Wie kündigt sich eine Kassenprüfung an?

Eine Kassennachschau nach § 146b AO kann unangemeldet stattfinden, der Prüfer erscheint ohne Vorwarnung während der Geschäftszeiten. Eine Betriebsprüfung nach § 193 AO hingegen wird schriftlich angekündigt, in der Regel 2–4 Wochen im Voraus. Beide Formen sind möglich.

Was muss ich bei einer Kassenprüfung vorlegen?

DSFinV-K-Export (bei elektronischer Kasse), Verfahrensdokumentation, Kassenbücher und Tagesberichte, alle Kassenbelege und Quittungen, Bedienungsanleitungen des Kassensystems und der TSE, Protokolle von System-Updates und Konfigurationsänderungen. Alles für mindestens 10 Jahre aufbewahren.

Was passiert, wenn der Prüfer Fehler findet?

Kleinere formale Mängel (fehlende Unterschrift auf dem Kassenbericht, einzelne Lücken) führen meist zu einer Auflage, nicht sofort zu einer Schätzung. Bei systematischen Mängeln, fehlende Einzelaufzeichnung, manipulationsverdächtige Lücken, negativer Kassenstand, kann das Finanzamt die Einnahmen schätzen (§ 162 AO) und Steuern nachfordern. Bei Vorsatzverdacht drohen Strafen nach § 379 AO.

Darf das Finanzamt unangemeldet prüfen?

Ja. Die Kassennachschau nach § 146b AO erlaubt unangemeldete Prüfungen während der üblichen Geschäftszeiten. Der Prüfer darf Kassendaten einsehen, Kassenbestände zählen und Belege prüfen, ohne vorherige Ankündigung. Eine Betriebsprüfung wird hingegen immer angekündigt.

Was ist eine Verfahrensdokumentation und brauche ich sie?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie das Kassensystem eingesetzt wird, welche Konfigurationen vorgenommen wurden und wie Kassenvorgänge im Betrieb ablaufen. Sie ist nach GoBD für jedes elektronische Kassensystem Pflicht. Fehlt sie, ist das ein Mangel, auch wenn die Kassendaten selbst korrekt sind.

Kann ich mich auf eine Kassenprüfung vorbereiten?

Ja. Prüfen Sie regelmäßig: DSFinV-K-Export funktioniert, Verfahrensdokumentation aktuell, alle Kassenbücher vollständig und lückenlos, keine negativen Kassenstände, alle Belege 10 Jahre archiviert. Ihr Kassenhändler kann Ihnen beim DSFinV-K-Export und der Verfahrensdokumentation helfen.

Was kostet eine fehlerhafte Kassenführung steuerlich?

Das hängt vom Ausmaß der Mängel ab. Bei einer Schätzung nach § 162 AO nimmt das Finanzamt typischerweise höhere Einnahmen an als tatsächlich vorhanden, der Unterschied wird als steuerpflichtiger Mehrertrag behandelt. Dazu kommen Nachzahlungszinsen (1,8% p. a. seit 2019) und bei Vorsatz Zuschläge nach § 379 AO. In schweren Fällen droht ein Steuerstrafverfahren.

Kassenprüfung Finanzamt: Ablauf Schritt für Schritt

Kassenprüfung durch das Finanzamt: Was wirklich geprüft wird (2026)

Eine Kassenprüfung ist eine steuerliche Außenprüfung, bei der das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung eines Betriebs kontrolliert, entweder als unangemeldete Kassennachschau nach § 146b AO oder im Rahmen einer angekündigten Betriebsprüfung nach § 193 AO. Geprüft wird, ob alle Bareinnahmen vollständig, einzeln und manipulationssicher aufgezeichnet wurden.

Unser bestehender Ratgeber zur Kassenprüfung und GoBD gibt einen Überblick. Dieser Artikel geht tiefer: Was verlangen Prüfer konkret, welche Unterlagen sind Pflicht, und was passiert wenn Mängel gefunden werden.

Kassennachschau vs. Betriebsprüfung: Der Unterschied

Es gibt zwei Prüfungsformen: Die Kassennachschau (§ 146b AO) kann jederzeit unangemeldet stattfinden, die Betriebsprüfung (§ 193 AO) wird schriftlich angekündigt. Beide führen zur vollständigen Prüfung der Kassenführung, mit unterschiedlichem Vorlauf.

Merkmal	Kassennachschau § 146b AO	Betriebsprüfung § 193 AO
Ankündigung	Keine, unangemeldet möglich	Schriftlich, 2–4 Wochen vorher
Zeitpunkt	Während der Geschäftszeiten	Vereinbart
Prüfungsumfang	Aktuelle Kassendaten, Belege, Bestand	Mehrere Jahre, vollständige Buchführung
Übergang möglich	Kann ohne Unterbrechung in Betriebsprüfung übergehen	,
Ausweisrecht	Prüfer muss sich ausweisen	Prüfer muss sich ausweisen

Wichtig: Eine Kassennachschau kann ohne Unterbrechung in eine vollständige Betriebsprüfung übergehen, wenn der Prüfer Anhaltspunkte für systematische Mängel findet (§ 146b Abs. 3 AO). Das ist kein seltener Sonderfall.

