Kurz zusammengefasst
Bei überwiegendem Bargeldumsatz ist die Kasse das Hauptbuch. Regelmäßig fehlen vier Vorgänge: Personalverzehr, Eigenverbrauch, Bruch und Verderb sowie die korrekte Behandlung von Gutscheinen. Erhebliche Mängel können nach § 162 AO zu einer Schätzung führen. Aufbewahrung der Kassendaten: zehn Jahre, maschinell auswertbar.
Die Buchhaltung in der Gastronomie unterscheidet sich von der anderer Branchen durch einen Punkt: den hohen Bargeldanteil. Genau deshalb schaut die Finanzverwaltung dort genauer hin, und genau deshalb entscheidet die Kassenführung darüber, ob eine Prüfung glatt läuft oder teuer wird.
Dieser Artikel geht die Bereiche durch, die im Gastrobetrieb regelmäßig zu Beanstandungen führen, und zeigt, welcher Teil davon an der Kasse entsteht.
Die Kassenführung ist der Kern
Bei Betrieben mit überwiegend Bargeldumsatz ist die Kasse das Hauptbuch. Stimmt sie nicht, steht die gesamte Buchführung in Frage. Die Folge kann eine Hinzuschätzung sein, also eine Erhöhung des Umsatzes durch das Finanzamt.
Wer ein elektronisches Kassensystem einsetzt, muss seit dem 1. Januar 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach § 146a AO verwenden. Jeder Vorgang wird protokolliert und signiert, nachträgliche Änderungen bleiben erkennbar.
Dazu kommen Pflichten, die unabhängig von der Technik gelten: Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Bareinnahmen sind grundsätzlich täglich festzuhalten. Eine Kasse darf rechnerisch nie negativ werden, weil man nicht mehr Geld herausgeben kann, als in der Lade liegt.
Der Tagesabschluss
Der Kassenabschluss am Ende des Geschäftstags ist der Vorgang, an dem sich später die Nachvollziehbarkeit entscheidet. Dazu gehören der Umsatz nach Steuersätzen getrennt, die Aufteilung nach Zahlarten, Stornos und Rabatte sowie der tatsächlich gezählte Kassenbestand.
Ein Zählprotokoll ist nicht in jedem Fall zwingend, aber es ist der einfachste Weg, den gezählten Bestand zu belegen. Wer die Kasse zählt und das Ergebnis nirgends festhält, kann später nicht zeigen, dass gezählt wurde.
Kassendifferenzen gehören dokumentiert, nicht geglättet. Eine Kasse, die über Monate exakt aufgeht, ist auffälliger als eine mit kleinen, erklärten Differenzen.
Die Steuersätze richtig trennen
In der Gastronomie treffen zwei Steuersätze aufeinander. Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle unterliegen dem Regelsteuersatz, Speisen zum Mitnehmen dem ermäßigten Satz. Getränke folgen eigenen Regeln, bei denen unter anderem zwischen Wasser, Milchmischgetränken und alkoholischen Getränken zu unterscheiden ist.
Die Abgrenzung ist Gegenstand umfangreicher Rechtsprechung und hängt an Details wie dem Vorhandensein von Sitzgelegenheiten oder Geschirr. Für die Buchhaltung heißt das vor allem: Die Zuordnung muss im Artikelstamm der Kasse hinterlegt sein, und sie muss beim Kassiervorgang tatsächlich angewendet werden.
Der häufigste Fehler ist nicht die falsche rechtliche Einordnung, sondern dass der Unterschied zwischen Hier und Mitnehmen an der Kasse gar nicht abgefragt wird. Dann steht in der Buchführung eine Aufteilung, die niemand belegen kann.
Wie die Sätze für Ihren Betrieb konkret anzuwenden sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Die Kasse muss die Entscheidung dann nur noch sauber abbilden.
Die Vorgänge, die regelmäßig fehlen
Vier Sachverhalte tauchen in Gastrobetrieben ständig auf und werden ebenso oft nicht erfasst.
Personalverzehr. Was Mitarbeiter im Betrieb essen und trinken, ist ein zu erfassender Vorgang. Ohne Buchung fehlt der Warenabgang, und der Wareneinsatz sieht schlechter aus, als er ist.
Eigenverbrauch. Entnahmen des Inhabers sind ebenfalls zu erfassen. Die Finanzverwaltung veröffentlicht dazu jährlich Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben, die als Vereinfachung genutzt werden können.
Bruch und Verderb. Gehört dokumentiert, weil sonst die Differenz zwischen Wareneinsatz und Umsatz unerklärt bleibt.
