Kurz zusammengefasst
Ein Bestellterminal nimmt Bestellung und Zahlung vom Gast selbst entgegen und schickt beides in Kasse und Küche. Sinnvoll ist das bei Stoßzeiten und überschaubarer Karte, etwa im Imbiss oder in der Kantine. Wenn die Küche der Engpass ist, ändert ein Terminal nichts. Die Belegausgabepflicht nach § 146a AO gilt am Terminal genauso, entweder über einen Bondrucker im Gerät oder als digitaler Beleg per QR-Code.
Kurze Antwort: Ein Bestellterminal nimmt Bestellung und Zahlung vom Gast selbst entgegen und schickt beides in die Kasse und die Küche. Sinnvoll ist das dort, wo sich vor der Theke eine Schlange bildet und die Karte überschaubar ist: Imbiss, Systemgastronomie, Kantine, Freizeitbetrieb. In einem Restaurant mit Bedienung am Tisch ersetzt es den Service nicht. Wichtig ist die Belegausgabe, denn die Pflicht nach § 146a AO gilt am Terminal genauso wie an der Theke.
Wo ein Terminal wirklich hilft
Die Frage ist nicht, ob Selbstbedienung funktioniert. Das tut sie. Die Frage ist, an welcher Stelle bei Ihnen der Engpass sitzt.
Wenn sich um zwölf Uhr eine Schlange bildet, weil eine Person gleichzeitig kassiert, Getränke zapft und die Bestellung an die Küche gibt, dann nimmt ein Terminal genau diesen einen Schritt heraus. Der Gast bestellt und zahlt selbst, das Personal bereitet zu und gibt aus.
Wenn die Schlange dagegen entsteht, weil die Küche nicht hinterherkommt, ändert ein Terminal nichts. Dann stehen die Leute nur woanders. Das klingt banal, ist aber der häufigste Grund, warum Terminals enttäuschen: Sie beschleunigen die Annahme, nicht die Zubereitung.
Typisch lohnend ist der Einsatz bei:
- Imbiss und Schnellgastronomie mit klarer, überschaubarer Karte
- Betrieben mit ausgeprägten Stoßzeiten und ruhigen Phasen dazwischen
- Kantinen, Freizeitzentren, Kiosken in Einrichtungen
- Betrieben, die eine Person an der Theke einsparen oder besser einsetzen wollen, ohne bei der Zubereitung zu kürzen
Was am Terminal passiert
Das Terminal ist im Kern ein Kassenplatz mit einer anderen Oberfläche. Statt der Tastenbelegung für Mitarbeiter zeigt es dem Gast die Karte: Kategorien, Artikel, Bilder, Beilagen und Menüzusammenstellungen. Der Gast wählt, sieht die Summe und zahlt am Gerät, in der Regel mit Karte oder kontaktlos.
Danach läuft es wie bei jeder anderen Bestellung. Der Vorgang wird von der technischen Sicherheitseinrichtung signiert, der Orderbon geht in die Küche oder erscheint auf dem Küchenmonitor, und der Umsatz steht im Tagesabschluss mit dem richtigen Steuersatz.
Der Gast bekommt eine Abholnummer. Ist das Gericht fertig, erscheint die Nummer auf einem Abholmonitor über der Ausgabe. Damit entfallen die Rückfragen an der Theke, ob es schon so weit ist, und niemand muss Namen durch den Raum rufen.
Die Belegpflicht gilt auch hier
Ein Punkt, der bei der Planung gerne untergeht: Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO macht am Selbstbedienungsterminal keine Ausnahme. Bei jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Gast zur Verfügung gestellt werden.
Ob er ihn mitnimmt, bleibt ihm überlassen, ausgeben müssen Sie ihn trotzdem. Am Terminal gibt es dafür zwei Wege: einen Bondrucker im Gerät oder einen digitalen Beleg, den der Gast per QR-Code abruft. Der digitale Weg erfüllt die Vorgaben ebenfalls und spart Papier, gerade an einem Gerät, an dem ohnehin viele Bons einfach liegen bleiben.
Was Sie nicht tun sollten: das Terminal ohne Belegausgabe betreiben und darauf hoffen, dass es niemandem auffällt. Bei einer Kassennachschau ist das einer der Punkte, die schnell geprüft sind.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Was der Gast anders macht als Ihr Personal
Zwei Beobachtungen aus Betrieben, die umgestellt haben.
