Kurz zusammengefasst
Beim Kassensturz wird der gesamte betriebliche Bargeldbestand ausgezählt und mit den Aufzeichnungen verglichen. Im Rahmen einer Kassennachschau nach § 146b AO können Amtsträger das verlangen, und zwar nicht nur für die Kassenschublade, sondern auch für Wechselgeld, Handkassen und betriebliches Geld im Tresor. Kassensturzfähigkeit setzt tagesaktuelle Aufzeichnungen und getrenntes betriebliches Bargeld voraus.
Der Kassensturz ist das Auszählen des gesamten betrieblichen Bargeldbestands, um ihn mit den Aufzeichnungen zu vergleichen. Er hat zwei Bedeutungen: Als eigene Kontrolle gehört er zum Tagesabschluss. Bei einer Kassennachschau kann der Amtsträger ihn verlangen.
Kassensturzfähigkeit ist der Begriff, auf den es dabei ankommt. Eine Kasse ist kassensturzfähig, wenn sich der tatsächliche Bestand jederzeit mit dem Sollbestand aus den Aufzeichnungen vergleichen lässt. Fehlt diese Eigenschaft, ist die Kassenführung angreifbar, auch wenn sonst alles stimmt.
Was das Finanzamt verlangen darf
Im Rahmen einer Kassennachschau nach § 146b AO können die Amtsträger verlangen, dass der gesamte betriebliche Bargeldbestand ausgezählt wird. Zu Dokumentationszwecken dürfen Fotos gemacht und Dokumente gescannt werden.
Das trifft nicht nur die Kassenschublade. Gemeint ist der betriebliche Bargeldbestand insgesamt, also auch Wechselgeldbestände, Handkassen und Geld im Tresor, soweit es zum Betrieb gehört. Wer betriebliches und privates Bargeld vermischt, bekommt an dieser Stelle ein Problem, das sich nicht auflösen lässt.
Der Amtsträger muss sich ausweisen, sobald er zur Vorlage von Aufzeichnungen auffordert oder nicht öffentliche Räume betreten will. Wie die Nachschau im Übrigen abläuft, steht im Ratgeber Kassennachschau: Ablauf und Rechte.
Was Kassensturzfähigkeit praktisch bedeutet
Drei Dinge müssen zusammenkommen, damit ein Vergleich überhaupt möglich ist.
Ein aktueller Sollbestand. Die Aufzeichnungen müssen bis zum Zeitpunkt der Prüfung geführt sein. Wer die Buchungen der Woche freitags nachträgt, hat mittwochs keinen Sollbestand, gegen den gezählt werden könnte.
Getrenntes betriebliches Bargeld. Privatentnahmen und Einlagen sind zu dokumentieren, und das Geld gehört auseinandergehalten. Eine gemeinsame Geldbörse für Betrieb und privat macht die Kasse nicht sturzfähig.
Erfasste Nebenkassen. Wechselgeldbestand, Handkasse für kleine Einkäufe, Trinkgeldkasse des Inhabers: Alles, was betrieblich ist, gehört in die Aufzeichnung.
Der Kassensturz als eigene Routine
Unabhängig von jeder Prüfung ist das tägliche Auszählen der Kern des Kassenabschlusses. Die Reihenfolge entscheidet über den Wert der Kontrolle: zuerst zählen, dann den Sollbestand ansehen. Wer die Zahl vorher kennt, findet erfahrungsgemäß genau diese Zahl.
Der Kassenbestand ist täglich zu zählen, weil er die Grundlage für die Berechnung der Tageseinnahmen bildet. Rundungen und Schätzungen sind nicht zulässig. Wie der Abschluss abläuft, steht im Ratgeber Kassenabschluss und Z-Bericht, die Rückrechnung bei offener Ladenkasse im Ratgeber Kassenbericht erstellen.
Muss der Kassensturz protokolliert werden?
Ein Zählprotokoll ist nicht verpflichtend. Der Bundesfinanzhof hat das mit Beschluss vom 16. Dezember 2016 (X B 41/16) entschieden. Die Finanzverwaltung empfiehlt es aber zur Stärkung der Beweiskraft.
Der praktische Nutzen liegt genau dort: Ohne Protokoll ist das Zählen ein Vorgang, der stattgefunden hat oder nicht, und im Streitfall lässt sich beides behaupten. Mit Protokoll gibt es einen Beleg. Details im Ratgeber Zählprotokoll: brauche ich das.
Wenn der Sturz eine Differenz ergibt
Eine Abweichung zwischen gezähltem und rechnerischem Bestand ist im Barbetrieb normal. Sie wird als Kassendifferenz erfasst, ein Fehlbetrag als sonstiger Aufwand, ein Mehrbetrag als sonstiger Ertrag.
Was nicht geht: die Differenz aus eigener Tasche ausgleichen oder die Aufzeichnung anpassen, bis es passt. Beides erzeugt eine Kasse, die zu gut aussieht, um echt zu sein, und genau das ist bei Prüfungen der auffälligere Befund. Die Buchung im Einzelnen steht im Ratgeber Kassendifferenzen richtig buchen.
Ein negativer Kassenbestand ist der Sonderfall, der immer auf einen Aufzeichnungsfehler hindeutet: Eine Kasse kann nicht weniger als null Euro enthalten.
Was Sie vorbereiten können
Auf einen unangekündigten Kassensturz kann man sich nicht am Tag selbst vorbereiten, nur im Vorfeld. Vier Punkte entscheiden.
- Aufzeichnungen sind tagesaktuell, nicht wochenweise nachgetragen.
- Betriebliches und privates Bargeld sind getrennt.
- Alle Nebenkassen sind erfasst und den Mitarbeitern bekannt.
- Wer allein Dienst hat, weiß, wo die Unterlagen liegen und wen er anruft.
Der letzte Punkt wird unterschätzt. Die Aufforderung des Amtsträgers richtet sich an Personen, von denen anzunehmen ist, dass sie über die Zugriffsrechte des Kassensystems verfügen. Das kann die Aushilfe am Samstagabend sein.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Kassenpflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.
Kassensturzfähig aufgestellt
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