Kurz zusammengefasst
Die Art des Gutscheins entscheidet, wann die Umsatzsteuer fällig wird: beim Einzweckgutschein sofort beim Verkauf, beim Mehrzweckgutschein erst bei der Einlösung. Seit dem 1. Januar 2026 werden Speisen mit 7 und Getränke mit 19 Prozent besteuert. Bei einem Wertgutschein fürs Restaurant steht der Steuersatz beim Verkauf damit nicht fest, er ist also in der Regel ein Mehrzweckgutschein. Die Kasse muss beide Arten unterscheiden können, sonst wird doppelt versteuert.
Kurze Antwort: Bei Gutscheinen entscheidet die Art, wann die Umsatzsteuer fällig wird. Beim Einzweckgutschein bereits beim Verkauf, beim Mehrzweckgutschein erst bei der Einlösung. Für Restaurantgutscheine hat sich die Lage zum 1. Januar 2026 verschoben: Weil Speisen seither mit 7 Prozent und Getränke mit 19 Prozent besteuert werden, steht beim Verkauf eines allgemeinen Gutscheins nicht fest, welcher Satz später greift. Solche Gutscheine sind damit in der Regel Mehrzweckgutscheine. Für die Kasse heißt das: Der Verkauf ist kein steuerpflichtiger Umsatz, die Einlösung schon.
Warum die Unterscheidung überhaupt existiert
Ein Gutschein ist erst einmal nur ein Versprechen. Der Gast zahlt heute, die Leistung kommt später. Die Frage, die das Umsatzsteuerrecht daraus macht: Weiß man schon beim Verkauf genug, um die Steuer zu berechnen?
Die Antwort steht in § 3 Abs. 13 bis 15 UStG und kennt zwei Fälle:
- Einzweckgutschein. Leistungsort und Steuersatz stehen beim Verkauf fest. Die Umsatzsteuer wird sofort fällig, mit dem Verkauf. Bei der späteren Einlösung passiert steuerlich nichts mehr.
- Mehrzweckgutschein. Mindestens eines von beiden ist noch offen. Der Verkauf ist ein reiner Geldvorgang, die Steuer entsteht erst, wenn der Gast den Gutschein einlöst und klar ist, wofür.
Praktisch: Ein Gutschein über „ein Frühstück für zwei Personen" ist ein Einzweckgutschein, weil klar ist, was es gibt. Ein Gutschein über „50 Euro, einzulösen bei uns im Haus" ist ein Mehrzweckgutschein, weil der Gast damit Speisen, Getränke oder beides nehmen kann.
Was sich zum 1. Januar 2026 geändert hat
Bis Ende 2025 galt in der Gastronomie: Speisen im Haus 19 Prozent, Speisen außer Haus 7 Prozent, Getränke 19 Prozent. Die Abgrenzung lief also entlang der Frage, wo gegessen wird.
Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 Prozent, gleich ob im Haus, zum Mitnehmen oder geliefert. Grundlage ist § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG, beschlossen mit dem Steueränderungsgesetz 2025. Getränke bleiben bei 19 Prozent.
Das klingt nach einer Vereinfachung und ist im Alltag auch eine. Für Gutscheine dreht es die Sache aber um: Die verbleibende Unterscheidung zwischen Speisen und Getränken sorgt dafür, dass bei einem Wertgutschein für ein Restaurant zum Verkaufszeitpunkt nicht feststeht, welcher Steuersatz greift. Der Gast kann davon ein Menü nehmen oder eine Flasche Wein.
Nach überwiegender Auffassung in der Fachliteratur sind Restaurantgutscheine über einen Geldbetrag deshalb seither regelmäßig Mehrzweckgutscheine. Eindeutig geklärt ist das noch nicht in jedem Detail, und für Gutscheine aus 2025, die erst jetzt eingelöst werden, wird die Behandlung unterschiedlich diskutiert. Sprechen Sie das mit Ihrer Steuerkanzlei durch, bevor Sie die Kasse umstellen.
Was das für die Kasse bedeutet
Die beiden Gutscheinarten werden im Kassensystem unterschiedlich abgebildet, und zwar an zwei Stellen: beim Verkauf und bei der Einlösung.
Beim Mehrzweckgutschein ist der Verkauf kein Umsatz. Das Geld ist da, die Leistung nicht. In der Kasse läuft der Verkauf deshalb über einen eigenen Vorgang ohne Steuerausweis. Erst bei der Einlösung wird gebucht, was der Gast tatsächlich nimmt, mit den Steuersätzen der einzelnen Artikel. Nimmt er Speisen für 40 Euro und Getränke für 10 Euro, entstehen 7 Prozent auf 40 und 19 Prozent auf 10.
Beim Einzweckgutschein ist es umgekehrt. Der Verkauf ist der steuerpflichtige Umsatz, mit dem Steuersatz der zugesagten Leistung. Bei der Einlösung wird die Ware ausgegeben, ohne dass noch einmal Umsatzsteuer entsteht.
Der teuerste Fehler ist, beides gleich zu behandeln. Wer einen Einzweckgutschein beim Verkauf versteuert und bei der Einlösung noch einmal als normalen Umsatz bucht, zahlt zweimal. Wer einen Mehrzweckgutschein beim Verkauf versteuert und die Einlösung ebenfalls, ebenso. Eine Kasse, die den Gutscheintyp kennt, verhindert das.
