Kurz zusammengefasst
Bestellungen von Lieferplattformen landen ohne Anbindung auf einem separaten Tablet und werden von Hand in die Kasse übertragen. Das kostet Zeit und führt zu Lücken im Tagesabschluss. Eine Schnittstelle holt die Bestellungen direkt ins Kassensystem, mit richtigem Steuersatz und TSE-Aufzeichnung. Die Provision der Plattform bleibt dabei eine Betriebsausgabe und mindert nicht den Umsatz.
Kurze Antwort: Wer über Lieferplattformen verkauft, hat meist zwei Systeme nebeneinander: das Tablet der Plattform und die eigene Kasse. Jede Bestellung wird dann zweimal erfasst. Eine Kassenanbindung holt die Bestellungen direkt ins Kassensystem, wo sie wie eine normale Bestellung behandelt werden. Das spart das Abtippen und sorgt dafür, dass die Umsätze vollständig in der TSE-Aufzeichnung landen. Wichtig dabei: Die Provision der Plattform ist eine Betriebsausgabe, nicht ein geringerer Umsatz.
Das Tablet-Problem
In den meisten Küchen, die über Lieferando, Wolt oder einen eigenen Shop verkaufen, steht ein zusätzliches Gerät. Es piept, wenn eine Bestellung kommt, und jemand tippt sie anschließend in die Kasse. Bei zwanzig Bestellungen am Abend ist das keine große Sache. Bei achtzig schon.
Der Aufwand ist dabei nicht das eigentliche Problem. Kritisch wird es an drei Stellen:
- Vergessene Bestellungen. Was im Trubel nicht nachgetippt wird, fehlt im Tagesabschluss. Der Umsatz ist da, die Aufzeichnung nicht.
- Falsche Steuersätze. Speisen und Getränke werden unterschiedlich besteuert. Beim Abtippen unter Zeitdruck rutscht das leicht durcheinander.
- Zwei Wahrheiten am Monatsende. Die Abrechnung der Plattform und der eigene Kassenbericht sagen unterschiedliche Zahlen. Wer sie in Einklang bringen will, sitzt lange.
Ein Prüfer sieht dieses Muster sofort. Wenn im Kassensystem weniger Außerhausumsatz steht, als die Plattform abgerechnet hat, ist Erklärungsbedarf da.
Was eine Anbindung technisch macht
Die Kassensoftware, mit der ich arbeite, hat dafür eine Universalschnittstelle. Die Plattform schickt die Bestellung nicht mehr nur ans Tablet, sondern direkt ins Kassensystem, inklusive Zahlungsinformation. In der Kasse taucht sie auf wie eine Bestellung, die jemand am Tresen aufgenommen hat: mit Artikeln, Beilagen, Sonderwünschen, dem richtigen Steuersatz und dem Vermerk, dass sie außer Haus geht.
Ab da läuft der normale Weg. Der Orderbon geht in die Küche oder erscheint auf dem Küchenmonitor, der Vorgang wird von der TSE signiert, und am Abend steht er im Tagesabschluss.
Angebunden sind je nach Vertrag verschiedene Plattformen. Der Hersteller nennt über fünfzehn Anbindungen, darunter Lieferando und Wolt, dazu Bestell-Apps und Shopsysteme. Welche davon für Ihren Betrieb freigeschaltet werden kann, hängt am jeweiligen Anbieter und lässt sich vorab klären.
Was die Anbindung nicht löst
Damit hier keine falsche Erwartung entsteht: Die Schnittstelle holt die Bestellung ins System. Sie verhandelt nicht die Provision, sie sorgt nicht für mehr Bestellungen, und sie ersetzt nicht die Entscheidung, ob sich das Liefergeschäft über eine Plattform für Sie überhaupt trägt.
Die Provisionssätze der großen Plattformen liegen je nach Modell im zweistelligen Prozentbereich, abhängig davon, ob Sie selbst ausliefern oder die Fahrer der Plattform nutzen. Die genauen Konditionen stehen in Ihrem Vertrag, sie werden individuell vereinbart und ändern sich. Was die Anbindung leistet, ist Transparenz: Sie sehen im eigenen System, welcher Umsatz über welchen Kanal kam, und können das der Abrechnung gegenüberstellen.
Ein Betrieb, der feststellt, dass die Plattformbestellungen nach Abzug der Provision kaum noch Deckungsbeitrag bringen, hat damit eine Zahl in der Hand. Das ist oft der eigentliche Wert, mehr als die eingesparte Tipparbeit.
Der eigene Shop als Alternative
Viele Betriebe fahren beides: Plattform für Reichweite, eigener Bestellshop für die Stammkundschaft ohne Provision. Auch Shopsysteme lassen sich über dieselbe Schnittstelle anbinden, sodass beide Kanäle im selben Kassensystem zusammenlaufen.
Der Aufwand liegt dabei nicht in der Technik, sondern darin, die Kundschaft zum Wechsel zu bewegen. Ein Hinweis auf der Lieferpackung und ein kleiner Nachlass bei Direktbestellung wirken erfahrungsgemäß mehr als jede Bannerwerbung. Wenn ein Teil der Stammkunden umsteigt, spart das über ein Jahr gerechnet einen spürbaren Betrag.