Erstens: Gäste am Terminal bestellen im Schnitt etwas anders als am Tresen. Sie nehmen sich mehr Zeit, lesen die Beschreibungen und klicken sich durch Beilagen, die sie bei einer mündlichen Bestellung nicht erfragt hätten. Ob daraus ein höherer Bon wird, hängt davon ab, wie die Karte aufgebaut ist.
Zweitens: Sonderwünsche werden am Terminal seltener geäußert, weil sie sich nur auswählen lassen, wenn sie vorgesehen sind. Wer viel mit Abwandlungen arbeitet, muss die im Vorfeld anlegen, sonst landen die Gäste doch wieder an der Theke.
Genau da liegt die eigentliche Arbeit bei der Einrichtung: nicht im Aufstellen des Geräts, sondern im Durchdenken der Karte. Welche Beilage gehört zu welchem Gericht, welche Kombination ist erlaubt, was kostet einen Aufpreis. Das ist ein Vormittag Arbeit, und danach läuft es.
QR-Code am Tisch: die kleinere Variante
Nicht jeder Betrieb braucht ein Gerät im Eingang. Wo Gäste sitzen, geht auch der Weg über einen QR-Code auf dem Tisch. Der Gast scannt mit der Kamera, die Karte öffnet sich im Browser, er bestellt vom eigenen Handy. Eine App muss niemand installieren.
Der Unterschied zum Terminal liegt im Ablauf und in den Kosten. Ein QR-Code kostet fast nichts und lässt sich an jedem Tisch anbringen, dafür ist er auf das Smartphone des Gastes angewiesen und funktioniert nur bei brauchbarem Empfang oder Gäste-WLAN. Ein Terminal steht immer bereit, kostet aber Anschaffung und Platz.
Im Biergarten der QR-Code, drinnen das Terminal: Auch eine Aufteilung nach Bereich ist möglich, weil beides in derselben Kasse landet. Wer die digitale Karte ohnehin pflegt, hat den größten Teil der Arbeit für beide Wege schon erledigt.
Was das Personal davon hat
Ein Terminal ersetzt keine Stelle. Es verschiebt, wofür die Stelle da ist.
In der Praxis heißt das meist: Die Person, die vorher an der Kasse stand, arbeitet jetzt an der Ausgabe oder in der Zubereitung. Bei knapper Personaldecke ist das der eigentliche Gewinn, weil die Arbeit, die niemand sonst machen kann, mehr Hände bekommt.
Was ebenfalls wegfällt, sind Rückfragen und Missverständnisse. Was der Gast selbst angetippt hat, steht so im System. Es gibt keine falsch verstandene Bestellung, und keine Diskussion darüber, was bestellt wurde.
Was es braucht, damit es funktioniert
Ein Terminal steht selten allein. Damit die Kette vom Antippen bis zur Ausgabe hält, gehören meist dazu:
- Ein Kartenterminal am Gerät, weil an einem Selbstbedienungsterminal kaum jemand bar zahlen kann
- Ein Küchenmonitor oder ein Orderbondrucker, damit die Bestellung ankommt
- Ein Abholmonitor oder ein Pager-System, damit der Gast weiß, wann er dran ist
- Eine gepflegte Artikelstruktur mit Bildern und sinnvollen Beilagen
- Ein Platz mit Strom und Netzwerk, an dem sich keine Schlange staut
Der letzte Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Ein Terminal direkt neben der Eingangstür sorgt dafür, dass sich Bestellende und Eintretende gegenseitig blockieren.
Lohnt sich das für Ihren Betrieb?
Die ehrliche Antwort hängt an Ihren Zahlen. Rechnen Sie zusammen, wie viele Bestellungen in Ihrer Stoßzeit pro Stunde über die Theke gehen und wie lange eine Bestellung dort im Schnitt dauert. Wenn dabei mehr Zeit für Annahme und Kassieren draufgeht als für die Ausgabe, ist ein Terminal einen Gedanken wert.
Wenn Sie zwölf Gäste am Mittag haben und den Rest des Tages Ruhe ist, sparen Sie damit nichts. Dann ist das Geld in einem zweiten Bondrucker oder in einer besseren Tastenbelegung besser angelegt.
Ich sehe mir das bei Ihnen vor Ort an, schaue mir eine Stoßzeit an und sage Ihnen, was ich denke, auch wenn das gegen ein Terminal spricht. Rufen Sie mich an, das Gespräch kostet nichts.