Stundenerfassung Pflicht: Was gilt und wie die Kasse hilft

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Uneinigkeit herrscht nicht über das Ob, sondern über das Wie, weil die gesetzliche Ausgestaltung noch aussteht. Für Betriebe in Gastronomie und Einzelhandel ist die Lage dabei klarer als in vielen anderen Branchen, weil dort seit Jahren zusätzliche Vorgaben gelten.

Dieser Artikel ordnet, was aktuell gilt, was noch offen ist und an welcher Stelle das Kassensystem ins Spiel kommt.

Woher die Pflicht kommt

Drei Ebenen greifen ineinander.

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der Arbeitszeit einzurichten. Das Urteil richtete sich an die Gesetzgeber, nicht unmittelbar an einzelne Betriebe.

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass sich bereits aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes eine Pflicht zur Einführung eines Systems der Arbeitszeiterfassung ergibt. Damit galt die Pflicht ab diesem Zeitpunkt in Deutschland, ohne dass ein neues Gesetz nötig gewesen wäre.

Eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes, die Form, Fristen und Ausnahmen konkret regeln soll, ist seit dem Referentenentwurf von 2023 im Gespräch, aber Stand August 2026 nicht in Kraft. Das ist der Grund für die anhaltende Verunsicherung.

Was daraus praktisch folgt

Die Pflicht besteht dem Grunde nach. Was fehlt, sind gesetzlich festgelegte Details: ob elektronisch erfasst werden muss, welche Fristen für die Aufzeichnung gelten und welche Ausnahmen es für kleine Betriebe geben wird.

Solange das offen ist, bleibt es bei den bestehenden Vorgaben. Und die sind für Gastronomie und Einzelhandel weitreichender, als vielen bewusst ist.

Die Vorgabe, die schon lange gilt

Nach § 17 des Mindestlohngesetzes müssen Arbeitgeber in bestimmten Branchen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Erfasst sind unter anderem das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe sowie Beschäftigte in geringfügiger Beschäftigung.

Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages erfolgen und zwei Jahre aufbewahrt werden. Kontrolliert wird das von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls.

Für einen Gastronomiebetrieb mit Minijobbern ist das die praktisch relevantere Vorschrift, weil sie konkret und seit Jahren durchsetzbar ist. Wer sie erfüllt, ist bei der allgemeinen Erfassungspflicht in der Regel gut aufgestellt.

Daneben bleiben die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes zu beachten: die werktägliche Höchstarbeitszeit, die Ruhepausen nach § 4 und die Ruhezeit von grundsätzlich elf Stunden nach § 5. Aufzeichnungen sind auch deshalb sinnvoll, weil sich die Einhaltung sonst nicht belegen lässt.

Welche Form zulässig ist

Nach derzeitigem Stand ist die Erfassung auf Papier nicht verboten. Das Bundesarbeitsgericht hat keine elektronische Form vorgeschrieben. Der Referentenentwurf sah eine elektronische Erfassung mit Übergangsfristen vor, ist aber nicht in Kraft.

Entscheidend ist, dass die Aufzeichnung objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Ein Stundenzettel, den der Mitarbeiter am Monatsende aus dem Gedächtnis ausfüllt, erfüllt das kaum. Eine Erfassung, die täglich zeitnah erfolgt und nachträglich nicht spurlos änderbar ist, erfüllt es eher.

Die Aufzeichnung kann an Beschäftigte delegiert werden. Die Verantwortung dafür, dass sie erfolgt und korrekt ist, bleibt beim Arbeitgeber.

Warum die Kasse dafür ein naheliegender Ort ist

In Gastronomie und Einzelhandel steht ohnehin ein Gerät am Arbeitsplatz, an dem sich jeder Mitarbeiter zu Schichtbeginn anmeldet: die Kasse.

Viele Kassensysteme können die An- und Abmeldung als Zeiterfassung mitführen. Wer sich mit seinem Bedienerschlüssel oder seiner PIN anmeldet, startet damit die Arbeitszeit. Die Abmeldung beendet sie. Pausen lassen sich als eigener Vorgang buchen.

Der praktische Vorteil liegt darin, dass niemand ein zusätzliches Gerät bedienen oder einen Zettel ausfüllen muss. Was ohnehin passiert, wird mitprotokolliert. Genau deshalb ist die Erfassung vollständiger als bei jedem separaten System, das im Trubel vergessen wird.

