Kurz zusammengefasst
Sortiert nach Vorlauf: Nutzungsänderung und Finanzierung zuerst, dann Gewerbeanmeldung und Gaststättenerlaubnis mit ihren Vorunterlagen, danach Finanzamt, Berufsgenossenschaft und Betriebsnummer. Die Kasse braucht rund vier Wochen Vorlauf für Artikelstamm, Tischplan und die ELSTER-Meldung.
Wer ein Restaurant eröffnet, hat es mit mehreren Behörden zu tun, die voneinander nichts wissen. Jede hat eigene Fristen, und einige Genehmigungen bauen aufeinander auf. Diese Reihenfolge ist der Grund, warum Eröffnungen sich verschieben.
Diese Checkliste ist nach dem zeitlichen Ablauf sortiert, nicht nach Themen. Die konkreten Anforderungen unterscheiden sich je nach Bundesland und Kommune, in Nordrhein-Westfalen ist die Gemeinde die erste Anlaufstelle.
Sechs bis drei Monate vorher
Konzept und Kalkulation. Bevor irgendein Antrag gestellt wird, muss klar sein, was der Betrieb sein soll. Daraus ergibt sich alles Weitere, von der Küchengröße bis zur Zahl der Sitzplätze.
Objekt und Nutzung. Der entscheidende Punkt bei der Immobilie ist die baurechtliche Nutzung. Wenn die Räume nicht als Gaststätte genehmigt sind, braucht es eine Nutzungsänderung. Das läuft über das Bauamt und kann Monate dauern. Wer den Mietvertrag unterschreibt, bevor das geklärt ist, trägt das Risiko allein.
Finanzierung. Banken verlangen einen Businessplan mit Kalkulation. Förderprogramme für Gründungen haben eigene Antragsfristen und müssen in der Regel vor Beginn der Maßnahme beantragt werden.
Drei bis zwei Monate vorher
Gewerbeanmeldung. Beim Gewerbeamt der Gemeinde. Das ist der formale Start und Voraussetzung für vieles Weitere.
Gaststättenrechtliche Erlaubnis. Wer Alkohol ausschenkt, braucht in der Regel eine Erlaubnis nach dem Gaststättengesetz beziehungsweise dem jeweiligen Landesgesetz. Dafür werden meist ein Führungszeugnis, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister und eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung verlangt. Ohne Alkoholausschank ist die Anzeige beim Ordnungsamt oft ausreichend, das regelt jedes Bundesland etwas anders.
Unterrichtung bei der IHK. Für die Gaststättenerlaubnis wird häufig eine Bescheinigung über eine Unterrichtung nach dem Gaststättengesetz verlangt. Die Termine sind je nach Kammer begrenzt, deshalb früh anmelden.
Belehrung nach Infektionsschutzgesetz. Nach § 43 IfSG brauchen alle Personen, die mit Lebensmitteln umgehen, vor Aufnahme der Tätigkeit eine Belehrung durch das Gesundheitsamt. Das gilt für jeden Mitarbeiter, nicht nur für die Betriebsleitung.
Anmeldung beim Lebensmittelüberwachungsamt. Der Betrieb ist vor Aufnahme der Tätigkeit registrieren zu lassen. Damit verbunden ist ein HACCP-Konzept, also eine dokumentierte Eigenkontrolle für Temperaturen, Reinigung und Wareneingang.
Zwei Monate bis vier Wochen vorher
Finanzamt. Nach der Gewerbeanmeldung kommt der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, der elektronisch über ELSTER zu übermitteln ist. Daraus ergibt sich die Steuernummer, die für Rechnungen gebraucht wird.
Berufsgenossenschaft. Die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft ist Pflicht und muss innerhalb einer Woche nach Betriebsbeginn erfolgen.
Betriebsnummer. Wer Personal beschäftigt, braucht eine Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit für die Sozialversicherungsmeldungen.
GEMA. Wer Musik abspielt, braucht eine Anmeldung. Auch Radio im Gastraum ist anmeldepflichtig.
Versicherungen. Betriebshaftpflicht, Inhaltsversicherung, je nach Situation Betriebsunterbrechung. Der Zeitpunkt ist vor der Eröffnung, nicht danach.
Vier Wochen vorher: die Kasse
Hier ist der Punkt, an dem ich regelmäßig zu spät gerufen werde. Die Kasse wird als Gerät gedacht, das man in der Eröffnungswoche aufstellt. Tatsächlich ist sie ein Projekt mit Vorlauf.
Was rechtlich gilt. Eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland nicht, die offene Ladenkasse bleibt zulässig. Wer sich aber für ein elektronisches Kassensystem entscheidet, muss seit dem 1. Januar 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach § 146a AO einsetzen und die Belegausgabepflicht erfüllen.
