Kurze Antwort: Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Speisen 7 % Umsatzsteuer, für Getränke bleiben es 19 %. Ob vor Ort verzehrt oder mitgenommen, spielt keine Rolle mehr. In der Kasse heißt das: Jeder Artikel braucht den richtigen Steuerschlüssel, und Menüs mit Getränk müssen aufgeteilt werden.
Die Umstellung ist an der Kasse in einer Stunde erledigt, wenn der Artikelstamm sauber gepflegt ist. Ist er es nicht, wird es ein Nachmittag. Dieser Artikel zeigt, welche Schritte anfallen, wo die Fallstricke liegen und was bei einer Kassennachschau geprüft wird.
Was sich zum 1. Januar 2026 geändert hat
Der Gesetzgeber hat mit dem Steueränderungsgesetz 2025 den § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG eingeführt. Seitdem gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft der ermäßigte Steuersatz von 7 % auf Speisen. Die Regelung ist nicht befristet.
Die alte Unterscheidung zwischen Verzehr im Haus und außer Haus ist damit hinfällig. Ein Stück Kuchen kostet steuerlich dasselbe, ob es am Tisch serviert oder in der Tüte mitgenommen wird. Was bleibt, ist die Trennung zwischen Speisen und Getränken.
Getränke bleiben bei 19 %. Auch das gilt unabhängig davon, ob jemand am Tisch sitzt oder den Becher mitnimmt. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks weist ausdrücklich darauf hin, dass auch Milch, Milchmischgetränke und Leitungswasser dazuzählen. Das überrascht Bäckereien und Cafés regelmäßig.
Welche Betriebe betroffen sind
Die Regelung greift überall dort, wo Speisen zum Verzehr abgegeben werden. Restaurants und Cafés sind der offensichtliche Fall, aber die Liste ist länger.
- Bäckereien und Metzgereien mit Stehtisch oder Sitzecke
- Imbisse und Foodtrucks
- Caterer und Betriebskantinen
- Verpflegung in Krankenhäusern, Schulen und Kitas
- Eisdielen, für die der Unterschied zwischen Waffel zum Mitnehmen und Eisbecher am Tisch entfällt
Wer bisher zwei Preise für dasselbe Produkt gepflegt hat, je nach Verzehrort, kann diese Doppelung auflösen. Für Betriebe mit hohem Außer-Haus-Anteil ändert sich rechnerisch wenig, für klassische Restaurants dagegen viel.
Die Umstellung im Kassensystem: vier Schritte
Der Aufwand hängt fast vollständig davon ab, wie sauber der Artikelstamm gepflegt ist. Ein System mit klaren Warengruppen ist in einer Stunde umgestellt.
1. Warengruppen prüfen
Jeder Artikel muss eindeutig einer Warengruppe zugeordnet sein, die entweder Speise oder Getränk ist. Sammelposten wie „Speisen divers" oder „Sonstiges" sind ein Problem: Bei einer Prüfung lässt sich nicht nachvollziehen, was darin verkauft wurde. Wer solche Positionen im Stamm hat, löst sie jetzt auf.
2. Steuerschlüssel zuweisen
In der Kassensoftware hängt der Steuersatz am Artikel oder an der Warengruppe. Bei SCHULTES bluepos® lässt sich der Schlüssel auf Warengruppenebene setzen, was die Arbeit deutlich verkürzt: Ändert man ihn einmal für die Gruppe „Hauptgerichte", ziehen alle Artikel darunter mit.
3. Menüs und Kombiangebote aufteilen
Hier liegt die eigentliche Arbeit. Ein Menü aus Burger und Softdrink enthält zwei Steuersätze und muss auf der Rechnung getrennt ausgewiesen werden.
Das Bundesfinanzministerium hat dafür mit Schreiben vom 22. Dezember 2025 den Umsatzsteuer-Anwendungserlass ergänzt und eine Vereinfachung zugelassen: Bei Kombiangeboten und Tagespauschalen dürfen 30 % des Gesamtpreises pauschal den Getränken zugerechnet werden, die restlichen 70 % gelten als Speisen. Wer genauer rechnen will, darf stattdessen nach tatsächlichem Wareneinsatz aufteilen, muss diese Kalkulation aber dokumentieren.
Bei einem Menüpreis von 15,00 € heißt das nach der Pauschale: 4,50 € mit 19 %, 10,50 € mit 7 %.
4. Testbon ziehen
Vor dem ersten regulären Verkaufstag einmal alles durchbuchen: eine Speise, ein Getränk, ein Menü. Auf dem Bon müssen beide Steuersätze getrennt mit Netto, Steuerbetrag und Brutto stehen. Stimmt eine Zeile nicht, ist der Fehler jetzt gefunden und nicht erst bei der Nachschau.
Was bei einer Kassennachschau geprüft wird
Die Kassennachschau nach § 146b AO läuft unangekündigt. Der Prüfer schaut sich an, ob die Steuersätze korrekt hinterlegt sind und ob die Zuordnung nachvollziehbar ist.
Typische Beanstandungen aus der Praxis:
- Sammelartikel ohne erkennbaren Inhalt
- Menüs, die vollständig mit 7 % gebucht wurden
- Getränke in einer Speisen-Warengruppe
- Eine kalkulatorische Aufteilung ohne dokumentierte Grundlage
Wie eine Nachschau abläuft und welche Daten der Prüfer verlangen kann, steht ausführlich im Artikel Kassenprüfung durch das Finanzamt.
Häufiger Fehler: der Umstellungszeitpunkt
Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Leistung, nicht der Zahlung. Eine Feier am 31. Dezember 2025, die erst im Januar bezahlt wurde, fällt noch unter den alten Satz.
Für die Silvesternacht selbst gibt es eine Sonderregel: Die Finanzverwaltung beanstandet es nicht, wenn Betriebe die gesamte Nacht vom 31. Dezember 2025 auf den 1. Januar 2026 einheitlich nach altem Recht abgerechnet haben, also durchgehend mit 19 % ohne Aufteilung in Speisen und Getränke. Wer das so gemacht hat, muss nichts nachträglich korrigieren.
Wer Gutscheine verkauft, sollte mit seinem Steuerberater klären, wie sie zu behandeln sind, da es dabei auf die Art des Gutscheins ankommt.
Preise anpassen oder Marge behalten
Die Steuersenkung ist keine Pflicht zur Preissenkung. Wer die Bruttopreise unverändert lässt, behält den Unterschied als Marge. Wer sie senkt, gibt ihn weiter.
Praktisch relevant ist die Entscheidung für die Kasse deshalb, weil beide Wege unterschiedliche Arbeit machen: Bleiben die Bruttopreise gleich, ändert sich nur der Steuerschlüssel. Sollen die Preise sinken, muss zusätzlich jeder Artikelpreis neu gesetzt werden. Das ist der Moment, in dem sich eine gepflegte Warenwirtschaft auszahlt.
Wenn Sie Unterstützung brauchen
Ich richte Kassensysteme in Olfen und im Umkreis von rund 150 Kilometern ein und komme für die Umstellung in den Betrieb. Wir gehen den Artikelstamm gemeinsam durch, setzen die Steuerschlüssel und ziehen zusammen einen Testbon, bevor der erste Gast kommt.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an mich.