Kurz zusammengefasst
Drei Bauformen: stationär, mobil, Kartenleser fürs Smartphone. Welches Abrechnungsmodell günstiger ist, hängt allein am eigenen Kartenumsatz. Ein Aufschlag pro Kartenzahlung ist bei gängigen Zahlungsmitteln nach § 270a BGB unzulässig. Ein getrennt betriebenes Terminal erzeugt Kassendifferenzen durch doppelte Eingabe.
Ein EC-Cash-Gerät ist das Terminal, über das Kunden mit Karte bezahlen. Der Begriff stammt aus der Zeit der ec-Karte und hält sich hartnäckig, obwohl die Karte heute girocard heißt. Gemeint ist in der Regel dasselbe: ein Gerät, das Karten liest, die Zahlung autorisiert und den Betrag dem Händlerkonto gutschreibt.
Bei der Auswahl geht es weniger um das Gerät selbst als um drei Fragen dahinter: Wie wird abgerechnet, wie steht es am Arbeitsplatz, und spricht es mit der Kasse.
Die Bauformen
Stationäre Terminals stehen fest am Kassenplatz und hängen am Netzwerk oder am Telefonanschluss. Sie sind die günstigste Variante und passen dort, wo alle Kunden zur Kasse kommen: Bäckerei, Kiosk, Ladengeschäft.
Mobile Terminals arbeiten über WLAN oder Mobilfunk und werden zum Gast gebracht. Im Restaurant mit Bedienung am Tisch ist das der Normalfall. Auf dem Wochenmarkt oder im Foodtruck ist Mobilfunk oft die einzige Option.
Kartenleser für Smartphone oder Tablet sind die kleinste Variante. Sie brauchen ein gekoppeltes Gerät und eine App. Für gelegentliche Zahlungen außer Haus praktisch, als Hauptterminal im laufenden Betrieb meist zu langsam.
Die Abrechnungsmodelle
Hier entscheidet sich, was das Terminal wirklich kostet. Die gängigen Modelle:
- Kauf plus Transaktionsgebühr: Einmalige Anschaffung, danach ein Prozentsatz pro Zahlung.
- Miete plus Transaktionsgebühr: Monatliche Grundgebühr fürs Gerät, zusätzlich der Anteil pro Zahlung.
- Reine Transaktionsgebühr: Kein Grundpreis, dafür ein höherer Prozentsatz.
Dazu kommen je nach Anbieter Netzbetriebsentgelte, Gebühren für die Belegübermittlung oder Kosten für das Händlerkonto. Die Sätze unterscheiden sich außerdem nach Kartenart: girocard ist in der Regel günstiger als Kreditkarten, und Firmenkarten liegen meist über Verbraucherkarten.
Welches Modell günstiger ist, hängt allein am eigenen Kartenumsatz. Ein Betrieb mit 3.000 Euro Kartenumsatz im Monat rechnet anders als einer mit 30.000 Euro. Nehmen Sie einen typischen Monat und rechnen Sie beide Varianten durch, bevor Sie unterschreiben. Bei Mietmodellen lohnt zusätzlich der Blick auf Laufzeit und Kündigungsfrist.
Was Sie nicht weitergeben dürfen
Ein Punkt, der regelmäßig übersehen wird: Nach § 270a BGB darf für gängige Zahlungsmittel kein zusätzliches Entgelt verlangt werden. Das betrifft SEPA-Überweisungen, SEPA-Lastschriften und die meisten Verbraucher-Kartenzahlungen.
Ein Aufschlag von 50 Cent pro Kartenzahlung ist bei diesen Zahlungsmitteln also unzulässig. Ein Mindestbetrag für Kartenzahlung ist rechtlich umstritten. Die sichere Variante ist, die Kosten in die Preiskalkulation einzurechnen, statt sie an der Kasse aufzuschlagen.
Was bei einer Zahlung tatsächlich passiert
Der Vorgang dauert wenige Sekunden und läuft über mehrere Stationen. Wer ihn kennt, versteht die Kostenstruktur und die Fehlerquellen besser.
Der Kunde steckt oder hält die Karte an das Terminal. Das Terminal liest die Kartendaten und schickt eine Anfrage an den Netzbetreiber. Der leitet sie an die kartenausgebende Bank weiter, die prüft, ob der Betrag gedeckt ist. Die Antwort läuft denselben Weg zurück, das Terminal zeigt die Freigabe an und druckt den Beleg.
Die Gutschrift auf dem Händlerkonto erfolgt später, je nach Vertrag am nächsten Werktag oder gesammelt. Genau dieser Zeitversatz ist der Grund, warum der Kartenumsatz eines Tages und der Kontoeingang nicht am selben Datum stehen.
Bei Zahlungen mit Unterschrift statt PIN läuft die Abwicklung anders und ohne Zahlungsgarantie. Ob dieses Verfahren angeboten wird, sollte im Vertrag geklärt sein, weil das Risiko bei einer Rückgabe beim Betrieb liegt.
