Kassensystem · Behörde

Kassensystem Behörde: Gebührenabrechnung, Quittungen & Revisionssicherheit

Wo Gebühren bar kassiert werden, zählt vor allem Nachvollziehbarkeit: eine Quittung für den Bürger, ein sauberer Tagesabschluss für die Kasse und eine Dokumentation, die einer Revision standhält. Kompliziert muss das System dafür nicht sein.

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Gebührenabrechnung

Revisionssichere Quittungen

Tagesbuch & Abschluss

GoBD-konform

Revisionssicher

Einrichtung vor Ort

Ansprechpartner in Olfen

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Auf einen Blick

Kassensystem für Behörden: Gebühren erfassen, Quittung drucken, Tagesabschluss ziehen. GoBD-konform aufgezeichnet und TSE-signiert.

Funktionen

Was die Kasse in einer Behörde leisten muss

Gebühren kassieren, Quittung drucken, Tag abschließen. Bedienbar auch von Kolleginnen und Kollegen, die nur vertretungsweise an der Kasse sitzen.

Gebührenabrechnung & Preislisten

Ausweisgebühr, Genehmigung, Verwaltungsleistung: jede Gebührenart mit festem Betrag hinterlegt. Auswählen statt nachschlagen.

Revisionssichere Quittungen

Nach jeder Zahlung entsteht automatisch eine Quittung mit Leistungsbezeichnung, Betrag, Datum und Kassierer. Der Bürger hat seinen Nachweis, die Behörde ihre Dokumentation.

Tagesbuch & Kassenabschluss

Ein Klick am Feierabend, dann liegen die Einnahmen nach Gebührenart aufgelistet vor. Für Buchhaltung und Revision gibt es den Export dazu.

Vorgangsverwaltung

Aktenzeichen oder Vorgangsnummer hängen am Kassenvorgang.

Bar & Karte

Bargeld, EC-Karte, kontaktlos. Das Terminal ist angebunden, der Betrag wandert automatisch in den Vorgang.

Revisionssichere Aufzeichnung

Jeder Vorgang wird unveränderlich protokolliert, Stornos eingeschlossen. GoBD-konforme Aufzeichnung, TSE-Signatur und DSFinV-K-Export gehören dazu.

Im Amt

Gebührenkasse in der Behörde: warum Revisionssicherheit zählt

In vielen Ämtern liegt neben der Kasse noch ein Quittungsblock. Im Alltag trägt das, unübersichtlich wird es, sobald jemand eine Aufstellung über ein ganzes Quartal braucht oder eine Zahlung einem Vorgang zugeordnet werden soll.

Im Kassensystem sind die Gebühren mit Bezeichnung und Betrag hinterlegt. Beim Kassieren wählen Sie die Leistung aus, die Quittung druckt automatisch mit. Am Tagesende steht der Kassenabschluss nach Gebührenart gegliedert bereit.

Für Revisionen und Prüfungen lassen sich die Daten exportieren, statt sie aus Ordnern zusammenzusuchen oder aus Quittungsblöcken abzutippen. Nachvollziehbar bleibt dabei auch, wer wann kassiert hat.

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Gebühren nach Rechtsgrundlage kategorisieren?

Kategorien lassen sich nach Rechtsgrundlage, Abteilung oder Leistungsbereich bilden. Der Tagesabschluss gliedert danach auf.

Anbindung an vorhandene Kassenbuchsoftware?

Je nach eingesetzter Buchführungssoftware stehen Exportschnittstellen zur Verfügung. Sagen Sie mir, womit Sie buchen, dann prüfe ich die Kompatibilität vorab.

Wie wird eine Fehlbuchung korrigiert?

Storniert wird im System, mit Grund und Zeitstempel.

FAQ

Häufige Fragen zum Behörden-Kassensystem

Kann das Kassensystem verschiedene Gebührenkategorien abbilden?+

Ja. Verwaltungs-, Ausweis- und Genehmigungsgebühren liegen als eigene Artikel mit festem Betrag im System. Beim Kassieren wählen Sie die Leistung aus, die Quittung druckt automatisch mit.

Gilt die TSE-Pflicht auch für Behörden?+

Die TSE-Pflicht nach § 146a AO gilt primär für gewerbliche Einrichtungen. Für öffentliche Behörden mit Bargeldkasse empfehlen wir dennoch ein rechtssicheres System: für revisionssichere Aufzeichnungen und lückenlose Dokumentation aller Zahlungsvorgänge.

Kann das System Quittungen und Empfangsbestätigungen drucken?+

Ja. Nach jeder Zahlung entsteht eine Quittung mit Gebührenbezeichnung, Betrag, Datum und Kassierer. Für den Bürger ist das der Nachweis, für die Behörde das Protokoll.

Können mehrere Kassierer mit getrennten Zugängen arbeiten?+

Ja. Jeder Mitarbeiter bekommt einen eigenen Kassenzugang. Einnahmen werden je Kassierer erfasst und im Tagesabschluss getrennt ausgewiesen.