Kurz zusammengefasst
Zur Grundausstattung gehören das Kassengerät mit Software, eine zertifizierte TSE, ein Bondrucker und eine Kassenschublade. Alles weitere richtet sich nach dem Betrieb. Eine Hardware-TSE signiert offline und ist für Betriebe mit unzuverlässigem Netz die sichere Wahl. Die meisten Störungen im Alltag sind keine Kassenprobleme, sondern Netzwerkprobleme.
Ein Kassenplatz besteht aus vier Teilen: dem Gerät mit der Software, einer zertifizierten TSE, einem Bondrucker und einer Kassenschublade. Alles darüber hinaus, vom Barcodescanner bis zum Kundendisplay, hängt davon ab, was im Betrieb tatsächlich gebraucht wird.
Die Frage, mit der Betriebe zu mir kommen, ist meist die falsche. Sie lautet: Welche Hardware brauche ich? Sinnvoller ist: Wie viele Meter läuft mein Personal pro Bestellung, und wo bricht das Netz weg? Daraus ergibt sich die Ausstattung fast von selbst.
Was jeder Kassenplatz braucht
| Komponente | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Kassengerät | Stationär, Tablet oder Handheld. Entscheidend sind Bildschirmgröße und ob es sich mit nassen oder fettigen Fingern bedienen lässt. |
| Zertifizierte TSE | Pflicht nach § 146a AO. Als Hardware-Modul oder Cloud-Variante, siehe unten. |
| Bondrucker | Thermodruck ist Standard. Geschwindigkeit zählt bei Stoßzeiten, die Papierrollenbreite bei den Folgekosten. |
| Kassenschublade | Auch bei viel Kartenzahlung nötig, solange Bargeld angenommen wird. Öffnet über den Drucker oder direkt am Gerät. |
Bei der Schublade wird gern gespart, und das rächt sich an der Mechanik. Sie wird pro Tag dutzende Male geöffnet und geschlossen; das ist Verschleiß, den ein günstiges Modell nach einem Jahr zeigt.
Hardware-TSE oder Cloud-TSE?
Die TSE gibt es in zwei Bauformen, und der Unterschied ist praktisch relevant, nicht nur technisch.
Eine Hardware-TSE steckt als Modul im Gerät, meist als SD-Karte oder USB-Stick. Sie signiert offline, also ohne Internetverbindung. Das Zertifikat hat eine begrenzte Laufzeit und muss vor Ablauf erneuert werden.
Eine Cloud-TSE läuft auf einem Server des Anbieters. Kein Modul im Gerät, keine Zertifikatserneuerung vor Ort, aber sie braucht eine Verbindung. Fällt das Netz aus, hängt es von der Umsetzung ab, wie lange und ob überhaupt weiterkassiert werden kann.
Für einen Marktstand, einen Foodtruck oder einen Betrieb mit wackligem WLAN ist die Offline-Fähigkeit das entscheidende Kriterium. Details im Ratgeber Kassensystem offline nutzen und im Vergleich Cloud oder lokal.
Netzwerk und WLAN: der unterschätzte Teil
Die meisten Störungen, zu denen ich gerufen werde, sind keine Kassenprobleme. Es sind Netzwerkprobleme, die sich als Kassenproblem zeigen: Der Bondrucker in der Küche antwortet nicht, das Handheld verliert die Verbindung hinter der Kühltheke, das Kartenterminal hängt.
Drei Punkte lohnen die Prüfung, bevor Geräte gekauft werden:
- Funkabdeckung dort, wo kassiert wird. Nicht am Router, sondern am Tisch draußen und im Keller. Metallregale, Kühlgeräte und dicke Wände dämpfen erheblich.
- Kabel statt Funk, wo es geht. Ein Küchendrucker am Netzwerkkabel fällt nicht aus, weil jemand das Gäste-WLAN überlastet.
- Getrennte Netze. Kasse und Gäste-WLAN gehören auseinander, sonst konkurriert der Bonbetrieb mit den Handys der Gäste.
Was zu tun ist, wenn trotzdem etwas ausfällt, steht im Ratgeber Notfall-Plan bei Kassenausfall.
Zusatzgeräte: was sich wann lohnt
Barcodescanner. Sinnvoll ab einem Sortiment, das sich nicht mehr über Tasten abbilden lässt. Im Handel praktisch immer, in der Gastronomie selten. Wer viele Flaschen und Verpackungen verkauft, spart pro Vorgang Sekunden, und die summieren sich.
