TL;DR — Kurzzusammenfassung
Selbstständige mit elektronischer Kasse brauchen zwingend eine TSE und müssen für jede Transaktion einen Bon ausgeben oder den Kunden aktiv auf sein Recht darauf hinweisen. Die Bonpflicht gilt auch dann wenn der Kunde den Bon nicht haben möchte.
Was Selbstständige wirklich wissen müssen
Kurze Antwort: Als Selbstständiger oder Kleinunternehmer in Deutschland sind Sie nicht automatisch verpflichtet, ein elektronisches Kassensystem zu nutzen. Aber sobald Sie eines einsetzen, gelten klare gesetzliche Anforderungen – darunter TSE-Pflicht, Belegausgabepflicht und seit 2025 auch eine Meldepflicht beim Finanzamt.
Die Kassenpflichten in Deutschland klingen auf den ersten Blick komplizierter als sie sind. Dieser Artikel sortiert, was für Solo-Selbstständige, Freiberufler und kleine Gewerbebetriebe tatsächlich relevant ist – ohne Panikmache, aber mit klaren Fakten.
Bonpflicht (Belegausgabepflicht) seit 2020: Was gilt?
Kurze Antwort: Seit dem 1. Januar 2020 müssen Sie jedem Kunden bei einem Kassiervorgang unaufgefordert einen Beleg anbieten – digital oder auf Papier. Der Kunde muss ihn nicht annehmen, aber Sie müssen ihn ausgeben.
Die sogenannte Belegausgabepflicht ist in § 146a Abs. 2 AO (Abgabenordnung) verankert. Sie gilt für alle, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem – also eine Registrierkasse oder ein Software-Kassensystem – im Einsatz haben.
Der Beleg muss folgende Pflichtangaben enthalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Datum des Vorgangs
- Menge und Art der gelieferten Waren oder der erbrachten Dienstleistung
- Transaktionsnummer
- Betrag sowie den gültigen Steuersatz oder Steuerbefreiungshinweis
- Seriennummer des Kassensystems und der TSE
- Prüfwert der TSE-Signatur
Der Beleg kann auf Papier oder auf elektronischem Weg (z. B. als PDF oder QR-Code) übergeben werden. Entscheidend ist: Er muss dem Kunden angeboten werden. Die Ablehnung durch den Kunden befreit Sie von der Übergabe, nicht aber von der Erstellung.
Gibt es Ausnahmen von der Bonpflicht?
Kurze Antwort: Ja – aber nur in eng definierten Fällen. Wer eine offene Ladenkasse führt, ist nicht betroffen. Für elektronische Kassensysteme gibt es eine Härtefallregelung, die das Finanzamt auf Antrag gewähren kann.
Ausnahme 1: Offene Ladenkasse
Wer statt eines elektronischen Systems eine offene Ladenkasse (Schublade, Kassette, Portemonnaie) nutzt, fällt nicht unter die Belegausgabepflicht. Denn diese gilt nur für Betreiber elektronischer Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO.
Achtung: Auch mit offener Ladenkasse müssen Sie jeden Umsatz einzeln aufzeichnen und ein tägliches Kassenbuch führen. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern) gelten unabhängig vom Kassentyp.
Ausnahme 2: Härtefallbefreiung auf Antrag
Das Finanzamt kann auf Antrag eine Befreiung von der Belegausgabepflicht erteilen, wenn die Ausgabe von Belegen aus sachlichen Gründen unzumutbar ist. Das betrifft typischerweise:
- Marktstand-Betreiber mit sehr hohem Transaktionsvolumen und anonymer Kundschaft
- Selbstständige mit mobilen Einsätzen im Außenbereich (z. B. Veranstaltungsverkauf)
- Sonderfälle im Gesundheitswesen
Wichtig: Die bloßen Kosten für Belegpapier oder Drucker gelten laut Bundesfinanzministerium nicht als sachliche Härte. Der Antrag muss inhaltlich begründet sein. Ein Steuerberater kann dabei helfen, den Antrag korrekt zu formulieren.
Hinweis zur Entwicklung 2026
Laut aktuellen Berichten diskutiert der Gesetzgeber, die Pflicht zur physischen Belegausgabe zu lockern oder abzuschaffen – die Aufzeichnungspflichten im Kassensystem selbst bleiben aber in jedem Fall bestehen. Informieren Sie sich regelmäßig oder fragen Sie Ihren Steuerberater nach dem aktuellen Stand.
Wann brauchen Selbstständige ein Kassensystem mit TSE?
Kurze Antwort: Sobald Sie ein elektronisches Kassensystem nutzen, muss es eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben. Es gibt in Deutschland keine generelle Registrierkassenpflicht – aber wenn Sie eine elektronische Kasse einsetzen, gelten die Regeln vollständig.
Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist ein manipulationssicheres Modul, das jeden Kassenvorgang verschlüsselt signiert und protokolliert. Sie ist Pflicht seit dem 1. Oktober 2020 für alle elektronischen Kassensysteme gemäß § 146a AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).
Wer braucht eine TSE?
