Kurz zusammengefasst
Drei Abläufe entscheiden: der offene Tisch, der Bon in der Küche und das Teilen der Rechnung. Jede Teilrechnung ist ein eigener Geschäftsvorfall und wird über die TSE abgesichert. Bedienerzuordnung macht Stornos und Differenzen nachvollziehbar. Seit 2025 sind elektronische Kassensysteme über ELSTER zu melden.
Ein Restaurant stellt an die Kasse Anforderungen, die ein Ladengeschäft nicht kennt. Ein Vorgang läuft dort über zwei Stunden statt über dreißig Sekunden. Er wandert zwischen Tisch, Tresen und Küche. Und am Ende soll geteilt werden, oft anders, als beim Bestellen gedacht.
Wer eine Kasse für ein Restaurant auswählt, sollte deshalb weniger auf die Funktionsliste schauen als auf drei Abläufe: den Tisch, den Bon in der Küche und die Abrechnung am Schluss.
Der offene Tisch
Die Grundfunktion ist die Tischverwaltung. Bestellungen werden nicht abgeschlossen, sondern einem Tisch zugeordnet und bleiben offen, bis abgerechnet wird.
Was dabei zählt, zeigt sich erst im Betrieb. Kann ein Gast den Tisch wechseln, ohne dass die Bestellung neu erfasst wird. Lassen sich zwei Tische zusammenlegen, wenn eine Gruppe größer wird. Sieht die Bedienung auf einen Blick, welche Tische offen sind und seit wann.
Ein Tischplan, der dem echten Raum entspricht, ist dabei mehr als Kosmetik. Wer Tisch 14 sucht, statt ihn zu sehen, verliert bei jedem Vorgang ein paar Sekunden. An einem vollen Samstag summiert sich das.
Bestellen am Tisch
Die klassische Variante ist der Bestellblock: aufschreiben, zur Kasse gehen, eintippen. Der Weg kostet Zeit und ist die Stelle, an der Bestellungen verloren gehen.
Mit mobiler Bestellerfassung wird direkt am Tisch aufgenommen. Die Bestellung geht sofort in die Küche, die Bedienung bleibt im Gastraum. Der Effekt ist bei mehreren Bedienungen und langen Wegen deutlich, bei einem kleinen Lokal mit zwölf Tischen weniger.
Voraussetzung ist ein WLAN, das im gesamten Gastraum trägt. Das klingt selbstverständlich und ist es in Altbauten mit dicken Wänden nicht. Ich messe das vor der Installation nach, weil eine mobile Bestellung, die im Wintergarten abbricht, schlechter ist als der Bestellblock.
Der Weg in die Küche
Bestellungen müssen dorthin, wo sie zubereitet werden. Getränke an die Theke, Speisen in die Küche, bei größeren Betrieben getrennt nach Posten.
Die Kasse steuert das über Druckerzuordnungen im Artikelstamm. Ein Bier landet am Thekendrucker, ein Schnitzel am Küchendrucker. Bei mehreren Gängen kommt die Gangsteuerung dazu: Vorspeisen sofort, Hauptgänge auf Abruf.
Zwei Details entscheiden über den Alltag. Erstens: Was passiert, wenn ein Drucker kein Papier mehr hat. Ein System, das den Bon dann still verschluckt, erzeugt Ärger, den niemand sofort bemerkt. Zweitens: Wie werden Sonderwünsche übertragen. Ohne Salat, Fleisch durch, Allergie. Wenn das nicht sauber auf dem Bon landet, wird es mündlich nachgereicht, und dann geht es unter.
Alternativ zum Papier arbeiten manche Küchen mit einem Bildschirm. Das spart Papier und macht Änderungen sichtbar, setzt aber voraus, dass jemand hinschaut.
Das Teilen der Rechnung
Der Moment, in dem sich zeigt, ob die Kasse taugt. Sechs Personen, eine hat nur ein Wasser getrunken, zwei zahlen zusammen, einer braucht eine Rechnung auf die Firma.
Was ein Restaurantsystem können sollte: einzelne Positionen vom Tisch auf eine separate Rechnung ziehen, den Tisch gleichmäßig auf mehrere Zahlende teilen, Teilzahlungen mit unterschiedlichen Zahlarten annehmen und eine Position nachträglich einer anderen Rechnung zuordnen.
Wichtig ist dabei, dass jede Teilrechnung als eigener Geschäftsvorfall aufgezeichnet und über die TSE abgesichert wird. Das passiert im Hintergrund, ist aber der Grund, warum improvisiertes Teilen mit Taschenrechner und einem Sammelbon Probleme macht.
Wer hat was gebucht
In einem Betrieb mit mehreren Bedienungen gehört jeder Vorgang einer Person zugeordnet. Über Bedienerschlüssel, PIN oder Chip.