Was ein Gutscheinmodul im Alltag abnimmt
In vielen Betrieben liegt neben der Kasse ein Heft. Darin steht, welche Nummer ausgegeben wurde, über welchen Betrag, und ob schon etwas eingelöst ist. Das funktioniert, solange es wenige sind und immer dieselbe Person kassiert.
Die Kassensoftware, mit der ich arbeite, führt das im System. Konkret:
- Gutscheinnummern werden automatisch vergeben, Doppelvergabe ist ausgeschlossen
- Das Gutscheinformular wird gestaltet und auf dem vorhandenen Drucker ausgegeben, auf Bonrolle oder als DIN-A4-Beleg
- Barcode oder QR-Code darauf, sodass die Einlösung durch Scannen läuft statt durch Abtippen einer Nummer
- Teileinlösung mit Restwert: Wer von 50 Euro nur 32 verbraucht, behält 18 auf demselben Gutschein
- Der Status ist jederzeit abrufbar, von der Ausgabe bis zur vollständigen Einlösung
- Versand per E-Mail, wenn der Gutschein kurzfristig gebraucht wird
Der praktische Gewinn liegt weniger in der Verwaltung als in der Auskunftsfähigkeit. Wenn jemand mit einem Gutschein von vor zwei Jahren an der Theke steht und behauptet, da sei noch etwas drauf, ist die Frage in Sekunden geklärt.
Der Fall, der am häufigsten schiefgeht
Ein Beispiel, das so oder ähnlich in vielen Betrieben vorkommt. Ein Gast kauft im Dezember einen Gutschein über 100 Euro für das Restaurant. Er wird an der Kasse als Artikel „Gutschein" gebucht, mit 19 Prozent, weil die Taste einmal so angelegt wurde und seither niemand hingeschaut hat.
Im März kommt der Gast, isst für 100 Euro und legt den Gutschein hin. Das Personal bucht die Speisen und Getränke normal, mit den jeweiligen Steuersätzen, und schließt den Vorgang mit der Zahlungsart „Gutschein" ab.
Was ist passiert? Der Umsatz wurde zweimal ausgewiesen: einmal im Dezember beim Verkauf, einmal im März bei der Einlösung. Bei einem Gutschein fällt das nicht auf. Bei zweihundert Gutscheinen im Jahr steht am Jahresende ein Umsatz in den Büchern, den es so nicht gab, und darauf wurde Umsatzsteuer abgeführt.
Die Korrektur ist möglich, aber lästig, und sie braucht die Nachweise. Wer die Gutscheine nur im Heft geführt hat, muss sie einzeln rekonstruieren. Wer sie im System hat, zieht eine Liste.
Gutscheine von Portalen und Plattformen
Ein Sonderfall, der zunimmt: Gutscheine, die nicht Sie ausgeben, sondern ein Portal, das sie an Endkunden verkauft und Ihnen später abrechnet. Hier gelten dieselben Grundfragen, nur mit einem Dritten dazwischen.
Entscheidend ist, was Sie tatsächlich bekommen und wofür. Häufig behält das Portal einen Anteil ein, sodass Sie weniger erhalten, als auf dem Gutschein steht. Für die Kasse heißt das, dass die Einlösung mit dem vollen Wert der Leistung gebucht wird und die Differenz über die Abrechnung des Portals als Aufwand läuft, ähnlich wie bei Lieferplattformen.
Angebunden sind an das Kassensystem verschiedene Gutschein- und Bonusdienste, sodass eingelöste Codes direkt geprüft werden können. Ob das für Ihr Portal möglich ist, hängt vom Anbieter ab und lässt sich vorab klären.
Wie lange ein Gutschein gilt
Eine kurze Befristung auf dem Gutschein ist rechtlich heikel. Gutscheine unterliegen grundsätzlich der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden. Kürzere Fristen in den eigenen Bedingungen sind in der Rechtsprechung schon mehrfach gekippt worden, wenn sie den Kunden unangemessen benachteiligen.
Für die Praxis heißt das: Rechnen Sie damit, dass ein Gutschein noch Jahre später auftaucht. Genau deshalb ist es sinnvoll, den Bestand im System zu haben und nicht in einem Heft, das irgendwann nicht mehr auffindbar ist.
Ob und wie Sie ausgegebene, aber nicht eingelöste Gutscheine bilanziell behandeln, klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei. Für die Kasse zählt zunächst nur, dass der offene Betrag dokumentiert ist.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die umsatzsteuerliche Einordnung Ihrer Gutscheine gehört in die Hände Ihrer Steuerkanzlei.
Was Sie jetzt tun können
Wenn Sie Gutscheine ausgeben, lohnen sich drei Fragen an sich selbst. Erstens: Steht auf Ihren Gutscheinen ein Geldbetrag oder eine konkrete Leistung? Das entscheidet über die Art. Zweitens: Weiß Ihre Kasse, welche Art es ist, oder wird der Gutschein als normaler Artikel gebucht? Drittens: Können Sie heute sagen, wie viel an offenen Gutscheinen bei Ihren Gästen liegt?
Wenn eine der Antworten unsicher ausfällt, sehe ich mir das gerne an. Ich richte die Gutscheinverwaltung im System ein und stelle sie so ein, wie Ihre Steuerkanzlei die Gutscheine behandelt haben will. Rufen Sie an, das erste Gespräch kostet nichts.