Die Meldung ans Finanzamt. Seit 2025 sind elektronische Kassensysteme dem Finanzamt elektronisch über ELSTER zu melden, einschließlich Angaben zur TSE. Für neu angeschaffte Systeme läuft dafür eine Frist ab Anschaffung.
Was Zeit braucht. Der Artikelstamm. Jedes Gericht, jedes Getränk, mit Preis, Steuersatz und Warengruppe. Bei einer Karte mit hundertzwanzig Positionen ist das ein Tag Arbeit, und er lässt sich nicht in die Eröffnungswoche schieben. Dazu kommen Tischplan, Druckerzuordnung für Küche und Theke sowie die Bedienerrechte.
Was zusammenpassen muss. Kartenterminal und Kasse, WLAN im gesamten Gastraum, Netzwerkanschlüsse an den richtigen Stellen. Die Leerrohre werden beim Umbau verlegt oder gar nicht.
Ich schaue mir Betriebe deshalb am liebsten während des Umbaus an, wenn die Wände noch offen sind. Ein Netzwerkkabel zur Küche kostet dann fast nichts und später einen Kabelkanal quer durch den Gastraum.
Die letzten zwei Wochen
Personal. Arbeitsverträge, Anmeldungen zur Sozialversicherung, Belehrungen nach Infektionsschutzgesetz, Unterweisung im Arbeitsschutz.
Arbeitszeiterfassung. Nach § 17 Mindestlohngesetz sind im Gaststättengewerbe Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen, spätestens am siebten Folgetag. Wer das gleich über die Kassenanmeldung löst, spart sich Zettelwirtschaft.
Preisangaben. Die Preisangabenverordnung verlangt Endpreise einschließlich Umsatzsteuer, außerdem Angaben zur Menge bei Getränken. Die Speisekarte braucht zusätzlich die Kennzeichnung von Zusatzstoffen und die Information über die vierzehn Hauptallergene.
Testlauf. Ein Abend mit Freunden und Familie, bei dem alles läuft wie im Ernstfall. Bestellt wird über die Kasse, gedruckt wird in der Küche, abgerechnet wird geteilt. Was dabei auffällt, lässt sich vorher noch ändern.
Die Abhängigkeiten, die Zeit kosten
Der häufigste Grund für eine verschobene Eröffnung ist nicht eine einzelne lange Bearbeitungszeit, sondern eine Kette von Anträgen, die aufeinander warten.
Die Gaststättenerlaubnis setzt in der Regel Unterlagen voraus, die selbst Vorlauf haben: das Führungszeugnis, die Auskunft aus dem Gewerbezentralregister, die Unterrichtungsbescheinigung der IHK. Wer diese drei erst beantragt, wenn der Antrag auf dem Tisch liegt, verliert mehrere Wochen.
Ähnlich bei der Steuernummer. Sie ergibt sich aus dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, der wiederum die Gewerbeanmeldung voraussetzt. Ohne Steuernummer lassen sich keine ordnungsgemäßen Rechnungen stellen, und manche Lieferanten liefern nicht ohne.
Die praktische Konsequenz: Die Unterlagen mit externer Bearbeitungszeit gehören ganz nach vorn, auch wenn der Eröffnungstermin noch weit weg wirkt.
Nach der Eröffnung
Zwei Dinge geraten im ersten Monat regelmäßig aus dem Blick.
Der Tagesabschluss gehört von Tag eins an gemacht und dokumentiert. Wer damit erst nach der Einlaufphase anfängt, hat eine Lücke in den Aufzeichnungen, die später niemand mehr schließt.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie im Betrieb kassiert und aufgezeichnet wird. Sie wird bei einer Kassennachschau gefragt und fehlt in den meisten jungen Betrieben. Sie lässt sich in wenigen Seiten erstellen, solange die Abläufe frisch sind.
Wo ich helfe
Bei der Kasse, vom Artikelstamm bis zur Meldung ans Finanzamt. Ich komme im Umkreis von rund 150 Kilometern um Olfen vorbei, schaue mir die Räume an und sage, was an Technik nötig ist und was nicht.
Welche Pflichten mit der ersten Kasse auf Sie zukommen, fasst Kassensystem Gastronomie: gesetzliche Pflichten zusammen. Zur Frage, ob überhaupt eine Registrierkasse nötig ist, siehe Registrierkassenpflicht, und zu den Anschaffungskosten den Ratgeber Was kostet ein Kassensystem.
Für die Genehmigungen ist die Gemeinde zuständig, für die steuerliche Seite Ihre Steuerberatung, für die Kasse komme ich vorbei. Beide früh einzubinden ist der wirksamste Schritt gegen eine verschobene Eröffnung.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Die konkreten Anforderungen unterscheiden sich je nach Bundesland und Kommune. Rechtsstand: August 2026.