Kartenterminal. Getrennt oder integriert. Integriert heißt: Der Betrag wandert automatisch von der Kasse zum Terminal, niemand tippt ihn ab. Das klingt nach einer Kleinigkeit und ist die häufigste Fehlerquelle bei getrennten Geräten.
Waage mit Kassenfunktion. An der Frischetheke oder im Hofladen. Wichtig zu wissen: Solche Waagen unterliegen der Kassennachschau genauso wie eine Kasse. Siehe Kassensystem für die Frischetheke.
Kundendisplay. Zeigt dem Kunden mit, was gebucht wird. In manchen Konstellationen sinnvoll, aber keine allgemeine Pflicht; wer das anders gehört hat, verwechselt es mit der Belegausgabepflicht.
Küchendrucker oder Monitor. Ab dem Punkt, an dem Bestellungen nicht mehr zugerufen werden. Der Monitor spart Papier, der Drucker funktioniert auch, wenn der Bildschirm ausfällt.
Mobil bonieren: ab wann es sich rechnet
Ein Handheld kostet Geld und spart Wege. Die Rechnung ist einfacher, als sie aussieht: Zählen Sie, wie oft eine Bedienung pro Abend zur Kasse und zurück läuft, und wie weit das ist. Bei einer Terrasse mit dreißig Plätzen kommen da schnell Kilometer zusammen.
Der zweite Effekt ist der wichtigere: Was am Tisch eingegeben wird, landet direkt in der Küche und wird nicht vergessen. Wie Tischverwaltung, Splitting und Bedienerkennungen dabei zusammenspielen, steht im Ratgeber Tischbestellung, Splitting und Kellner-PIN.
Der Kassenplatz selbst
Über die Geräte wird lange gesprochen, über den Platz, an dem sie stehen, fast nie. Dabei entscheidet er darüber, wie schnell kassiert wird und wie lange die Technik hält.
Vier Dinge fallen mir bei Installationen regelmäßig auf. Der Bondrucker steht so, dass man beim Abreißen über die Ware greifen muss. Es gibt keine Steckdose in der Nähe, also läuft ein Kabel über den Boden. Der Bildschirm hängt im Fenster, sodass mittags nichts zu erkennen ist. Und für die Papierrollen ist kein Platz vorgesehen, also liegen sie irgendwo im Lager.
Das sind Kleinigkeiten, die sich vor der Installation kostenlos lösen lassen und danach jeden Tag Zeit kosten. Deshalb schaue ich mir den Platz an, bevor Geräte geliefert werden.
Gebrauchte Hardware: worauf achten?
Gebrauchte Geräte können sinnvoll sein, etwa bei einem zweiten Terminal für die Saison. Zwei Punkte entscheiden darüber, ob sich das rechnet.
Erstens die TSE: Ein Zertifikat hat eine begrenzte Laufzeit. Ein günstiges Gerät mit einer TSE, die in wenigen Monaten abläuft, ist keine Ersparnis. Fragen Sie nach der Restlaufzeit, bevor Sie kaufen.
Zweitens die Softwarepflege: Eine Kasse braucht Updates, wenn sich gesetzliche Vorgaben ändern. Ein Gerät, dessen Software nicht mehr gepflegt wird, ist ein Risiko, das die Anschaffungsersparnis übersteigt. Was Pflege umfasst, steht unter Sicherheit und Updates.
Was im Alltag kaputtgeht
Nach meiner Erfahrung sind es immer dieselben Teile, und es ist selten die Software.
Der Bondrucker ist das Verschleißteil Nummer eins, weil der Druckkopf arbeitet und Papierstaub anfällt. Danach kommen Kabel und Netzteile, vor allem an Stellen, wo jemand mit dem Fuß hängenbleibt. Dann Displays, die Fett und Reinigungsmittel abbekommen. Und schließlich Akkus bei mobilen Geräten, die nach zwei bis drei Jahren nachlassen.
Deshalb ist die Frage nach dem Ersatzgerät bei der Anschaffung wichtiger als die nach der Rechenleistung. Was ein Wartungsvertrag dabei abdeckt, steht im Ratgeber Wartungsvertrag: Kosten und Nutzen. Die Kostenseite insgesamt behandelt der Ratgeber Was kostet ein Kassensystem.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Kassenpflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.
Zusammenstellen lohnt sich vor Ort
Welche Geräte an welche Stelle gehören, sieht man am besten im Betrieb: wo die Wege liegen, wo das Netz schwächelt, wo im Sommer ein zusätzlicher Platz gebraucht wird. Ich schaue mir das an und stelle danach zusammen, was passt. Kostenfreie Ersteinschätzung anfragen