Kurz zusammengefasst
Kunden müssen Kassenbons nicht aufbewahren. Betriebe müssen Kassendaten nach § 147 AO zehn Jahre aufbewahren, und zwar als Einzelaufzeichnungen in maschinell auswertbarer Form. Ein Papierausdruck genügt nicht. Vor jedem Systemwechsel gehört ein vollständiger Datenexport erstellt.
Bei dieser Frage werden zwei Dinge verwechselt, die nichts miteinander zu tun haben: die Aufbewahrung durch den Kunden und die Aufbewahrung durch den Betrieb.
Für Privatkunden gibt es keine Pflicht, einen Kassenbon aufzubewahren. Wer den Zettel im Laden liegen lässt, macht sich nicht strafbar. Für den Betrieb sieht es anders aus, und zwar deutlich.
Was für Kunden gilt
Für Verbraucher hat der Kassenbon den Rang eines Beweismittels. Aufbewahren lohnt sich aus praktischen Gründen: als Nachweis beim Umtausch, für Gewährleistungsansprüche, die zwei Jahre laufen, oder für Garantieleistungen des Herstellers.
Anders liegt es bei Handwerkerleistungen an einem Grundstück. Nach § 14b UStG müssen Privatpersonen solche Rechnungen zwei Jahre aufbewahren. Das betrifft aber Rechnungen für Bauleistungen, nicht den Einkaufsbon im Supermarkt.
Der oft gehörte Satz, man müsse den Bon behalten, weil der Betrieb ihn ausgeben muss, verwechselt Ursache und Wirkung. Die Belegausgabepflicht richtet sich an den Betrieb, nicht an den Kunden.
Die Belegausgabepflicht des Betriebs
Nach § 146a Absatz 2 AO muss ein Betrieb, der ein elektronisches Kassensystem einsetzt, bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen und ihn dem Kunden zur Verfügung stellen.
Zwei Dinge sind daran wichtig. Erstens: Erstellt und angeboten werden muss der Beleg immer. Zweitens: Ob der Kunde ihn mitnimmt, ist dessen Entscheidung. Es gibt keine Mitnahmepflicht.
Der Beleg kann auch elektronisch bereitgestellt werden, etwa als QR-Code oder per E-Mail. Voraussetzung ist, dass der Kunde ihn ohne weiteres entgegennehmen kann. Ein Beleg, für den erst eine App installiert werden muss, erfüllt das kaum.
Auf Antrag kann das Finanzamt nach § 148 AO von der Belegausgabepflicht befreien, wenn Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkauft werden und die Ausgabe eine unzumutbare Härte darstellt. Die Aufzeichnungspflichten selbst entfallen dadurch nicht.
Was der Betrieb aufbewahren muss
Hier wird es umfangreich. Nach § 147 AO gelten für steuerlich relevante Unterlagen Aufbewahrungsfristen, für Kassendaten in der Regel zehn Jahre.
Betroffen sind nicht nur die Tagesabschlüsse, sondern die Einzelaufzeichnungen. Jeder einzelne Vorgang mit Datum, Uhrzeit, Artikeln, Preisen, Steuersätzen, Zahlart und der TSE-Signatur. Eine Zusammenfassung genügt nicht.
Dazu kommen die Unterlagen rund um das System: Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Protokolle über Änderungen an Einstellungen und Stammdaten, die Verfahrensdokumentation und die Nachweise zur TSE.
Digital heißt digital
Der Punkt, an dem es in Prüfungen am häufigsten klemmt: Daten, die elektronisch entstanden sind, müssen elektronisch aufbewahrt werden. In maschinell auswertbarer Form.
Ein Ausdruck der Tagesabschlüsse in einem Ordner erfüllt die Anforderung nicht. Das Finanzamt kann die Daten in strukturierter Form anfordern und selbst auswerten. Dafür gibt es mit DSFinV-K ein einheitliches Exportformat, das jedes zertifizierte Kassensystem liefern können muss.
Die Daten müssen außerdem über die gesamte Frist lesbar bleiben. Wer nach acht Jahren feststellt, dass die alte Kasse verschrottet wurde und niemand die Daten gesichert hat, hat ein Problem, das sich nicht mehr beheben lässt.