Welche Unterlagen Prüfer verlangen

Bei einer Kassenprüfung werden standardmäßig folgende Unterlagen angefordert, alle für mindestens 10 Jahre aufzubewahren (§ 147 AO, GoBD):

DSFinV-K-Export (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme), strukturierter Datensatz aller Kassenvorgänge; bei elektronischer Kasse Pflicht
TSE-Protokolldaten, alle Signaturdaten der TSE für den geprüften Zeitraum
Verfahrensdokumentation, schriftliche Beschreibung wie das Kassensystem eingesetzt wird
Kassenbücher und Tagesberichte, für jeden Betriebstag im Prüfzeitraum
Alle Kassenbons / Belege. Ausgangsbelege für Barumsätze
Bedienungsanleitung des Kassensystems und der TSE
Protokolle von Systemkonfigurationen und Updates, wann wurde was geändert?

Der DSFinV-K-Export ist für Betriebe mit elektronischem Kassensystem das zentrale Prüfinstrument. Das Finanzamt liest die Datei maschinell aus und prüft automatisch auf Lücken, Auffälligkeiten und statistische Unplausibilitäten. Ihr Kassensystem muss diesen Export auf Abruf erzeugen können.

Was Prüfer konkret prüfen

Prüfer arbeiten nach einem Prüfschema: Zuerst formale Vollständigkeit, dann inhaltliche Plausibilität, dann statistische Auffälligkeiten. Die formale Prüfung ist schnell, fehlen Unterlagen, ist das bereits ein Mangel.

Die inhaltliche Prüfung umfasst:

Prüfpunkt	Was geprüft wird	Warnsignal
Einzelaufzeichnung	Jede Einnahme einzeln erfasst	Tagessummen ohne Einzelnachweis
Kassenbestand	Tatsächlicher Bestand = rechnerischer Bestand	Negativer Kassenstand an irgendeinem Tag
TSE-Lücken	Alle Vorgänge TSE-signiert	Zeiträume ohne Signierungen bei laufendem Betrieb
Stornierungen	Plausible Storno-Quote und -Gründe	Ungewöhnlich viele Stornos kurz vor Tagesabschluss
Trainingsbuchungen	Schulungsbelege getrennt von echten Vorgängen	Trainingsbons ohne klare Kennzeichnung
Systemkonfiguration	Keine unbegründeten Konfigurationsänderungen	Häufige Steueranpassungen ohne Anlass

Statistisch prüft das Finanzamt außerdem, ob die Umsatzverteilung über Wochentage, Tageszeiten und Monate plausibel ist. Auffällige Einbrüche an bestimmten Tagen ohne erklärbaren Grund (Urlaub, Krankheit, Betriebsschließung) können Anlass für eine vertiefte Prüfung sein.

Die häufigsten Beanstandungen

Aus der Praxis der Kassenprüfungen sind dies die häufigsten Mängel, in ungefährer Häufigkeit:

Fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation, wird oft als Formalmangel abgetan, ist aber GoBD-Pflicht
Fehlende Einzelaufzeichnung. Tagessummen statt Einzelbuchungen, vor allem bei offener Ladenkasse
Negativer Kassenstand, rechnerisch nicht möglich, zeigt Aufzeichnungsfehler an
TSE-Lücken bei laufendem Betrieb. Zeiträume ohne Signierungen ohne dokumentierten Ausfall
Storno-Häufungen, ungewöhnlich viele Stornos kurz vor Kassenschluss oder zu bestimmten Zeiten
Fehlende Aufbewahrung. Belege nicht vollständig oder nicht 10 Jahre archiviert

Was passiert bei Mängeln

Formale Mängel ohne Manipulationsverdacht führen in der Regel zu einer Auflage: Der Prüfer dokumentiert den Mangel, der Betrieb muss ihn beheben. Keine sofortige Steuernachzahlung, aber ein Vermerk in der Prüfakte.

Systematische Mängel oder Manipulationsverdacht führen zu einer Schätzung nach § 162 AO. Das Finanzamt setzt höhere Einnahmen an als aufgezeichnet, auf Basis von Richtsatzsammlungen (branchenübliche Rohgewinnaufschläge), Nachkalkulationen oder Zeitreihenvergleichen. Die Schätzung geht fast immer zugunsten des Finanzamts aus.

Konkrete Folgen einer Schätzung:

Steuernachzahlung auf geschätzte Mehrerträge (Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer)
Nachzahlungszinsen: 1,8% p.a. nach § 233a AO
Bei Vorsatz: Zuschläge nach § 379 AO
Bei schwerem Vorsatz: Steuerstrafverfahren nach §§ 370 ff. AO

Wie Sie sich vorbereiten

Die beste Vorbereitung auf eine Kassenprüfung ist ein laufendes System, nicht eine kurzfristige Aufräumaktion. Prüfer sind erfahren darin, nachträglich erstellte oder angepasste Unterlagen zu erkennen.

Checkliste für laufende Prüfungssicherheit:

DSFinV-K-Export regelmäßig testen, funktioniert er auf Abruf?
Verfahrensdokumentation aktuell halten, jede Systemänderung dokumentieren
Tagesberichte täglich abschließen, niemals offen lassen
Alle Kassenbücher und Belege vollständig archivieren, digital revisionssicher oder in Papierform
Negativen Kassenstand sofort korrigieren und dokumentieren
Stornierungen immer mit Grund erfassen
TSE-Ablaufdatum im Kalender, rechtzeitig erneuern

Ihr Kassenshändler kann Ihnen bei der Verfahrensdokumentation und dem DSFinV-K-Export helfen. Bei Mihok Kassensysteme ist das Teil der laufenden Betreuung, kein Extra-Aufwand für Sie. Mehr zum Thema GoBD finden Sie in unserem Ratgeber GoBD 2025/2026: Was sich geändert hat.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Kassenpflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.