Gutscheine. Beim Verkauf eines Gutscheins entsteht noch kein Umsatz im eigentlichen Sinn, sondern erst bei der Einlösung. Die Behandlung hängt davon ab, ob es sich um einen Einzweck- oder Mehrzweckgutschein handelt. Die Kasse muss beide Vorgänge getrennt abbilden können.
Trinkgeld
Trinkgeld, das Gäste freiwillig direkt an Beschäftigte geben, ist bei diesen unter den Voraussetzungen des § 3 Nummer 51 EStG steuerfrei. Anders liegt es bei Trinkgeld, das dem Betrieb zufließt, etwa bei einem Bedienungszuschlag.
Bei Kartenzahlung wird es unübersichtlich, weil der Betrag zunächst auf dem Geschäftskonto landet. Diese Beträge müssen nachvollziehbar getrennt und weitergegeben werden. Ein Kassensystem, das Trinkgeld als eigene Position erfasst, macht diesen Nachweis erheblich einfacher.
Was bei Mängeln droht
Formelle Mängel in der Kassenführung führen nicht automatisch zu einer Schätzung. Erheblich werden sie, wenn sie die sachliche Richtigkeit des Ergebnisses in Frage stellen. Dann kann das Finanzamt nach § 162 AO schätzen.
Zu den Mängeln, die dabei regelmäßig genannt werden, gehören fehlende Einzelaufzeichnungen, nicht vorhandene Tagesabschlüsse, rechnerisch negative Kassenbestände, fehlende Programmier- und Bedienungsanleitungen sowie eine nicht vorhandene Verfahrensdokumentation.
Zur Verprobung stehen der Prüfung mehrere Methoden zur Verfügung, etwa die Nachkalkulation über den Wareneinsatz oder Zeitreihenvergleiche. Deshalb ist es sinnvoll, den eigenen Wareneinsatz zu kennen: Wer erklären kann, warum die Quote in einem Quartal ausgerissen ist, führt das Gespräch aus einer anderen Position.
Unabhängig davon kann eine Kassennachschau nach § 146b AO ohne vorherige Ankündigung während der Geschäftszeiten stattfinden.
Belege und Aufbewahrung
Keine Buchung ohne Beleg. In der Gastronomie betrifft das vor allem die Eingangsseite: Lieferantenrechnungen, Quittungen für Bareinkäufe, Bewirtungsbelege.
Auf der Ausgangsseite gilt die Belegausgabepflicht nach § 146a AO. Bei jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Gast zur Verfügung gestellt werden. Ob er ihn mitnimmt, ist dessen Sache. Erstellt werden muss er.
Die Aufbewahrungsfrist für Kassendaten beträgt nach § 147 AO zehn Jahre. Digitale Daten müssen dabei in maschinell auswertbarer Form vorgehalten werden, ein Papierausdruck genügt nicht. Für den Export gibt es mit DSFinV-K ein einheitliches Format, das bei Prüfungen angefordert wird.
Die Verfahrensdokumentation
Sie beschreibt, wie im Betrieb kassiert, aufgezeichnet und aufbewahrt wird. Welche Geräte im Einsatz sind, wer welche Rechte hat, wie der Tagesabschluss abläuft, was bei einem Ausfall passiert.
Bei einer Kassennachschau wird häufig danach gefragt. Sie fehlt in vielen Betrieben, obwohl sie sich in wenigen Seiten erstellen lässt. Zum System gehören auch die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und Protokolle über Änderungen an den Einstellungen.
Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
Die Arbeitsteilung ist in der Regel klar: Die Steuerberatung verbucht, der Betrieb liefert die Daten. Reibung entsteht dort, wo die Daten nicht in verwertbarer Form ankommen.
Eine DATEV-Schnittstelle im Kassensystem spart hier auf beiden Seiten Zeit, weil die Tagesabschlüsse übergeben werden, ohne dass jemand Zahlen abtippt. Was zusätzlich hilft: die Warengruppen und Steuersätze im Kassensystem einmal gemeinsam mit der Steuerberatung festlegen, statt sie nachträglich umzubauen.
Für die technische Seite der Übergabe siehe DATEV-Schnittstelle im Kassensystem. Was bei einer unangekündigten Prüfung passiert, beschreibt Kassennachschau: Ablauf und Rechte, und die Grundlagen der laufenden Aufzeichnung stehen im Kassenbuch.
Die Übergabe an das Steuerbüro richte ich bei der Installation mit ein und stimme die Warengruppenstruktur vorher ab, wenn der Betrieb das möchte. Das ist ein Telefonat und erspart Rückfragen bei jedem Monatsabschluss.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Die Anwendung der Steuersätze und die Behandlung einzelner Sachverhalte klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Rechtsstand: August 2026.