Das hat zwei Zwecke. Zum einen die Abrechnung: Jede Bedienung rechnet ihren eigenen Bestand ab, Differenzen sind zuordenbar. Zum anderen die Nachvollziehbarkeit bei Stornos und Rabatten. Wenn an einem Abend zwanzig Stornos gebucht wurden, ist die erste Frage, von wem.
Rechte lassen sich abstufen. Wer darf stornieren, wer darf Rabatte geben, wer kommt an die Tagesauswertung. Diese Einstellungen sollten vor dem Start festgelegt werden, nicht nach dem ersten Vorfall.
Stornos, Rabatte und der Umgang damit
In jedem Restaurant wird storniert. Ein Gast bestellt um, die Küche hat etwas nicht mehr, eine Position wurde auf dem falschen Tisch gebucht.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zwei Fällen. Solange eine Position noch nicht an die Küche gegangen ist, handelt es sich um eine Korrektur während der Erfassung. Ist der Bon gedruckt und die Ware zubereitet, ist es ein Storno mit Warenabgang, der dokumentiert gehört.
Beide Vorgänge werden von der TSE erfasst. Ein System, in dem eine Position spurlos verschwindet, erfüllt die Anforderungen nicht. Für den Betrieb ist die Storno-Auswertung deshalb doppelt nützlich: Sie ist Pflichtbestandteil der Aufzeichnung und zugleich eine Kennzahl. Häufen sich Stornos bei einer Person oder zu einer Uhrzeit, lohnt der genauere Blick.
Gleiches gilt für Rabatte und Gratisleistungen. Wer eine Runde ausgibt oder einen Nachlass gewährt, sollte das als solches buchen. Sonst fehlt der Umsatz, während die Ware im Wareneinsatz auftaucht, und die Differenz bleibt unerklärt.
Die gesetzlichen Pflichten
Ein elektronisches Kassensystem im Restaurant braucht seit dem 1. Januar 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach § 146a AO. Jeder Vorgang wird signiert, auch das Öffnen eines Tisches und jede Änderung daran.
Dazu kommt die Belegausgabepflicht: Bei jedem Geschäftsvorfall ist ein Beleg zu erstellen und dem Gast zur Verfügung zu stellen. Bei geteilten Rechnungen bedeutet das einen Beleg je Teilrechnung.
Seit Anfang 2025 sind elektronische Kassensysteme außerdem dem Finanzamt zu melden. Die Meldung erfolgt elektronisch über das ELSTER-Portal und umfasst Angaben zum System und zur TSE. Ich übernehme das auf Wunsch bei der Installation, weil die Frist sonst gern übersehen wird.
Was bei einem Ausfall passiert
Ein Restaurant kann nicht schließen, weil die Kasse hakt. Deshalb gehört zur Auswahl die Frage, was im Störfall passiert.
Bei einem System, das lokal arbeitet, läuft die Kasse weiter, auch wenn das Internet ausfällt. Bei einem reinen Cloudsystem hängt es davon ab, ob ein Offlinebetrieb vorgesehen ist und wie lange er trägt.
Fällt die TSE aus, darf weiter kassiert werden, der Ausfall ist aber zu dokumentieren und die Störung unverzüglich zu beseitigen. Ein Betrieb sollte wissen, woran er einen TSE-Ausfall überhaupt erkennt.
Und dann ist da der Fall, der am häufigsten vorkommt: Der Bondrucker streikt an einem Samstagabend um halb neun. Deshalb gehört zur Auswahl eines Systems die Frage, wen man dann erreicht. Bei mir ist das meine Handynummer, auch am Wochenende.
Wie ich vorgehe
Bevor ich über Hardware rede, schaue ich mir den Ablauf an. Wie viele Bedienungen, wie lang die Wege, wie oft wird geteilt, gibt es Außenbereich oder Terrasse mit eigenem Ablauf.
Aus diesen Antworten ergibt sich, was das System können muss. Ein Betrieb mit dreißig Plätzen und einer Bedienung braucht keine mobile Bestellerfassung. Ein Biergarten mit zweihundert Plätzen kommt ohne kaum aus.
Ich arbeite mit SCHULTES bluepos und richte Tischplan, Druckerzuordnung und Bedienerrechte gemeinsam mit dem Betrieb ein, an den echten Abläufen. Danach laufen wir einen Abend durch, bevor der erste Gast kommt.
Welche gesetzlichen Vorgaben in der Gastronomie im Einzelnen greifen, steht unter gesetzliche Pflichten in der Gastronomie. Für den Wechsel von einem bestehenden System hilft die Checkliste zur Kassenumstellung.
Ich schaue mir den Betrieb vor Ort an, im Umkreis von rund 150 Kilometern um Olfen. Aus Raumzuschnitt, Zahl der Bedienungen und Länge der Wege ergibt sich meist von selbst, welche Funktionen gebraucht werden und welche nicht.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Rechtsstand: August 2026.