trainingsbuchungen | Schulungsbelege getrennt von echten Vorgängen | Trainingsbons ohne klare Kennzeichnung |
| Systemkonfiguration | Keine unbegründeten Konfigurationsänderungen | Häufige Steueranpassungen ohne Anlass |
Statistisch prüft das Finanzamt außerdem, ob die Umsatzverteilung über Wochentage, Tageszeiten und Monate plausibel ist. Auffällige Einbrüche an bestimmten Tagen ohne erklärbaren Grund (Urlaub, Krankheit, Betriebsschließung) können Anlass für eine vertiefte Prüfung sein.
Die häufigsten Beanstandungen
Aus der Praxis der Kassenprüfungen sind dies die häufigsten Mängel — in ungefährer Häufigkeit:
- Fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation — wird oft als Formalmangel abgetan, ist aber GoBD-Pflicht
- Fehlende Einzelaufzeichnung — Tagessummen statt Einzelbuchungen, vor allem bei offener Ladenkasse
- Negativer Kassenstand — rechnerisch nicht möglich, zeigt Aufzeichnungsfehler an
- TSE-Lücken bei laufendem Betrieb — Zeiträume ohne Signierungen ohne dokumentierten Ausfall
- Storno-Häufungen — ungewöhnlich viele Stornos kurz vor Kassenschluss oder zu bestimmten Zeiten
- Fehlende Aufbewahrung — Belege nicht vollständig oder nicht 10 Jahre archiviert
Was passiert bei Mängeln
Formale Mängel ohne Manipulationsverdacht führen in der Regel zu einer Auflage: Der Prüfer dokumentiert den Mangel, der Betrieb muss ihn beheben. Keine sofortige Steuernachzahlung, aber ein Vermerk in der Prüfakte.
Systematische Mängel oder Manipulationsverdacht führen zu einer Schätzung nach § 162 AO. Das Finanzamt setzt höhere Einnahmen an als aufgezeichnet — auf Basis von Richtsatzsammlungen (branchenübliche Rohgewinnaufschläge), Nachkalkulationen oder Zeitreihenvergleichen. Die Schätzung geht fast immer zugunsten des Finanzamts aus.
Konkrete Folgen einer Schätzung:
- Steuernachzahlung auf geschätzte Mehrerträge (Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer)
- Nachzahlungszinsen: 1,8% p.a. nach § 233a AO
- Bei Vorsatz: Zuschläge nach § 379 AO
- Bei schwerem Vorsatz: Steuerstrafverfahren nach §§ 370 ff. AO
Wie Sie sich vorbereiten
Die beste Vorbereitung auf eine Kassenprüfung ist ein laufendes System, nicht eine kurzfristige Aufräumaktion. Prüfer sind erfahren darin, nachträglich erstellte oder angepasste Unterlagen zu erkennen.
Checkliste für laufende Prüfungssicherheit:
- DSFinV-K-Export regelmäßig testen — funktioniert er auf Abruf?
- Verfahrensdokumentation aktuell halten — jede Systemänderung dokumentieren
- Tagesberichte täglich abschließen, niemals offen lassen
- Alle Kassenbücher und Belege vollständig archivieren — digital revisionssicher oder in Papierform
- Negativen Kassenstand sofort korrigieren und dokumentieren
- Stornierungen immer mit Grund erfassen
- TSE-Ablaufdatum im Kalender — rechtzeitig erneuern
Ihr Kassenshändler kann Ihnen bei der Verfahrensdokumentation und dem DSFinV-K-Export helfen. Bei Mihok Kassensysteme ist das Teil der laufenden Betreuung — kein Extra-Aufwand für Sie. Mehr zum Thema GoBD finden Sie in unserem Ratgeber GoBD 2025/2026: Was sich geändert hat.
Häufige Fragen
Wie kündigt sich eine Kassenprüfung an?
Eine Kassennachschau nach § 146b AO kann unangemeldet stattfinden — der Prüfer erscheint ohne Vorwarnung während der Geschäftszeiten. Eine Betriebsprüfung nach § 193 AO hingegen wird schriftlich angekündigt, in der Regel 2–4 Wochen im Voraus. Beide Formen sind möglich und beide prüfen die Kassenführung.
Was muss ich bei einer Kassenprüfung vorlegen?
DSFinV-K-Export (bei elektronischer Kasse), Verfahrensdokumentation, Kassenbücher und Tagesberichte, alle Kassenbelege und Quittungen, Bedienungsanleitungen des Kassensystems und der TSE, Protokolle von System-Updates und Konfigurationsänderungen. Alles für mindestens 10 Jahre aufbewahren (§ 147 AO).
Was passiert, wenn der Prüfer Fehler findet?
Kleinere formale Mängel führen meist zu einer Auflage, nicht sofort zu einer Schätzung. Bei systematischen Mängeln — fehlende Einzelaufzeichnung, manipulationsverdächtige Lücken, negativer Kassenstand — kann das Finanzamt die Einnahmen schätzen (§ 162 AO) und Steuern nachfordern. Bei Vorsatzverdacht drohen Strafen nach § 379 AO.
Darf das Finanzamt unangemeldet prüfen?
Ja. Die Kassennachschau nach § 146b AO erlaubt unangemeldete Prüfungen während der üblichen Geschäftszeiten. Der Prüfer darf Kassendaten einsehen, Kassenbestände zählen und Belege prüfen — ohne vorherige Ankündigung. Bei Verdacht auf Mängel kann die Nachschau ohne Unterbrechung in eine vollständige Betriebsprüfung übergehen.
Was ist eine Verfahrensdokumentation und brauche ich sie?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie das Kassensystem eingesetzt wird, welche Konfigurationen vorgenommen wurden und wie Kassenvorgänge im Betrieb ablaufen. Sie ist nach GoBD für jedes elektronische Kassensystem Pflicht. Fehlt sie, ist das ein Mangel — auch wenn die Kassendaten selbst korrekt sind.
Kann ich mich auf eine Kassenprüfung vorbereiten?
Ja. Prüfen Sie regelmäßig: DSFinV-K-Export funktioniert, Verfahrensdokumentation aktuell, alle Kassenbücher vollständig und lückenlos, keine negativen Kassenstände, alle Belege 10 Jahre archiviert. Ihr Kassenhändler kann Ihnen beim DSFinV-K-Export und der Verfahrensdokumentation helfen.
Was kostet eine fehlerhafte Kassenführung steuerlich?
Das hängt vom Ausmaß der Mängel ab. Bei einer Schätzung nach § 162 AO nimmt das Finanzamt typischerweise höhere Einnahmen an als tatsächlich vorhanden — der Unterschied wird als steuerpflichtiger Mehrertrag behandelt. Dazu kommen Nachzahlungszinsen (1,8% p.a. seit 2019 nach § 233a AO) und bei Vorsatz Zuschläge nach § 379 AO.
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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Kassenpflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.