Kurz zusammengefasst
Vier zulässige Verfahren: Stichtagsinventur, verlegte Inventur, permanente Inventur (setzt Lagerbuchführung voraus) und Stichprobeninventur. Das Inventar muss vollständig, richtig, einzeln erfasst und für Dritte nachprüfbar sein. Aufbewahrungsfrist zehn Jahre, einschließlich der ursprünglichen Zähllisten.
Die Inventur ist die körperliche Aufnahme aller Vermögensgegenstände zu einem Stichtag. Für den Einzelhandel heißt das vor allem: Waren zählen, bewerten, festhalten. Die Pflicht dazu steht in § 240 HGB, ergänzt durch § 140 und § 141 der Abgabenordnung für die steuerliche Seite.
Wer buchführungspflichtig ist, muss zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. Das ist keine Empfehlung und keine Frage der Betriebsgröße im üblichen Sinn, sondern eine gesetzliche Vorgabe. Was viele Betriebe unterschätzt: Die Art und Weise, wie gezählt wird, ist ebenfalls geregelt.
Die zulässigen Verfahren
Es gibt mehr als eine Möglichkeit, und die Wahl hat Folgen für den Aufwand.
Stichtagsinventur. Gezählt wird am Bilanzstichtag oder in einem Zeitraum von zehn Tagen davor oder danach. Zwischenzeitliche Bewegungen werden fortgeschrieben. Das ist der Regelfall und für die meisten Läden der einfachste Weg.
Verlegte Inventur. Die Aufnahme darf bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag erfolgen. Der Bestand wird dann wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben. Sinnvoll für Betriebe, bei denen der Jahreswechsel die umsatzstärkste Zeit ist.
Permanente Inventur. Statt einer großen Zählung wird über das Jahr verteilt gezählt, jeder Artikel mindestens einmal. Voraussetzung ist eine Lagerbuchführung, aus der Bestand und Bewegungen jederzeit hervorgehen. Ohne ein System, das Zu- und Abgänge lückenlos fortschreibt, ist dieses Verfahren nicht zulässig.
Stichprobeninventur. Nach § 241 HGB unter bestimmten Voraussetzungen möglich, dann aber mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden. In der Praxis eher bei großen Beständen anzutreffen.
Was das Inventar erfüllen muss
Damit die Aufnahme anerkannt wird, gelten Grundsätze, die im Streitfall geprüft werden:
- Vollständigkeit: Alle Bestände müssen erfasst sein, auch Ware im Schaufenster, im Nebenraum oder unterwegs.
- Richtigkeit: Mengen und Werte müssen den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen.
- Einzelerfassung: Grundsätzlich wird jeder Artikel einzeln aufgenommen.
- Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss die Aufnahme nachvollziehen können.
Der letzte Punkt ist der, an dem es in Betriebsprüfungen am häufigsten hakt. Zettel mit Zahlen ohne Datum, ohne Angabe wer gezählt hat und ohne erkennbare Systematik erfüllen die Anforderung nicht.
Vorbereitung entscheidet über den Aufwand
Die Inventur selbst dauert so lange, wie die Vorbereitung schlecht war. Was sich lohnt:
Das Lager vor dem Zähltag aufräumen. Gleiche Artikel an einem Ort zusammenführen. Ware, die verkauft werden soll, von Ware trennen, die nicht mehr verkäuflich ist.
Den Artikelstamm im Kassensystem durchsehen. Artikel, die es nicht mehr gibt, und Dubletten machen die Zähllisten unnötig lang.
Zählbereiche festlegen und Zuständigkeiten verteilen. Zwei Personen pro Bereich, eine zählt, eine schreibt, ist langsamer als eine Person mit Scanner, aber fehlerärmer als eine Person mit Zettel.
Und den Stichtag so legen, dass der Laden zu ist. Zählen im laufenden Betrieb erzeugt genau die Bewegungen, die später niemand mehr zuordnen kann.
Was das Kassensystem beitragen kann
Hier liegt der Unterschied zwischen einem Wochenende Arbeit und einem Nachmittag.
Ein Kassensystem mit Warenwirtschaft führt den Bestand fort. Jeder Verkauf bucht ab, jeder Wareneingang bucht zu. Zum Zähltag gibt es damit einen Sollbestand, gegen den gezählt wird. Erfasst wird per Scanner direkt am Regal, die Differenzen werden automatisch ausgewiesen.