Die Abstimmung am Tagesende
Das Terminal erstellt einen eigenen Abschluss, den Kassenschnitt. Er weist aus, wie viel an diesem Tag über das Gerät abgewickelt wurde.
Diese Summe muss mit dem Kartenumsatz aus dem Kassenabschluss übereinstimmen. Tut sie das nicht, liegt entweder ein Tippfehler vor oder eine Zahlung wurde am Terminal ausgeführt und in der Kasse nicht gebucht. Beides sollte am selben Abend geklärt werden, weil die Suche nach drei Tagen deutlich länger dauert.
Wer den Kassenschnitt automatisch zu einer festen Uhrzeit laufen lässt, sollte darauf achten, dass sie nach Betriebsschluss liegt. Ein Schnitt um Mitternacht mitten im Betrieb zerlegt die Zuordnung zum Geschäftstag.
Der Punkt, an dem sich der Alltag entscheidet
Ein Terminal kann getrennt neben der Kasse stehen oder mit ihr verbunden sein. Das klingt nach einem Detail und ist es nicht.
Bei getrenntem Betrieb wird der Betrag zweimal eingetippt. Einmal in die Kasse, einmal ins Terminal. Bei jedem Tippfehler stimmt der Tagesabschluss nicht, und jemand sucht am Abend die Differenz. Wer das ein paar Mal gemacht hat, kennt den Zeitaufwand.
Bei angebundenem Terminal übergibt die Kasse den Betrag. Getippt wird einmal, die Zahlart wird automatisch mitgeführt, und die Aufteilung zwischen Bar und Karte steht im Abschluss ohne Nacharbeit. Auch Trinkgeld lässt sich sauberer erfassen, weil der Betrag als solcher gekennzeichnet in die Kasse zurückgemeldet wird.
Für die Kassenführung ist das relevant, weil sich der Zahlungsweg lückenlos nachvollziehen lässt. Bei einer Kassennachschau wird nach genau dieser Nachvollziehbarkeit gefragt.
Was der Anschluss braucht
Vor dem Kauf sollten drei technische Dinge geklärt sein.
Die Schnittstelle. Nicht jedes Terminal spricht mit jeder Kasse. Die Kombination muss vom Kassenhersteller unterstützt sein. Das ist die häufigste Ursache dafür, dass ein neu gekauftes Terminal am Ende doch getrennt betrieben wird.
Die Netzwerkanbindung. Stationäre Terminals brauchen eine stabile Verbindung. WLAN reicht meist, ist im Ladenlokal mit dicken Wänden aber nicht immer zuverlässig. Ein Kabel ist unspektakulär und funktioniert.
Der Ausfallplan. Fällt die Verbindung aus, kann meist nicht mehr mit Karte gezahlt werden. Für Betriebe mit hohem Kartenanteil sollte klar sein, was dann passiert.
Was das Terminal nicht ersetzt
Ein häufiges Missverständnis: Das Kartenterminal ersetzt weder die Kasse noch die technische Sicherheitseinrichtung.
Die TSE-Pflicht nach § 146a AO knüpft am elektronischen Aufzeichnungssystem an, also an der Kasse. Ein Terminal, das Zahlungen abwickelt, erfüllt diese Pflicht nicht. Auch der Zahlungsbeleg des Terminals ist kein Kassenbeleg im Sinne der Belegausgabepflicht: Er weist die Zahlung nach, nicht den Geschäftsvorfall mit Artikeln, Steuersätzen und TSE-Signatur.
Wer beides trennt, braucht also weiterhin eine Kasse, die die Aufzeichnungspflichten erfüllt.
Wie ich vorgehe
Wenn ein Betrieb mich zur Kartenzahlung fragt, schaue ich zuerst auf die vorhandene Kasse und darauf, welche Terminals dafür freigegeben sind. Das grenzt die Auswahl meist schon ein.
Dann geht es um den tatsächlichen Kartenumsatz. Aus dem Kassenabschluss der letzten Monate lässt sich ablesen, welches Abrechnungsmodell passt. Diese Rechnung dauert eine Viertelstunde und spart über die Laufzeit oft mehr als die Geräteauswahl selbst.
Die Einrichtung mache ich vor Ort und teste sie mit echten Zahlungen durch, bevor der Betrieb damit arbeitet. Dazu gehört auch der Fall, dass eine Zahlung abgebrochen wird, weil genau dort im Alltag die Fehler passieren.
Welche Hardware am Kassenplatz sonst noch zusammenspielen muss, behandelt der Ratgeber Hardware für den Kassenplatz. Was zu tun ist, wenn im Betrieb nichts mehr geht, steht unter Kassensystem ausgefallen.
Ob Ihre Kombination aus Kasse und Terminal überhaupt zusammenpasst, lässt sich in einem Telefonat klären. Das ist die Frage, die vor der Bestellung beantwortet sein sollte, nicht danach.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Rechtsstand: August 2026.