Ein weiterer Effekt: Die Bedienerzuordnung an der Kasse ist ohnehin sinnvoll, weil sich Stornos, Rabatte und Kassendifferenzen dann einer Person zuordnen lassen. Die Zeiterfassung fällt dabei als Nebenprodukt ab.

Was aufgezeichnet werden muss

Für die Aufzeichnung nach dem Mindestlohngesetz sind drei Angaben verlangt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Nicht verlangt ist eine Aufschlüsselung nach Tätigkeiten.

Ruhepausen sind für die Dauer relevant, weil sie keine Arbeitszeit sind. Nach § 4 des Arbeitszeitgesetzes ist bei mehr als sechs Stunden eine Pause von mindestens dreißig Minuten vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden sind es fünfundvierzig. Eine Aufzeichnung, in der bei einer Zehnstundenschicht keine Pause auftaucht, wirft Fragen auf.

Bereitschaftszeiten, in denen der Arbeitsplatz nicht verlassen werden darf, zählen anders als Rufbereitschaft. In der Gastronomie betrifft das etwa Zeiten zwischen Mittags- und Abendgeschäft, in denen jemand im Betrieb bleibt.

Was in der Praxis schiefgeht

Drei Muster kommen regelmäßig vor.

Rückwirkend ausgefüllt. Der Stundenzettel wird am Monatsende aus dem Gedächtnis geschrieben. Die Frist von sieben Tagen ist damit gerissen, und der Wert der Aufzeichnung ist gering, weil sie erkennbar geschätzt ist.

Nur die Sollzeit erfasst. Es wird eingetragen, was im Dienstplan steht, nicht was tatsächlich gearbeitet wurde. Gerade die Überstunden, wegen derer die Aufzeichnung existiert, fallen dabei weg.

Vergessene Abmeldung. Bei elektronischer Erfassung der häufigste Fehler. Ohne eine Regel, wie damit umgegangen wird, entstehen Schichten von sechzehn Stunden, die niemand korrigiert. Sinnvoll ist eine Prüfung am Folgetag durch die Betriebsleitung, mit dokumentierter Korrektur.

Wo die Grenzen liegen

Die Kasse ersetzt kein vollständiges Personalverwaltungssystem. Urlaubsplanung, Krankmeldungen, Schichtplanung und Lohnabrechnung laufen in der Regel woanders. Was die Kasse liefert, sind die Ist-Zeiten.

Zwei Punkte sind zu beachten.

Datenschutz. Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Ihre Verarbeitung muss in das Verarbeitungsverzeichnis, die Beschäftigten sind zu informieren, und die Daten dürfen nur für den festgelegten Zweck verwendet werden. Eine Auswertung der Kassendaten zur Leistungskontrolle einzelner Mitarbeiter ist arbeitsrechtlich heikel und in Betrieben mit Betriebsrat mitbestimmungspflichtig.

Nachträgliche Korrekturen. Wer vergisst, sich abzumelden, erzeugt eine falsche Zeit. Korrekturen müssen möglich sein, sollten aber protokolliert werden. Ein System, in dem Zeiten spurlos änderbar sind, verliert genau die Verlässlichkeit, auf die es ankommt.

Was ich Betrieben rate

Wer heute noch Stundenzettel auf Papier führt, sollte prüfen, ob die vorhandene Kasse die Erfassung mitbringt. In vielen Fällen ist die Funktion vorhanden und nur nicht eingerichtet.

Wichtiger als die Technik ist die Gewohnheit. Eine Zeiterfassung, bei der sich die Hälfte der Schicht nicht anmeldet, ist wertlos. Deshalb richte ich die Anmeldung so ein, dass ohne sie nicht kassiert werden kann. Das klingt streng und ist nach zwei Tagen Alltag.

Die Bedienerzuordnung, auf der die Erfassung aufsetzt, ist auch für Stornos und Rabatte relevant; dazu mehr unter Kellner-PIN und Tischbestellung. Was daraus für die Lohnseite folgt, gehört zur Buchhaltung in der Gastronomie.

In vielen Betrieben ist die Funktion bereits vorhanden und nur nicht eingerichtet. Das zu prüfen kostet einen Blick in die Bedienerverwaltung und ist billiger als jede zusätzliche Software.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine arbeits- oder rechtliche Beratung. Die gesetzliche Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung ist Gegenstand eines laufenden Gesetzgebungsverfahrens. Rechtsstand: August 2026.