Der kritische Moment: der Systemwechsel
Beim Austausch eines Kassensystems geht der häufigste Fehler passiert. Die alte Kasse wird abgebaut, die neue läuft, und die Daten der alten liegen auf einem Gerät im Keller.
Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit dem Systemwechsel. Die Daten des alten Systems müssen für den Rest der Frist verfügbar und auswertbar bleiben, einschließlich der Möglichkeit, sie im geforderten Format zu exportieren.
Praktisch heißt das: Vor der Außerbetriebnahme einen vollständigen Datenexport erstellen und ihn so ablegen, dass er in acht Jahren noch lesbar ist. Ich mache diesen Export bei jedem Wechsel als ersten Schritt, bevor das alte Gerät angefasst wird.
Das gilt auch für die TSE. Sie ist Teil der aufzubewahrenden Daten und darf nicht einfach entsorgt werden. Auch die Außerbetriebnahme eines Systems ist dem Finanzamt zu melden.
Was auf dem Beleg stehen muss
Der Inhalt eines Kassenbelegs ist in der Kassensicherungsverordnung geregelt. Verlangt werden unter anderem der vollständige Name und die Anschrift des Betriebs, das Datum und der Zeitpunkt von Beginn und Ende des Vorgangs, Menge und Art der gelieferten Gegenstände, das Entgelt sowie der Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Dazu kommen die Angaben aus der TSE: die Transaktionsnummer, die Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder der Sicherheitseinrichtung sowie der Prüfwert. Bei elektronischen Belegen wird das häufig als QR-Code dargestellt.
Ein zertifiziertes System erzeugt diese Angaben automatisch. Prüfenswert ist der Beleg trotzdem einmal nach der Einrichtung, vor allem bei der Firmierung: Eine unvollständige Betriebsanschrift auf dem Bon fällt sonst erst Jahre später auf.
Bei Beträgen bis 250 Euro gelten für Rechnungen die erleichterten Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV. Die Pflichtangaben nach der Kassensicherungsverordnung bleiben davon unberührt.
Ein Randproblem mit Folgen
Belege auf Thermopapier verblassen. Je nach Papierqualität und Lagerung kann ein Bon nach wenigen Jahren unlesbar sein.
Für die eigenen Ausgangsbelege ist das unkritisch, solange die Daten elektronisch vorliegen. Relevant wird es bei Eingangsbelegen: Wer eine Quittung für einen Bareinkauf auf Thermopapier ablegt, sollte sie kopieren oder scannen, weil sonst nach Jahren ein leeres Blatt im Ordner liegt.
Beim Scannen sind die Anforderungen an das ersetzende Scannen zu beachten, insbesondere eine dokumentierte Vorgehensweise. Wie Sie das im Einzelnen handhaben, stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
Was das konkret bedeutet
Für einen Betrieb mit elektronischer Kasse lässt sich die Pflicht in drei Punkten zusammenfassen.
Bei jedem Verkauf einen Beleg erstellen und anbieten. Die Einzeldaten zehn Jahre elektronisch und auswertbar vorhalten. Beim Systemwechsel die Altdaten sichern, bevor das alte Gerät geht.
Der zweite Punkt läuft bei einem ordentlich eingerichteten System von selbst, sofern die Datensicherung eingerichtet ist und jemand gelegentlich prüft, ob sie tatsächlich läuft. Genau das ist die Stelle, an der es in der Praxis scheitert: Die Sicherung war eingerichtet, aber seit vierzehn Monaten läuft sie ins Leere, und gemerkt hat es niemand.
Das Format, in dem die Daten angefordert werden, erklärt der Ratgeber DSFinV-K: Kassendaten exportieren. Beim Wechsel des Systems ist außerdem die Meldung an das Finanzamt zu beachten, die auch für die Außerbetriebnahme gilt.
Ein Prüfexport lässt sich jederzeit erzeugen, ohne dass eine Prüfung ansteht. Wer ihn einmal gesehen hat, weiß, ob die Sicherung tatsächlich läuft. Das ist der Punkt, an dem es in der Praxis am häufigsten hakt.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Rechtsstand: August 2026.