- Alle, die ein elektronisches Kassensystem (Software-Kasse, Registrierkasse, Tablet-Kasse) einsetzen
- Gastronomie, Einzelhandel, Dienstleister – unabhängig von Unternehmensgröße oder Rechtsform
- Auch Selbstständige mit Kleinunternehmerstatus (§ 19 UStG) sind nicht ausgenommen, sobald sie elektronisch kassieren
Wer ist von der TSE-Pflicht ausgenommen?
- Betriebe mit offener Ladenkasse (keine elektronische Erfassung)
- Freiberufler, die ausschließlich auf Rechnung arbeiten und keine Barzahlungen entgegennehmen
- Systeme, die nicht für steuerlich aufzeichnungspflichtige Vorgänge genutzt werden
Neu ab Juli 2025: Kassenmeldepflicht. Wer ein TSE-pflichtiges elektronisches Kassensystem betreibt, muss es beim Finanzamt über ELSTER melden – sowohl bei Inbetriebnahme als auch bei Außerbetriebnahme. Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden. Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob diese Meldung für Ihr System bereits erfolgt ist.
Welches System ist das richtige für Solo-Betriebe?
Kurze Antwort: Für die meisten Selbstständigen mit überschaubarem Transaktionsvolumen reicht ein schlankes Tablet- oder Softwaresystem mit integrierter TSE. Entscheidend ist nicht der Preis, sondern die GoBD-Konformität, TSE-Zertifizierung und der Support.
Als Selbstständiger brauchen Sie kein System, das für ein 50-köpfiges Restaurant ausgelegt ist. Worauf es wirklich ankommt:
- TSE-Zertifizierung: Ohne TSE keine legale Nutzung als elektronisches Kassensystem. Achten Sie auf den Nachweis der BSI-Zertifizierung.
- GoBD-Konformität: Das System muss unveränderliche Aufzeichnungen sicherstellen und Daten exportierbar halten (DFKA-Taxonomie oder DSFinV-K für Betriebsprüfungen).
- Belegdruck oder digitaler Beleg: Entweder ein Bondrucker oder die Möglichkeit, digitale Belege per E-Mail/QR-Code auszugeben.
- Datev- oder Buchhaltungsexport: Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware spart Zeit und Fehler.
- Lokaler Support: Bei technischen Problemen ist ein Ansprechpartner in Ihrer Region Gold wert – kein Call-Center-Ticket das Tage wartet.
Ob iPad-System, Android-Tablet oder stationäres Terminal: Die Technologie ist Geschmackssache. Die gesetzliche Compliance ist es nicht. Wenn Sie unsicher sind, welches System zu Ihrem Betrieb passt, sprechen Sie uns an – wir beraten Sie unverbindlich.
Kosten für Selbstständige: Was Sie rechnen müssen
Kurze Antwort: Einstiegslösungen für Selbstständige beginnen bei ca. 30–60 € pro Monat (Miete/Abo inkl. TSE-Cloud). Kauf-Lösungen liegen ab ca. 500–800 € für ein vollständiges Setup mit Hardware.
Die Kostenstruktur hängt stark davon ab, ob Sie kaufen oder mieten und wie viele Arbeitsplätze Sie benötigen:
- Abo-Modell (SaaS): Monatliche Kosten inkl. TSE-as-a-Service, Updates und Support. Geringer Einstiegsaufwand, laufende Kosten.
- Kauf-Lizenz + Hardware: Einmaliger Investitionsaufwand, danach nur noch Wartungskosten. Oft wirtschaftlicher auf 3–5 Jahre gerechnet.
- Zusatzkosten beachten: Bondrucker (60–200 €), Kassenschublade (40–120 €), Kartenlesegerät (ab 20 €/Monat Leasing oder Kauf ab 200 €).
Für Selbstständige mit saisonalem Betrieb (z. B. Marktstand, Veranstaltungen) lohnt ein flexibles Abo-Modell. Für Betriebe mit ganzjährig stabilem Umsatz ist der Kauf in der Regel günstiger. Eine detaillierte Kostenübersicht finden Sie in unserem Artikel zu Kassensystem-Kosten.
Fazit: Orientierung statt Überforderung
Als Selbstständiger stehen Sie vor einer überschaubaren Entscheidung: Nutzen Sie eine offene Ladenkasse, müssen Sie nur GoBD-konform aufzeichnen – keine TSE, keine Bonpflicht. Nutzen Sie ein elektronisches System, gelten die Regeln vollständig: TSE, Belegausgabe, Kassenmeldung beim Finanzamt.
Die gute Nachricht: Ein seriöses Kassensystem von einem erfahrenen Händler erfüllt all diese Anforderungen von Haus aus. Sie müssen die Gesetze kennen, aber nicht selbst umsetzen – das übernimmt das System.
Was Sie tun sollten:
- Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles System TSE-zertifiziert und beim Finanzamt gemeldet ist
- Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob eine Befreiung von der Belegausgabepflicht für Sie in Frage kommt
- Holen Sie sich ein konkretes Angebot – am besten von einem Anbieter, der auch vor Ort einrichtet und schult
Haben Sie Fragen zu Ihrem konkreten Fall? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Selbstständigen und kleinen Betrieben im Raum Selm und weit darüber hinaus, die richtige Lösung zu finden.