Telefonbestellungen: der Anrufmonitor
Ein Teil des Liefergeschäfts läuft weiterhin über das Telefon, gerade bei Stammkunden. Dafür gibt es die Kundenverwaltung mit Anrufmonitor: Klingelt das Telefon, erkennt das System die Nummer und zeigt das passende Kundenkonto an, mit Adresse und Bestellhistorie.
Praktisch heißt das, der Mitarbeiter am Hörer sieht, was der Kunde zuletzt bestellt hat. Bei einer Stammkundschaft, die jeden Freitag dasselbe nimmt, ist eine Bestellung damit in wenigen Sekunden erfasst. Die Adresse muss niemand mehr diktieren und niemand mehr abtippen, was gerade bei ähnlich klingenden Straßennamen Fehlfahrten spart.
Fahrer und Touren
Wenn mehrere Bestellungen gleichzeitig fertig werden, entscheidet die Reihenfolge über die Temperatur beim Kunden. Das System kann Bestellungen einem Fahrer zuordnen und über angebundene Kartendienste eine Route vorschlagen. Abholzeiten und Abholnummern lassen sich vergeben, der Produktionsstatus wird zurück an die Plattform gemeldet.
Ob sich das lohnt, hängt vom Volumen ab. Ein Betrieb mit einem Fahrer und zwanzig Auslieferungen am Abend braucht keine Tourenplanung. Bei drei Fahrern und einem Einzugsgebiet über mehrere Ortsteile sieht das anders aus.
Die Provision richtig verbuchen
Hier machen viele Betriebe denselben Fehler, und er kostet Geld oder Ärger. Die Plattform überweist nicht den Bestellwert, sondern den Bestellwert abzüglich Provision. Verlockend ist, nur die Gutschrift als Umsatz zu buchen.
Das ist falsch. Steuerlich ist der volle Betrag, den der Kunde bezahlt hat, Ihr Umsatz. Die Provision der Plattform ist eine Betriebsausgabe. Wer nur die Netto-Gutschrift bucht, weist zu wenig Umsatz aus und zieht die Betriebsausgabe faktisch zweimal ab.
Im Kassensystem wird das über einen eigenen Finanzweg abgebildet: Die Bestellung läuft mit vollem Betrag als Umsatz durch, die Zahlung wird als Plattformzahlung erfasst, und die Provision buchen Sie über die Abrechnung der Plattform als Ausgabe. So passen Kassenbericht und Bankeingang zusammen und lassen sich einzeln erklären.
Wie das konkret kontiert wird, entscheidet Ihre Steuerkanzlei. Wichtig ist, dass die Kasse die Rohdaten sauber liefert, und das tut sie nur, wenn die Bestellungen dort ankommen.
Wer tiefer in die buchhalterische Seite einsteigen will: Auf bistrokassen.de, meinem zweiten Angebot für die kleine Gastronomie, steht ausführlicher, was Einzelaufzeichnungspflicht und Vorsteuerabzug in diesem Zusammenhang bedeuten und worauf bei Bareinnahmen der Fahrer zu achten ist.
Steuersätze im Liefergeschäft
Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie dauerhaft der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent, unabhängig davon, ob im Haus gegessen, mitgenommen oder geliefert wird. Grundlage ist § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG. Getränke bleiben bei 19 Prozent.
Die frühere Unterscheidung zwischen Verzehr im Haus und außer Haus ist für Speisen damit weggefallen. Was bleibt, ist die Trennung zwischen Speisen und Getränken. Eine Pizza mit Cola in einer Lieferung enthält also beide Sätze, und die Kasse muss sie getrennt ausweisen.
Bei einer Anbindung passiert das automatisch, weil die Artikel aus Ihrem Stamm kommen und dort der Steuersatz hinterlegt ist. Beim Abtippen vom Tablet hängt es daran, dass jemand die richtige Taste trifft.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für die Beurteilung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei.
Was das kostet und wann es sich rechnet
Eine Anbindung ist ein Modul, das lizenziert wird, dazu kommt die Einrichtung. Genaue Zahlen hängen davon ab, welche Plattformen angebunden werden und was Ihr System schon kann, deshalb steht hier keine.
Die Rechnung, die Sie selbst aufmachen können, ist einfacher. Nehmen Sie die Zeit, die jemand pro Abend mit Abtippen verbringt, und rechnen Sie sie aufs Jahr hoch. Dazu die Bestellungen, die untergehen. Ab einem gewissen Volumen trägt sich das schnell, darunter eher nicht. Wenn Sie zwanzig Bestellungen am Wochenende haben, ist ein Tablet neben der Kasse völlig in Ordnung.
Wenn Sie darüber nachdenken
Sinnvoll ist die Anbindung meist dann, wenn drei Dinge zusammenkommen: regelmäßiges Liefergeschäft über mindestens eine Plattform, mehr als eine Handvoll Bestellungen pro Abend, und der Wunsch, den Monatsabschluss ohne Suchen hinzubekommen.
Sagen Sie mir, über welche Plattformen Sie verkaufen und wie viele Bestellungen an einem normalen Freitag zusammenkommen. Dann sage ich Ihnen, ob sich eine Anbindung für Sie rechnet oder ob Sie das Geld besser woanders investieren. Ich bin unter meiner Handynummer erreichbar, auch am Wochenende, wenn es brennt.