Das hat drei Effekte. Die Zählung geht schneller, weil nicht abgeschrieben wird. Die Auswertung entfällt, weil das System rechnet. Und die Differenzen werden sichtbar statt sich in einer Gesamtsumme zu verstecken.
Die Differenz zwischen Soll und Ist ist dabei die eigentlich interessante Zahl. Sie zeigt, wie viel Ware auf dem Weg vom Wareneingang zum Bon verloren geht, durch Bruch, Verderb, Fehlbuchungen oder Diebstahl. Wer sie kennt, kann etwas ändern.
Ohne Warenwirtschaft bleibt die Inventur eine reine Bestandsaufnahme ohne Vergleichswert. Man weiß, was da ist, aber nicht, was da sein sollte.
Die Fehler, die am häufigsten vorkommen
Aus der Praxis wiederholen sich immer dieselben Punkte.
Doppelt gezählt. Ware, die an zwei Orten liegt und in beiden Bereichen erfasst wird. Die Lösung sind klar abgegrenzte Zählbereiche, die auf einer Liste abgehakt werden.
Gar nicht gezählt. Der Bereich, an den niemand denkt: Ware im Schaufenster, im Büro, im Keller, im Lieferwagen. Auch Kommissionsware und Ware, die bereits bezahlt, aber noch nicht geliefert ist, gehört betrachtet.
Verpackungseinheiten verwechselt. Sechs Kisten oder sechs Flaschen macht bei der Bewertung einen erheblichen Unterschied. Deshalb gehört zur Zähliste, in welcher Einheit erfasst wird.
Im laufenden Betrieb gezählt. Jeder Verkauf während der Zählung verändert den Bestand. Wenn es nicht anders geht, müssen diese Bewegungen getrennt erfasst und herausgerechnet werden.
Nur die Endsumme aufbewahrt. Die ursprünglichen Zähllisten gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Wer sie nach dem Übertragen wegwirft, kann die Aufnahme später nicht mehr belegen.
Die Bewertung
Gezählte Mengen müssen bewertet werden. Grundsatz ist der Anschaffungs- oder Herstellungswert, wobei nach dem Niederstwertprinzip der niedrigere Wert anzusetzen ist, wenn der Marktwert darunter liegt.
Praktisch heißt das: Ware, die nicht mehr zum ursprünglichen Preis verkäuflich ist, wird abgewertet. Saisonartikel nach der Saison, beschädigte Ware, abgelaufene Ware. Diese Abwertungen müssen begründbar sein, pauschale Abschläge ohne Herleitung werden in der Prüfung beanstandet.
Verderbliche oder vernichtete Ware sollte laufend dokumentiert werden, nicht erst bei der Inventur. Ein einfaches Verlustprotokoll mit Datum, Artikel, Menge und Grund reicht dafür aus.
Aufbewahrung
Das Inventar gehört zu den Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen. Die Frist beträgt nach § 147 AO zehn Jahre. Dazu gehören nicht nur die Endsumme, sondern auch die ursprünglichen Zähllisten.
Wer digital erfasst, muss die Daten in der Form aufbewahren, in der sie entstanden sind, und sie müssen maschinell auswertbar bleiben. Ein PDF-Ausdruck der Endsumme genügt nicht, wenn die Erfassung elektronisch erfolgte.
Der praktische Ablauf
Für einen Laden mittlerer Größe hat sich diese Reihenfolge bewährt:
In den Tagen vorher aufräumen und den Artikelstamm bereinigen. Am Vorabend den letzten Kassenabschluss machen und die Zählbereiche markieren. Am Zähltag bereichsweise erfassen, dabei jeden Bereich abhaken. Danach die Differenzliste durchgehen und auffällige Positionen nachzählen, bevor die Inventur abgeschlossen wird.
Das Nachzählen ist der Schritt, den viele weglassen. Er ist der, der die meisten Fehler findet, weil Zähl- und Erfassungsfehler sich fast immer in wenigen Positionen konzentrieren.
Die Bestandsdifferenz, die dabei sichtbar wird, führt direkt zur Frage nach dem Wareneinsatz. Für die Aufbewahrung der Zähllisten und aller übrigen Kassenunterlagen gelten die Regeln aus GoBD: Kassenpflichten.
Der sinnvolle Zeitpunkt, den Ablauf einmal durchzugehen, ist der November. Ende Dezember lässt sich am Verfahren nichts mehr ändern, und die Zähllisten sind dann so gut oder schlecht, wie sie im Oktober angelegt wurden.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Rechtsstand: August 2026.