Kurz zusammengefasst
Im Elektronikhandel erfasst die Kasse Seriennummer oder IMEI beim Verkauf und verknüpft sie mit dem Beleg. Das macht Garantiefälle, Reklamationen und Rückrufe nachvollziehbar. Ohne diese Zuordnung wird jeder Gewährleistungsfall zur Suche im Papierarchiv.
Ein Kassensystem für den Elektronikhandel erfasst neben Preis und Artikelbezeichnung auch die Seriennummer oder IMEI eines Geräts direkt beim Verkauf und verknüpft sie mit dem Kassenbeleg. Das macht Garantiefälle, Reklamationen und eventuelle Rückrufaktionen später eindeutig nachvollziehbar, ohne dass Kunde oder Händler den Kaufbeleg mühsam durchsuchen müssen.
Wichtig vorab: Wie jedes elektronische Kassensystem in Deutschland unterliegt auch eine Elektronikhandel-Kasse seit 2020 der TSE-Pflicht, unabhängig davon, ob Seriennummern erfasst werden oder nicht.
Seriennummern und IMEI beim Verkauf erfassen
Beim Verkauf eines Smartphones, Laptops oder anderen Elektronikgeräts scannt oder erfasst das Kassensystem die individuelle Seriennummer bzw. IMEI und speichert sie direkt am Kassenbeleg.
- Seriennummer wird per Scan oder manueller Eingabe dem Verkaufsvorgang zugeordnet
- Beleg und Seriennummer bleiben dauerhaft miteinander verknüpft
- Bei Rückfragen oder Garantiefällen ist die Zuordnung zum ursprünglichen Kauf sofort nachvollziehbar
Ohne diese Funktion bleibt nur die manuelle Suche im Papierarchiv oder eine separate Excel-Liste, mit steigendem Warenumschlag ein wachsendes Fehlerrisiko.
Garantiefälle schnell nachvollziehen
Meldet sich ein Kunde mit einem Defekt, prüft das Kassensystem anhand der Seriennummer sofort, wann das Gerät gekauft wurde und ob die Garantiefrist noch läuft.
- Kaufdatum und Garantiedauer auf einen Blick sichtbar
- Unterscheidung zwischen Gewährleistung (gesetzlich) und Herstellergarantie (freiwillig) im System dokumentierbar
- Reparatur- oder Ersatzvorgänge lassen sich dem Originalkauf zuordnen
Retouren und Reklamationen abwickeln
Bei Rückgaben oder Reklamationen hilft die Seriennummernzuordnung, den Vorgang eindeutig einem Kauf zuzuweisen, wichtig, wenn ein Kunde ohne Originalverpackung oder mit unleserlichem Kassenbon erscheint.
- Retoure wird mit Bezug zum Originalbeleg im Kassenjournal erfasst
- Bei Rückrufaktionen des Herstellers lassen sich betroffene Verkäufe über die Seriennummer schnell identifizieren
- GoBD-konforme Dokumentation erleichtert die Nachvollziehbarkeit bei einer Kassenprüfung
TSE-Pflicht auch im Elektronikhandel
Seit dem 1. Januar 2020 ist die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland verpflichtend, auch im Elektronikhandel. Das Finanzamt kann jederzeit eine unangekündigte Kassennachschau durchführen.
Alle Kassensysteme von Mihok Kassensysteme sind TSE-zertifiziert und GoBD-konform, Die Seriennummernverwaltung ist von Anfang an dabei.
Was kostet ein Kassensystem für den Elektronikhandel?
Systeme mit Seriennummern- und Garantieverwaltung liegen typischerweise bei 800–2.000 € für ein Einzelplatzsystem. Mehrplatz-Lösungen mit Lagerverwaltung und Warenwirtschaftsanbindung können 2.500–5.000 € erreichen. Stand 2026, abhängig vom Funktionsumfang.
Mihok Kassensysteme erstellt ein konkretes Angebot passend zu Ihrem Sortiment, kostenlos und unverbindlich.
Seriennummern und Varianten sauber zu führen ist eine Frage der Artikelverwaltung. Die Abwägung steht im Ratgeber Warenwirtschaft im Einzelhandel. Zur Belegausgabe bei Garantiefällen siehe Ratgeber Belegausgabepflicht.
Mehr zu passenden Funktionen finden Sie auf unserer Seite Kassensystem für Elektronik-Handel.
Kassensystem für Ihren Elektronikhandel anfragen
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Vorgaben (z. B. zu TSE, GoBD, Kassenpflicht) und ihre Auslegung können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.